Finanzbuchhaltung aus der Cloud

Collmex: gute Auswahl für Fibu und mehr

Der Anbieter Collmex offeriert jeweils drei Stufen in seinen Fibu-Komplettpaketen: Basis, Plus und Pro. Die Module reichen vom "Verkauf" über "Projekte" bis hin zu einem "Warenwirtschafts"-Modul und einer Anbindung an "E-Commerce". Damit ist Collmex vor allem für Amazon-Shop-Betreiber oder eBay-Händler interessant. Seit April 2013 wurde die Anbindung an Amazon verbessert. Normalerweise generiert Amazon in periodischen Abständen Berichte, die dann in Collmex eingelesen werden. Sollten einmal Daten fehlen, können jetzt zusätzliche Berichte in der Verwaltungsmaske der Amazon-Konten angefordert werden.

Mandantenfähig im herkömmlichen Sinne ist Collmex nicht. In Collmex pro und Collmex buchhaltung basic können aber bis zu fünf Unterfirmen angelegt werden. Das Programm ist für einen Firmenverbund ausgelegt. Damit taugt Collmex dazu, mehrere Gewerbe unter einer Steuernummer anzumelden.

Im Bereich Verkauf werden Angebote und Rechnungen erstellt – es gibt hier auch englische Vorlagen, die Währungen sind frei wählbar. Zudem besteht die Möglichkeit, zwei Logos im JPEG-Format und zusätzlich das eigene Briefpapier im PDF-Format hochzuladen. Die Logos und das Briefpapier werden dann in die PDF-Seiten als Hintergrund eingebunden. Leider ist es nicht möglich, mehrere PDF-Vorlagen für die verschiedenen Auftragstypen wie Angebote oder Rechnungen zu hinterlegen.

Fibu-Module: je teurer, desto mehr Leistung

Umsatzauswertungen und automatisierte Rechnungen über wiederkehrende Zahlungen bieten nur das mittlere und das teurere Modul. Sammelrechnungen, Provisionen oder Gutscheine beherrscht allein die teuerste Ausprägung. In der Projektverwaltung muss man sich dagegen nicht einschränken: Alle Preisklassen erlauben den Zugriff auf Kundendaten, tabellarische Tätigkeitserfassung oder die diversen Auswertungen von Collmex. Die Tätigkeiten lassen sich nach verschiedenen Kriterien wie Mitarbeiter, Projekt oder Zeitraum auswerten - das ist praktisch, wenn man sehen will, wie effizient einzelne Projekte abgewickelt wurden.

Alle Buchhaltungsbelege, Rechnungen sowie Daten zu Produkten, Kunden und Lieferanten können im CSV-Format (Excel) heruntergeladen werden. Für den Offline-Zugriff besteht zusätzlich die Möglichkeit, alle wichtigen Daten (zum Beispiel Angebote, Rechnungen oder Buchhaltungsbelege) in Form einer einzigen HTML-Datei zu laden.

Schnittstellen: Datev und Co.

Die meisten Steuerberater arbeiten mit Datev. Über die Datev-Schnittstelle kann der Steuerberater die Daten in sein Datev-System importieren. Der Datev-Export ist jetzt auch im aktuellen ASCII-Format Version 3.0 möglich, dem neuen Standardformat der Datev für die aktuellen Produkte der Pro-Reihe. Das alte Format KNE kann beim Export optional noch weiter gewählt werden.

SEPA-Zahlungsaufträge sollen im Laufe des Jahres 2014 die bisherigen Inlandsaufträge ablösen. SEPA-Zahlungsaufträge haben den Vorteil, dass neben Inlandsaufträgen gleichzeitig auch Auslandsüberweisungen und -lastschriften im SEPA-Raum beauftragt werden können. Voraussetzung ist die Hinterlegung von IBAN und BIC im Kunden- beziehungsweise Lieferantenkonto. Die SEPA-Überweisung und SEPA-Lastschrift steht jetzt in den Versionen Collmex buchhaltung basic, Collmex plus und Collmex pro zur Verfügung. Beim Anlegen von Zahlungen müssen dazu statt 'Sammelüberweisung Inland' oder 'Sammellastschrift Inland' die SEPA-Typen 'SEPA-Überweisung' oder 'SEPA-Lastschrift' ausgewählt werden.

Fazit

Wer seine Buchhaltung mit Collmex ordentlich erledigen will, sollte mindestens zur plus-Version greifen. Die Basis-Version bietet einfach zu wenige Funktionen, um die gängigen Geschäfte im Mittelstand zu verbuchen. So gibt es Kassenbücher beispielsweise nur in der Plus- und in der Pro-Version. Eine Schnittstelle zur Lohnbuchhaltung existiert gar nur in der Pro-Version, und auch das E-Commerce-Modul ist nur in der Pro-Version verfügbar.