Wie funktioniert Elena?

Elena erfasst alle Bescheinigungen elektronisch und bearbeitet sie weiter. Der Arbeitgeber ist dann, anders als derzeit mit Papiervordrucken, nicht mehr direkt am Erstellen einer Bescheinigung beteiligt, sondern nur noch mittelbar. Elena sieht vor, dass jeder Arbeitgeber regelmäßig aus den monatlichen Lohn- und Gehaltsabrechnungen die Daten elektronisch an die so genannte Zentrale Speicherstelle elektronisch übermittelt. In dem daraus gebildeten Datenbestand sind alle zu einer Person gehörenden Daten über die Versicherungsnummer miteinander verknüpft.

Möchte ein Versicherter nun Leistungen, etwa Wohngeld, beantragen, so benötigt er dafür eine qualifizierte elektronische Signatur. Dies kann zum Beispiel die elektronische Gesundheitskarte oder der elektronische Personalausweis sein. Mit dieser wendet sich der Versicherte dann an die entsprechende Stelle (Gemeinde, Arbeitsamt).

Die Behörde fordert dann von der Zentralen Speicherstelle die für die Berechnung der Leistung benötigten Daten an. Bislang gab es diese Daten nur auf dem Papiervordruck. Mit seiner elektronischen Signatur identifiziert sich der Versicherte gegenüber der Zentralen Speicherstelle und erlaubt den Abruf seiner Daten. Die Zentrale Speicherstelle erstellt dann aus den von den Arbeitgebern monatlich gemeldeten Daten die Bescheinigung und übermittelt sie elektronisch an die anfordernde Stelle (Gemeinde, Finanzamt). Arbeitgeber sind hieran nicht mehr beteiligt.