In den meisten Firmen und vielfach auch in vielen kleinen und mittelständischen Betrieben wird heute (allzu) häufig mit einer Art Schatten-IT gearbeitet: Nutzer sind es gewohnt, bestimmte Lösungen daheim anzuwenden und in der Firma einzusetzen, ohne sich weiter Gedanken über Sicherheitsaspekte oder Firmenrichtlinien zu machen. In die Kategorie dieser "Schatten-Enabler" reiht sich neben verschiedener Kommunikationssoftware wie beispielsweise Skype ohne Zweifel Dropbox ein. Praktisch und unkompliziert im Einsatz und auf fast allen Plattformen zuhause, hat sich der Name der Software schon zum Synonym für den Dateiaustausch übers Netz gewandelt – zum Schrecken von Administratoren, Dienstleistern und IT-Verantwortlichen.
Diese wollen, dass Nutzer die Daten verschlüsselt auf einen Server im Inland übertragen und dass diese Informationen dann sicher verschlüsselt bei einem deutschen Provider gelagert werden. Zudem möchten Administratoren sicherstellen können, dass sie Kontrolle darüber besitzen, wer was wohin sichert oder gar für andere Anwender freigibt. All diese Dinge sind grundsätzlich und mit entsprechendem Aufwand auch mit Hilfe von Dropbox zu bewältigen; mit Dropbox for Teams und aktuell auch mit Dropbox for Business zeigen die Macher hinter dieser Software, dass sie langsam versuchen, auch den Ansprüche einer professionellen IT gerecht werden. Doch allein die Tatsache, dass die Daten bei Dropbox auf amerikanischen Servern unter amerikanischem Recht mit entsprechend weitgehenden Zugriffsrechten durch die Behörden liegen, lässt viele Profis Abstand von dieser Lösung nehmen.
- So schnell ist ein entscheidender Teil der Schatten-IT eingerichtet:
Die Nutzer können einfach und schnell Dropbox installieren und an der IT vorbei auf ihren Systemen einsetzen. - Ein probates Mittel, das die meisten Anwender vom Dropbox-Einsatz abhalten wird
Im eigenen DNS-Server wird eine neue Zone für „dropbox.com“ eingerichtet. - Vor der Manipulation:
Die normale Namensauflösung gibt die IP-Adressen zurück, die für den Zugriff auf die Dropbox-Ordner benötigt werden. - Nach dem Eintrag der „neuen Dropbox-Zone“ im DNS-Server:
Es ist dem Nutzer nicht mehr möglich, auf normale Weise auf seine Dropbox-Ordner zuzugreifen. - Klare, strukturierte Oberfläche in deutscher Sprache:
Schon bei der Anmeldung zeigen die Macher von „box“, das sie auch den hiesigen Markt gut bedienen. Allerdings gibt es hier keine kostenlose Testversion ohne Angabe von Zahlungsdaten! - Tablet-optimierter Client für Windows 8/8.1-Systeme:
Die von „box“ für die modernen Windows-Versionen bereitgestellte App erlaubt einfaches und schnelles Arbeiten auch auf den Tablets, stellt aber insgesamt weniger Verwaltungsmöglichkeiten bereit. - Gute Kontrollmöglichkeiten:
Schon in der freien Version erlaubt es „box“ dem Anwender, sich entsprechende Nachrichten über die Aktivitäten stets aktuell per E-Mail schicken zu lassen. - Zwei Versionen:
Wie die meisten anderen Anbieter, stellt auch Trend Micro jeweils eine Version seiner Cloud-Software für private Nutzer und eine für den Business-Einsatz bereit. - Das Bearbeiten der Daten im Browser:
Die Web-Oberfläche von SafeSync ist eher traditionell aufgebaut und arbeitet unter JavaScript. Sie stellt dem Nutzer aber alle Möglichkeiten, wie hier die Erstellung eines Links zur Freigabe eines Ordners, zur Verfügung. - Wer hat wann welche Aktion ausgeführt:
Das Protokoll der SafeSync-Lösung zeigt, welche Daten beispielsweise in den Teamspaces gelöscht oder verändert werden und welcher Nutzer dies getan hat. - Gute Integration in das Betriebssystem:
Der Windows-Client der SafeSync-Lösung erlaubt es, die Ordner der Teamspaces entsprechend auf lokalen Ordnern abzubilden und diese automatisch zu synchronisieren. - Übersichtliche Oberfläche unter HTML 5:
Die Plattform Grau DataSpace 2.0 stellt den Nutzern weitreichende Möglichkeit für Verwaltung, Bearbeitung und Austausch auch von sicherkritischen Daten in sogenannten sicheren Datenräumen. - Wie lange soll ein Link auf ein bestimmtes Dokument zur Verfügung stehen?
