Mit Google Apps in die Cloud

Tutorial III: Microsoft Office mit der Google-Cloud verbinden

Sie möchten zusammen mit Ihren Kollegen in der Cloud arbeiten, aber dennoch nicht auf Microsoft Office verzichten? Google Cloud Connect könnte Ihnen weiterhelfen: Das Plugin sorgt dafür, dass allen Mitarbeitern stets die aktuelle Version des Dokuments vorliegt, auch wenn mehrere Personen gleichzeitig daran arbeiten. Jede Veränderung an dem Dokument wird dabei in Echtzeit gespeichert und an die übrigen Teilnehmer übertragen - zumindest dann, wenn Sie die Automatik einschalten. Alternativ können Sie Ihre Projekte auch manuell hochladen und aktualisieren.

Wie funktioniert Google Cloud Connect eigentlich im Detail?

Haben Sie das vorherige Tutorial zu Google Text & Tabellen gelesen? Dann wissen Sie, dass diese App zwischen Online- und Offline-Office-Dateien unterscheidet. Die Online-Dokumente lassen sich direkt in Ihrem Browser bearbeiten - sobald Sie dabei eine Änderung vornehmen, wird sofort gespeichert. Folglich ist das gemeinsame Arbeiten an einer Datei in Echtzeit möglich: Google überträgt stets die aktuelle Version an alle Beteiligten.

Mit Dokumenten, die Sie mit Ihrem gewohnten Offline-Office-Paket erstellt haben, kann Google Text & Tabellen dagegen nicht ganz so flexibel umgehen: Sie können Ihr Dokument zwar in ein Online-Format konvertieren, anschließend aber nicht mehr mit Ihrem lokal installierten Office-Paket daran arbeiten. Genau hier setzt das Plugin Google Cloud Connect an: Arbeiten Sie zunächst wie gewohnt mit Microsoft Office 2003, 2007 oder 2010 an Ihrem Dokument und speichern Sie es auf Ihrer Festplatte. Cloud Connect verbindet Sie anschließend auf Wunsch automatisch mit der App Text & Tabellen und lädt dort eine Kopie der Datei hoch. Daraufhin können Sie Ihren Mitarbeitern Lese- und Schreibrechte erteilen. Sobald eine weitere Person mit Schreibrechten das Dokument öffnet, speichert auch diese das Dokument zunächst auf der lokalen Festplatte. Google Cloud Connect sorgt nun dafür, dass die beiden lokalen Kopien sich stets gleichen. Dazu wird die jeweils aktuelle Version des Dokuments in die Cloud geladen und von dort aus mit den lokalen Kopien verglichen. Stellt Cloud Connect Unterschiede fest, so bittet es darum, eine Synchronisation vorzunehmen. Dabei werden einzig die Stellen im Dokument überschrieben, die von den Änderungen betroffen sind.

Kann es also passieren, dass Sie und Ihre Mitarbeiter sich in die Quere kommen, weil sie an derselben Stelle im Dokument arbeiten? Ja, sicherlich. Sofern Sie allerdings die automische Aktualisierung einschalten, werden Sie praktisch in Echtzeit auf Veränderungen am Dokument aufmerksam gemacht. Der Schaden hält sich demnach höchstwahrscheinlich in Grenzen. Kurze Absprachen dürften zudem genügen, um derartige Konflikte zukünftig zu verhindern. Aber genug der grauen Theorie: Lernen in 17 Schritten, wie Sie Google Cloud Connect installieren und anwenden können.

Besuchen Sie im ersten Schritt die Startseite von Google Cloud Connect - klicken Sie bitte hier. Auf der Startseite finden Sie eine Reihe von einführenden Videos, die den Funktionsumfang des Plugins umschreiben (1). Falls Sie Windows XP nutzen, sollten Sie zudem darauf achten, dass .NET Framework 2.0 von Microsoft auf Ihrem Computer installiert ist, ehe Sie Google Cloud Connect herunterladen. Ihnen werden nun die Nutzungsbedingungen angezeigt (2). Wir haben sie uns durchgelesen und konnten keine außergewöhnlichen Passagen entdecken. Von der Option, unsere Daten zur Verbesserung des Produkts zur Verfügung zu stellen, sehen wir allerdings ab, da der Begriff Nutzungsstatistiken nicht näher erläutert wird - entscheiden Sie diesbezüglich bitte selbst! Weiter geht es durch einen Klick auf Akzeptieren und installieren. Sie werden nun weitergeleitet und der Download startet automatisch (3). Sobald das Programm geladen ist und die Installation beginnt, können Sie Ihren Browser gefahrlos schließen. Nach kurzer Zeit wird Ihnen die erfolgreiche Installation von Google Cloud Connect bestätigt (4).

