E wie Eintragung / Entscheidungen treffen: Auch wenn es Sie wundert; Nehmen Sie sich nun bitte zuerst das C-Blatt vor. Warum? Ganz einfach: Das sind die Punkte, die Sie delegieren, die also von anderen ausgeführt werden. Egal ob das Personen oder Firmen sind. Es wäre doch Zeitverschwendung, wenn die so lange warten müssen, bis Sie die A- und B-Punkte alle eingeplant haben.
Überlegen Sie also, wer den jeweiligen Punkt mit C-Priorität erfüllen soll und bis wann. Bleiben Sie dabei realistisch. Delegieren Sie die Aufgabe. Notieren Sie sich, wann Sie das Ergebnis der Aufgabenerfüllung kontrollieren. Wenn Sie nun das Pareto-Prinzip unter P richtig angewendet haben, dann haben Sie sich nun 80 Prozent mehr Zeit verschafft. Denn die Prioritäten A und B dürften ja nun nur noch 20 Prozent Zeit kosten. Klar?
Nehmen Sie sich nun Ihren Terminplaner vor. (Ein Terminplaner mit Papierblättern ist übrigens einem Palm-Top vorzuziehen, weil er einfach viel übersichtlicher ist.) Tragen Sie zuerst alle festen Termine ein und markieren Sie den üblichen Zeitaufwand dafür im Zeitbalken. Drunter fallen alle festen Termine, egal ob täglich, wöchentlich, monatlich usw. Planen Sie auch Ihre Pause(n) und den Feierabend ein. Das sind wichtige Termine für Ihr inneres Gleichgewicht.
Anmerkung: Alle Termin-Eintragungen werden mit Bleistift gemacht!
Ist zwischen diesen Terminen ein Ortswechsel oder eine bestimmte Vorbereitung notwendig, dann setzen Sie dafür gesonderte Zeit in Ihrem Terminplaner an und markieren Sie den Zeitbedarf dafür im Zeitbalken.
Nun sollten Sie einen ersten Überblick haben. Jetzt können Sie Ihre A- und B-Aufgaben als Termine eintragen. Achtung: Verplanen Sie nicht schon wieder den ganzen Tag. Denn es kommt doch wohl immer noch was dazwischen, oder? Also verplanen Sie nur 40 bis 60 Prozent Ihrer Arbeitszeit. Dann haben Sie noch genug Zeitpuffer für Eventualitäten. Und falls mal keine Eventualitäten eintreffen, dann können Sie ja auch vielleicht einen Punkt vorziehen.
N wie Nachkontrolle:
Auch wenn Lenin sagte: "Vertrauen ist gut, Kontrolle ist besser", vertrauen Sie Ihren Mitarbeitern bei der Durchführung der an sie delegierten Aufgaben. Das schließt eine Nachkontrolle, ob diese Aufgaben, zur Zufriedenheit, erfüllt worden sind, nicht aus. Wichtig dabei ist, das DAS und nicht das WIE. Falls Sie das nicht schon tun, dann führen Sie regelmäßige Team-Sitzungen ein. (mf)