Mit Google Apps in die Cloud

Tutorial IV: Mehr Struktur im E-Mail-Verkehr mit Google Groups

Ordnung ist die halbe Miete. Und die Übersicht im E-Mail-Chaos die ganze! Google Groups arbeitet Ihren Schriftverkehr auf und sieht dabei aus wie ein ganz konventionelles Forum. Im Folgenden zeigen wir Ihnen, wie die App funktioniert.

Wir beginnen abermals auf der Startseite der App - klicken Sie hier, um direkt zu Google Groups zu gelangen. Oben sehen Sie nun einen Hinweis auf das neue Google Groups (1). Die Einladung sollten Sie annehmen: Die überarbeitete Variante der App bietet deutlich höheren Komfort als die alte Variante. Sie werden nun direkt zum Hauptmenü von Google Apps weitergeleitet (2). Legen Sie hier das neue Google Groups als Standard fest - ein Klick auf Zum neuen Google Group wechseln genügt. Ihre Eingabe wird Ihnen prompt bestätigt (3). Sollten Sie aus Interesse einmal die alte Variante ausprobieren wollen, können Sie jederzeit dahin zurückkehren.

Google Groups ist schnell erklärt, vor allen Dingen, wenn Sie sich bereits mit der App Text & Tabellen oder gar Google Wave auskennen. Links finden Sie abermals die Navigation (4). Verlassen Sie Ihre persönliche Startseite, indem Sie Ihre Mitteilungen abfragen. Über die Google Groups Announcements werden Sie dabei über Änderungen an der App auf dem Laufenden gehalten (5). Sofern Sie die Meldungen gerade nicht lesen wollen, können Sie sie oben alle als gelesen markieren. Die Verwaltung Ihrer Favoriten ist dagegen selbsterklärend. Sie benötigen dafür lediglich Gruppen. Eine solche legen wir nun an: Kehren Sie zu Ihrer Startseite zurück und wählen die Option neue Gruppe (6). Nun werden folgende Eingaben von Ihnen verlangt: Der Name der Gruppe, eine eigene E-Mail-Adresse für diese Gruppe sowie eine kurze Beschreibung (7). Beachten Sie bitte, dass sich das Eingabefeld der Gruppen-E-Mail-Adresse zunächst automatisch füllt, dies allerdings eher als Vorschlag anzusehen ist. Während Sie nämlich den Gruppennamen frei wählen dürfen, ist Ihre neue E-Mail-Adresse an die üblichen Zeichenbeschränkungen gebunden - Sie werden also höchstwahrscheinlich nachbessern müssen. Die E-Mail-Adresse legt zudem die Webadresse fest, unter der Ihre Gruppe fortan erreichbar sein wird. Legen Sie zudem fest, ob Bedarf an erhöhtem Jugendschutz besteht und ob die Gruppe auch der breiten Öffentlichkeit zugänglich sein soll. Da wir im Folgenden einen geschlossenen Personenkreis bevorzugen, wählen wir die Option Eingeschränkt. Bestätigen Sie Ihre Eingaben durch einen Klick auf Meine Gruppe erstellen. Im Zeitalter der Spambots bleibt Ihnen das anschließende, leider sehr stark verzerrte Captcha nicht erspart (8). Wie dem auch sei: Sie können nun erstmals Mitglieder Ihrer Gruppe hinzufügen (9). Dabei haben Sie zwei Möglichkeiten: Entweder laden Sie die gewünschten Personen mit einer E-Mail zum Beitritt ein, den diese dann noch bestätigen müssen, oder Sie fügen Mitglieder direkt hinzu - auch in diesem Fall erhalten die betreffenden Personen eine E-Mail, müssen diese aber nicht bestätigen. Möchten Sie sich dagegen erst in Ruhe einen Überblick über die Funktionen von Google Groups verschaffen, klicken Sie auf Diesen Schritt überspringen. Wir zeigen Ihnen später, wie Sie die Mitgliederverwaltung jederzeit erneut öffnen können.