Sobald Sie nun eine Office-Anwendung starten, steht Ihnen das Plugin zur Verfügung. Wir stellen es Ihnen hier exemplarisch im Einsatz mit Word 2003 vor - selbstverständlich ohne Verlust der Allgemeingültigkeit: Cloud Connect funktioniert auch mit Excel und PowerPoint in genau dieser Art und Weise. Sie erkennen das Plugin an seiner blauen Leiste (5). Klicken Sie zunächst auf Anmeldung. Es öffnen sich zwei neue Fenster, wobei eines Sie nach Ihrem Google-Konto fragt (6). Geben Sie hier Ihre Daten ein. Anschließend bittet Sie Cloud Connect um Zugriff auf die Applikationen Google Text & Tabellen sowie Google Kontakte (7). Da Cloud Connect keine App, sondern ein Plugin darstellt, das einen externen Zugriff auf Ihre Daten benötigt, müssen Sie diesem explizit zustimmen. Klicken Sie hierzu auf Zugriff gewähren. Daraufhin bestätigt Ihnen das Plugin die erfolgreiche Anmeldung (8). Wenden Sie sich nun dem zweiten Fenster zu (9). Hier legen Sie fest, ob Google Ihr Dokument automatisch synchronisieren darf oder nur dann mit der in der Cloud gespeicherten Kopie vergleichen soll, wenn Sie den Vorgang von Hand starten. Wir empfehlen, wie folgt abzuwägen: Müssen meinen Mitarbeitern tatsächlich auch kleine Änderungen am Dokument stets zur Verfügung stehen oder reicht es, wenn ich meine Arbeit am Dokument in Ruhe beende und Ihnen die Änderung anschließend gebündelt zukommen lasse? Bedenken Sie zudem, dass bei der automatischen Synchronisation jede Ihrer Änderungen zurückverfolgt, also nachvollzogen werden kann - dies ist dank des Versions-Managers möglich, den wir Ihnen weiter unten noch vorstellen. Dennoch: Eine Synchronisation in Echtzeit erreichen Sie ausschließlich durch die automatische Aktualisierung der Dateien.

Legen Sie nun testweise ein neues Dokument an und speichern Sie es wie gewohnt auf Ihrer Festplatte - also mit einem Klick auf das Disketten-Symbol in der obersten Leiste (10). Google Cloud Connect verbindet Sie daraufhin mit der App Text & Tabellen und speichert die Datei auch online (11). Sie können der Leiste des Plugins die URL entnehmen, unter der Sie das Dokument in der Cloud finden. Ganz rechts in der Leiste können Sie das Dokument nun freigeben. Klicken Sie auf diesen Knopf, um das aus der App Text & Tabellen bekannte Fenster zu öffnen (12). Hier fügen Sie Ihre Mitarbeiter am besten durch die Angabe von E-Mail-Adressen hinzu und vergeben Lese- wie Schreibrechte - hierzu ausführlich Tutorial II.

Sofern Sie sich mit Text & Tabellen auskennen, können Sie dieses Tutorial nun getrost beenden - Sie kennen das Folgende schon: Über einen Klick auf den Link in der Leiste öffnet sich die Online-Textansicht (13). Da Sie das Dokument als Offline-Office-Datei gespeichert haben, können Sie es online nicht bearbeiten. Starten Sie die App Text & Tabellen, um Ihr Testdokument (wir haben es Cloud Connect betitelt) in Ihrer Dokumentenübersicht zu sichten (14). Hier sehen Sie auch den Unterschied zwischen Online- und Offline-Dokumenten: Während unser in Word erstelltes Schriftstück das bekannte Symbol trägt, sind Online-Schriftstücke durch ein Symbol mit weißen Zeilen auf blauem Hintergrund gekennzeichnet. Sollten Sie einmal keine Verbindung mit Ihrem Google-Konto aufnehmen können oder derzeit nicht die aktuelle Version des Dokuments auf Ihrer Festplatte gespeichert haben, macht Sie das Plugin darauf sofort aufmerksam (15). Schließlich können Sie über die App Text & Tabellen noch frühere Versionen des Dokuments einsehen - betrachten Sie hierzu den Versions-Manager auf der rechten Seite des Bildschirms (16). Mit einem Klick auf Verwalten öffnet sich ein neues Fenster (17). Einzelne Versionen lassen sich hier gezielt mit einem Klick auf das Kreuz löschen, zudem können eine hochzuladende Datei auswählen und in den Verlauf einfügen.