Die Krux mit dem Schaden
Im Rahmen eines IT-Wartungsvertrags kann ein Schadensersatz nur dann gefordert werden, wenn tatsächlich auch ein Schaden entstanden ist. Ein Schaden wird definiert als "unfreiwillige Vermögenseinbuße", dessen Höhe juristisch mittels der sogenannten Differenzhypothese ermittelt wird. Dazu wird die Differenz zwischen der Vermögenslage des Geschädigten nach dem schädigenden Ereignis und der hypothetischen Vermögenslage ohne das schädigende Ereignis gebildet.
Gerade im IT-Bereich kann sich die Berechnung im Einzelfall aber als sehr komplex herausstellen, denn bereits kleinere Zwischenfälle können weitreichende Folgen haben. Beispielsweise kann der Ausfall eines zentralen Servers bewirken, dass unzählige Mitarbeiter nicht mehr auf ihre Daten zugreifen können und sich deshalb verschiedene Aufträge verzögern und einige von ihnen endgültig nicht abgewickelt werden können.
Die Höhe des Schadens muss grundsätzlich der Geschädigte beweisen (Oetker in: Münchener Kommentar zum BGB, § 249, Rn. 440f.). Doch wie das Beispiel des Serverausfalls zeigt, kann es bereits diffizil sein, überhaupt einmal die Auswirkungen eines Zwischenfalls zu ermitteln, von einer genauen Schadensberechnung ganz zu schweigen.
Die Höhe der Schadensersatzsummen
Bei IT-Wartungsleistungen bietet es sich an, solchen Rechen- und Beweisschwierigkeiten mit pauschalisierten Schadensersatzsummen vorzubeugen, die sich an typischerweise entstehenden Schäden orientieren. Es könnte beispielsweise festgelegt werden, dass für jeden Tag, um den sich eine bestimmte Wartungsleistung oder Fehlerbehebung verzögert, eine gewisse Summe zu zahlen ist. Der genaue pauschalisierte Schadensersatzbetrag muss allerdings vorher vertraglich festgelegt worden sein, da es sonst bei dem Grundsatz bleibt, dass der Geschädigte den entstandenen Schaden zu beweisen hat.
Eine solche Vereinbarung hat gleichzeitig den Vorteil, dass dem Dienstleister vermittelt wird, welchen Stellenwert und welche finanzielle Bedeutung die korrekte Ausführung der Wartungsleistungen für den Auftraggeber hat. Sollte der dem Auftraggeber entstandene Schaden im Einzelfall höher liegen, steht es ihm aber auch bei pauschalisierten Schadenssummen weiterhin frei, einen erhöhten Schaden nachzuweisen. Der pauschalisierte Schadensersatz gilt nämlich nur als Mindestschaden (vgl. §§ 341 Abs. 1, 340 Abs. 2 S. 1 BGB).
Schadensersatz mit Strafcharakter
In besonders kritischen Bereichen, beispielsweise wenn durch Fehler ein Imageverlust des Auftraggebers in der Öffentlichkeit droht, besteht regelmäßig ein besonderes Interesse daran, dass die IT-Wartungsleistungen pünktlich oder besonders gewissenhaft erbracht werden. Hier kann der pauschalisierte Schadensersatz vertraglich so hoch angesetzt werden, dass er den typischerweise eintretenden Schaden deutlich überschreitet und dadurch einen Strafcharakter bekommt.
Unproblematisch möglich ist das im kaufmännischen Bereich, also bei GmbHs, Aktiengesellschaften und jedem sonstigen Handelsgewerbe, denn ein Kaufmann kann eine Vertragsstrafe nicht mit dem Argument herabsetzen lassen, dass die Strafe unverhältnismäßig hoch sei (§ 348 HGB). Dagegen können Vertragsstrafen außerhalb des kaufmännischen Bereichs einer Verhältnismäßigkeitsüberprüfung unterzogen werden und gegebenenfalls gemindert werden (§ 343 BGB).
- Ihr Kunde setzt veraltetete Drucker ein.
Alte Drucker sind oft wahre Stromschlucker und bieten keinerlei Möglichkeiten, Fehldrucke zu vermeiden. Moderne Output-Geräte hingegen verbrauchen weniger Energie und helfen zusätzlich durch Funktionen wie beispielsweise eine Druckvorschau, unnötige Ausdrucke zu reduzieren. - Ihr Kunde lagert jede Menge verschiedener Tonerkassetten ein.
Durch automatisiertes Verbrauchsmaterial-Management entfällt die Vorfinanzierung und Einlagerung der Tonerkassetten. Damit wird vermieden, dass Ihr Kunde im Vorfeld viel Geld in Verbrauchsmaterialien investiert, die ? vielleicht gar nicht mehr zum Einsatz kommen, da das zugehörige Output-Gerät längst entsorgt wurde. - Ihr Kunde verfügt über sehr viele Arbeitsplatzdrucker.
? Je mehr Geräte Ihr Kunde im Einsatz hat, desto höher seine Energie-, Wartungs- und Reparaturkosten - unabhängig davon, ob diese Geräte ausgelastet sind oder nicht. Wenn er statt der vielen Arbeitsplatzdrucker mit niedrigen Reichweiten auf einige wenige Abteilungsgeräte setzt, reduzieren sich nicht nur Strom- und Wartungs-, sondern auch die Druckkosten pro Seite. - Ihr Kunde setzt viele A3-Kopierer ein, obwohl er nur selten im A3-Format druckt oder kopiert.
Ein A3-Kopierer ist sowohl vom Anschaffungspreis als auch von den laufenden Kosten teurer als ein A4-Multifunktionsgerät. Er benötigt mehr Platz und hat einen höheren Stromverbrauch. - Ihr Kunde druckt viele Dokumente unnötig aus.
Durchschnittlich landet jede siebte gedruckte Seite ungelesen im Papierkorb. Moderne Output-Geräte bieten Druckfreigabelösungen an, die es ermöglichen, initiierte, aber nicht mehr benötigte Druckaufträge am Display des Geräts zu löschen. Außerdem lassen sich beispielsweise mehrere Seiten eines Dokuments verkleinert auf einem Blatt drucken. - Die Mitarbeiter kümmern sich selbst um den Austausch von Tonerkassetten.
Toner wechseln, Papierstau beheben, Druckerprobleme lösen - damit sind Mitarbeiter oft mehrere Stunden pro Monat beschäftigt. Zeit, die sie nicht ihren Kernaufgaben widmen können. - Ihr Kunde hat keine Ahnung, wie hoch seine Outputkosten sind
Je höher die Transparenz über die Output-Kosten, desto besser lassen sich diese kontrollieren und reduzieren. Wie hoch belaufen sich die Kosten pro gedruckte Seite? Wie häufig wird im A3-Format gedruckt oder kopiert? Was sieht es mit den Energie- und Wartungskosten aus? Erst der nötige Überblick über solche Details ermöglicht es, die Kosten insgesamt zu reduzieren.