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In jedem Unternehmen entsteht tagtäglich eine große Zahl an Dokumenten, seien es Rechnungen, Verträge, Angebote oder Korrespondenzen. Als praktischer Speicherort für diese Daten wird oft der E-Mail-Server "missbraucht". Über kurz oder lang wird dadurch jedoch der Speicher knapp und das System verliert insgesamt an Performance. Ein dann vorschnell durchgeführtes mehr oder weniger wahlloses Löschen von Inhalten ist aber nach Ansicht von Eric Kaiser keine Option. Er ist Product Executive bei Securepoint.
Das Unternehmen hat eine neue Version seines Unified Mail Archives (UMA NG) entwickelt, das alle E-Mails in einem Unternehmen für beliebig lange Zeiträume und nach den geltenden gesetzlichen Vorgaben archivieren soll. "Für Unternehmen ist es ein immenser Aufwand, die komplexen Anforderungen rechtssicher unter einen Hut zu bringen", gibt Kaiser zu bedenken. Zudem erhielten die Kunden mit UMA NG "ein verschlanktes System mit neuem Unterbau, einen hohen Performancezuwachs sowie mehr Flexibilität".
Integriertes Dokumentenmanagemensystem
UMA verfüge über ein intelligentes DMS-System, das die vorhandenen Daten automatisch aufbereitet und den Anwendern wieder zur Verfügung stellen kann. "Das Suchen und Finden von Informationen in E-Mails und indexierbaren Anhängen haben wir nach Google-Vorbild umgesetzt", so Kaiser. Es sei daher ebenso leicht zu bedienen. E-Mails und Dokumente werden mit qualifizierten Zeitstempeln und revisionssicherer E-Mail-Archivierung nach Standards wie GoBD und BSI TR 03125 signiert.
UMA NG ist eine Lösung, die auch von Systemhäusern und Partnern für ihre Kunden eingerichtet werden kann. Noch bis zum 31. Oktober 2020 bietet Securepoint für sie ein "UMA NG Gold-Partner Angebot". Dieses enthält UMA NG als NFR-Version, ein Training zum "UMA Certified Engineer (Gold Level)" sowie ein Jahr Updates und Support durch den Hersteller.