Klassische Software für die Buchhaltung kann ganz schön ins Geld gehen. Denn nicht nur der Kauf der nötigen Hard- und Software kostet – auch Administration und Wartung belasten das gerade in mittelständischen Betrieben oft knappe Budget. Cloud-Software, auch als "Software-as-a-Service" (SaaS) bezeichnet, bietet eine günstige Alternative.
Kosten für einen Server, auf dem die Buchhaltungsdaten gespeichert werden, fallen bei einer SaaS-Lösung gar nicht erst an. Und das Unternehmen muss auch keine teure Software anschaffen und installieren. Für das Finanzbuchhaltungssystem wird nur ein monatlicher Mietpreis fällig. Er liegt – je nach Anbieter und Umfang der Software – zwischen 5 und 50 Euro im Monat. Der Vertrag ist zudem in der Regel monatlich kündbar.
Kritisch wird es allerdings, wenn man den Anbieter wechseln will. Hier lohnt sich ein genauer Blick in den Vertrag, der klärt, wie die Buchhaltungsdaten überführt werden können. Ein zweites Problem könnte die Pleite des Anbieters sein. Da in solchen Fällen ein Insolvenzverwalter die Führung übernimmt, sind die Daten zwar zumindest nicht von einem auf den anderen Tag verloren. Doch die Buchhaltung wird ins Stocken geraten, da der Umstieg auf ein neues System immer Zeit kostet.
Dennoch bietet Finanzsoftware aus der Cloud noch einen weiteren großen Vorteil: Der Nutzer kann Rechnungen, Angebote, Gutschriften, Mahnungen, Bestellungen, Kunden und Produkte weltweit verwalten – er braucht nur einen Internetzugang. Geschäftsführer und Buchhaltung können von überall auf die Daten zugreifen und sie zudem mit dem Steuerberater teilen.
Mit einer guten Cloud-Lösung für die Fibu lassen sich monatliche Abschlüsse und die alljährliche Steuererklärung fast ebenso gut erledigen wie mit einer Inhouse-Lösung. In der folgenden Bilderstrecke und detailiert auf den folgenden Seiten finden Sie besonders gut geeignete Finanzbuchhaltungssoftware, die sich im SaaS-Modell nutzen lässt.
Das Collmex-Buchhaltungs-Tool ist sehr mächtig. Es beinhaltet auch eine Anlagenbuchhaltung und ein System zur Abrechnung von Provisionen.
Collmex „Verkauf“ stellt nicht nur eine CRM-Datenbank der Kundendaten dar, sondern erfasst neben Produkten auch Projekte.
Selbst ein Mailing lässt sich aus Collmex heraus erstellen und an die Kontakte aus der Datenbank versenden.
Wird ein Produkt angelegt, so fließt der Preis in das Modul „Verkauf“, der Bestand in die „Warenwirtschaft“. Beide Module sind miteinander verknüpft.
Unter „Verwaltung“ lassen sich unter anderem verschiedene Kostenstellen anlegen und frühere Geschäftsjahre wieder aufrufen.
Sind Kunden- und Produktdaten hinterlegt, ist es kein Problem, eine Rechnung zu erstellen. Allerdings müssen hierfür Kunde, Kundengruppe und Konten in der Datenbank stehen.
Für jeden Kunden lässt sich ein Kreditlimit festlegen.
Wer neue Produkte in die Datenbank eingibt, kann hier auch den Strichcode der Ware speichern. Produktabbildungen sind jedoch nicht vorgesehen.
Unter “Buchhaltung“ lässt sich das Lohnmodul einfachLohn von Sage aufrufen. Hierfür entstehen aber zusätzliche Kosten.
Kostenstellen und Anlagenverwaltung müssen als Zusatzmodule gebucht werden.
In den Kontakten können umfangreiche Daten gespeichert werden. Es wird nach Personen und Unternehmen unterschieden.
Das Vertriebsmodul bietet interessante Auswertungen für die Wahrscheinlichkeit von Kaufabschlüssen.
Der Stand der Aufträge wird in Scopevisio übersichtlich dargestellt.
Die Übersicht über offene Posten zeigt offene Rechnungen und Gutschriften.
Hier werden alle eingescannten Eingangsrechnungen gelistet. Die intelligente Suche erlaubt neben dem Durchsuchen nach Datum auch Volltextsuche.
Rechnungen für Waren, die als Anlagegüter zählen, lassen sich hier direkt in die Finanzbuchhaltung übernehmen.
Scopevisio bietet für verschiedene Funktionen Widgets an. Damit lassen sich bestimmte Funktionen direkt auf das Dashboard legen, so dass man die Infos direkt im Blick hat.
Die Startseite mit Dashboard führt schnell zu Angeboten und der Rechnungsstellung. Zudem gibt es eine Übersicht über alle ausstehenden Rechnungen.
Auf dem Dashboard Finanzen sieht man aktuelle Auswertungen als Balken- oder Kreisdiagramme.
Der Monatsabschluss lässt sich direkt per E-Mail versenden.
In der Einnahmenübersicht von FastBill sind Rechnungen farblich gekennzeichnet: Grün für bezahlt, Rot für fällig, Weiß für storniert.
In der Ausgabenliste sind eingegangene Rechnungen eingescannt und hinterlegt. Der Steuerberater kann die Rechnung so übernehmen und verbuchen.
Hier gibt es die Möglichkeit, dem Steuerberater eine Excel- oder CSV-Liste aller Rechnungen zu senden. Welches Format er benötigt, hängt davon ab, über welche Schnittstelle die Daten weiterverarbeitet werden sollen.
FastBill bietet einige Vorlagen an – zum Beispiel für Mahnschreiben oder für eine Rechnung (invoice) auf Englisch. Die Vorlagen können zudem nach Firmenanforderungen und Corporate Identity (CI) gestaltet werden.
Die Einstiegsseite von SalesKing zeigt auf einen Blick die aktuellen Angebote und offenen Rechnungen.