Nutzer können bei DataSpace 2.0 einen Link entsprechend terminieren, was die Sicherheit eines solchen Austausches deutlich erhöht. - Enterprise Content Management auf Dropbox-Art:
Anbieter Grau stellt mit DataSpace Sync ein Open-Source-Programm bereit, mit dem der Zugriff auf die freigegeben Datenräume in den Explorer integriert wird.
Profi-Tipp: Dropbox-Nutzung einfach verhindern
Es ist in der Regel ziemlich schwer für Systemverantwortliche und Administratoren, ihre Nutzer daran zu hindern, dass sie einfach den Dropbox-Client herunterladen. Allerdings steht einem Administrator eine der sprichwörtlichen "Holzhammermethoden" zur Verfügung, mit deren Hilfe er relativ einfach sicherstellen kann, dass niemand im Unternehmen mehr einen Dienst wie Dropbox nutzen kann: Anstatt sich mit komplexen Firewall-Regeln herumzuplagen, kann er auf dem DNS-Server eine neue Zone für beispielsweise "dropbox.com" anlegen.
Von diesem Zeitpunkt an werden sich die lokalen DNS-Server für diese Adresse zuständig fühlen, wobei sie aber die genaue Host-Zuweisung so nicht durchführen können. Das endet damit, dass die Nutzer diesen Dienst dann überhaupt nicht mehr verwenden können. Auch wenn die Anwender nun auf den Web-Browser als Schnittstelle ausweichen, wird der Zugriff mangels korrekter DNS-Auflösung nicht klappen. Natürlich können technisch versierte Nutzer den direkten Zugriff mittels Eingabe der IP-Adresse des Ziel-Servers erreichen. Um dies zu verhindern, müsste der Administrator noch ins Routing eingreifen. In diesem Fall ist es sicher besser, die entsprechenden Firewall-Regeln zu setzen: Aber gerade für kleinere Betriebe und Installationen ist diese "Quick & Dirty"-Methode mittels Manipulation des DNS-Servers sicher ein schneller Weg, um die Anwender von der Nutzung eines solchen Dienstes abzuhalten.
Ansprüche an Dropbox-Alternativen
Es gibt eine große Anzahl von Dropbox-Alternativen – was auch dadurch begründet sein mag, dass Cloud Computing nach wie vor ein viel diskutiertes Thema ist. Wollen Anwender und Administratoren einen Ersatz für Dropbox finden, so gilt es zunächst einmal abzustecken, was von einer solchen Software erwartet wird. Ohne Zweifel hat Dropbox hier die Messlatte hoch gelegt. Anwender erwarten unter anderem:
Einfache Handhabung und gute Integration in das Betriebssystem,
Verfügbarkeit über Plattformen und damit auch mobile Geräte hinweg mit möglichst alle Funktionen,
gut integrierte Funktionen zur Zusammenarbeit,
leichte und kostengünstige Erweiterung des Speicherplatz,
einen zuverlässigen Anbieter/Provider,
und nicht zuletzt einen hohen Standard bei der Sicherheit.
Wir haben uns deshalb auf den folgenden Seiten eine exemplarische Auswahl von Anbietern und Lösungen angeschaut. Es ist kaum möglich oder sinnvoll, alle Anbieter zu erfassen. Deshalb bleibt diese Auswahl subjektiv. Am Ende muss jeder Anwender/IT-Verantwortliche selbst entscheiden, welche Rahmendaten für seine IT und seinen Cloud-Speicher wichtig sind.