Sie haben nun Ihre erste Gruppe eingerichtet. Damit Sie dies auch sofort erkennen, öffnet Google Groups automatisch die Übersichtsseite der neuerstellten Gruppe (10). Hier finden Sie fortan alle Gespräche, die in der Gruppe stattfinden, wobei die Einträge chronologisch geordnet werden, der gerade erwähnte Automatik überspringt zwei Klicks, die Sie somit nicht nachvollziehen konnten. Die Übersichtsseite der Gruppe erreichen Sie zukünftig über Meine Gruppen und dann weiter über den gewünschten Gruppennamen (11). Mehr gibt es den grundlegenden Funktionen von Google Groups eigentlich gar nicht mehr zu sagen - alles weitere dürften Sie tatsächlich schon durch Ihre Erfahrungen mit Internetforen kennen. Im Schnelldurchgang: Über die Menüleiste in der Gruppenübersicht sortieren Sie die Beiträge nach Ihren Bedürfnissen oder starten ein Neues Thema (12). Sofern Sie ein neues Thema starten, benötigen Sie zwingend ein Betreff und eine Nachricht (13). Zudem wird zwischen Diskussion und Ankündigung unterschieden - beachten Sie, dass Ankündigungen nicht automatisch oben in der Übersicht stehenbleiben! Hierzu müssen Sie die Option Oben anzeigen bemühen. Hängen Sie wahlweise noch Dateien an und ab geht die Post. Ihren Thread finden Sie anschließend auf der Übersichtsseite wieder (14).

Wieso also überhaupt Google Groups nutzen, wenn doch alles wie in einem konventionellen Forum funktioniert? Ganz einfach: Weil Sie Ihre Beiträge in Google Groups auch als E-Mail verfassen können. Der App ist es egal, ob Sie Ihren Beitrag in die oben vorgestellte Webmaske schreiben oder ihn lieber als E-Mail verschicken - Google Groups hält Sie und die anderen Mitglieder jederzeit auf aktuellem Stand. Hier kommt nun die vorhin eingerichtete Gruppen-E-Mail-Adresse ins Spiel: Sie dient als Anschrift des Verteilers. Eine an die Gruppen-Adresse gerichtete E-Mail wird also automatisch an alle Mitglieder der Gruppe weitergeleitet. In der Praxis funktioniert das wie folgt: Über den Reiter Mehr auf der rechten Seite und weiter über Einstellungen erreichen Sie die Gruppenverwaltung (15). Wählen Sie aus der rechtsbündigen Navigation nun die Gruppeneinstellungen (16), um erneut in die Mitgliederverwaltung zu gelangen (17). Für eine Konversation benötigen Sie logischer Weise zumindest ein weiteres Mitglied in der Gruppe. Alle eingeladenen Mitglieder können sich fortan an den Diskussionen in der Gruppe beteiligen und somit auch ein neues Thema starten. Dazu genügt eine E-Mail an die Gruppen-E-Mail-Adresse (18). Google Groups verwendet nun den Betreff der E-Mail als Titel des Threads, zudem wird der vollständige Inhalt der E-Mail in den Post übernommen (19). Die anderen Mitglieder der Gruppe können fortan auf Ihren Beitrag antworten - entweder als E-Mail-Antwort oder eben, wofür wir uns hier entschieden haben, direkt in Google Groups (20). Egal, für welche der beiden Optionen Sie sich entscheiden: Google hält andere Mitglieder mit E-Mails und Hinweisen auf dem aktuellen Stand. Wie aktiv Google dabei agieren soll, können Sie selbst festlegen. In den Gruppeneinstellungen finden Sie den Reiter E-Mail-Zustellung (21). Hier stellen Sie unter Antworten auf Nachrichten ein, welche Mitglieder eine automatische E-Mail erhalten sollen. Zudem können Sie unter Meine Mitgliedschaft eine individuelle Regel für Nachrichten aus dieser Gruppe festlegen (22). Wählen Sie Keine E-Mail, um Google Groups wie ein konventionelles Forum zu nutzen. Sollte es Ihnen dagegen ausreichen, einmal am Tag eine E-Mail zu erhalten, die alle Neuigkeiten aus der Gruppe bündelt, entscheiden Sie sich für die entsprechende Option. Die Angabe (ca. eine E-Mail pro Tag) bei Jede Nachricht an mich senden, sobald sie ankommt ist übrigens Unfug - sie erhalten für jede neue Nachricht in Ihrer Gruppe eine gesonderte E-Mail.