Führungskräfte als Kata-Coachs geschult
Diese Themenschwerpunkte wurden ab September 2013 von den Projektteams in drei Rapid-Improve-Workshops (RIW), die im Vier-Wochen-Rhythmus stattfanden, bearbeitet - und zwar in einem systematisierten aus mehreren Analyse- und Arbeitsschritten bestehenden Verfahren:
Schritt 1: Sein Ziel war es, dass die Projektmitglieder die von der Vision vorgegebene Richtung der langfristigen Entwicklung verstehen.
Schritt 2: In ihm analysierten die Projektmitglieder den Ist-Zustand des ausgewählten Wertstroms und beschrieben ihn.
Schritt 3: Danach wurde der neue Ziel-Zustand auf dem Weg zum Soll-Zustand definiert. Außerdem ermittelten die Projektmitglieder, welche "Hindernisse" zu beseitigen sind, um den Ziel-Zustand zu er-reichen.
Schritt 4: In ihm arbeiteten die Projektmitglieder im PDCA-Verfahren (Plan, Do, Check, Act) schrittwei-se auf das Erreichen des Ziel-Zustands hin.
Vor den Rapid-Improve-Workshops (RIW) durchliefen die Führungskräfte in den Pilot-Bereichen noch eine Schulung zum Kata-Coach, der seine Mitarbeiter dabei unterstützt, Veränderungen zu planen und zu realisieren, indem er mit ihnen regelmäßig folgende Fragen bearbeitet:
Was ist der Ziel-Zustand des Prozesses?
Was ist der aktuelle Ist-Zustand?
Was hindert Sie daran, den Ziel-Zustand zu erreichen?
Welches Hindernis gehen Sie als nächstes an und was ist der nächste Schritt?
Bis wann können wir uns ansehen, was Sie aus dem letzten Schritt gelernt haben?
Nach der Kata-Coach-Schulung fand der erste RIW statt. In ihm befassten sich die Teams mit der ersten "Focus area". Das heißt, die Projektteams versuchten nun zunächst gemeinsam, das Problem zu verstehen, um anschließend zu analysieren, was dessen Ursachen sind und den Ziel-Zustand zu beschreiben, und schließlich in den PDCA-Zyklus einzusteigen. Sie definierten nun also die Ziele und die Maßnahmen, die in den folgenden Wochen in der Do-Phase ergriffen werden sollten, um das Ziel zu erreichen, und schließlich im Erfolgsfall in der Act-Phase institutionalisiert werden sollten.