Ratgeber

SharePoint – das Potential liegt oft brach

17.01.2012
Von Christophe Campana, und Boris Ovcak


Eric Schott ist Mitgründer und Geschäftsführer bei Campana & Schott. Er besitzt über 20 Jahre Erfahrung in der Projektmanagement-Beratung. Seine Schwerpunkte umfassen strategisches Projekt- und Portfoliomanagement sowie neue Formen der Zusammenarbeit mit besonderem Fokus auf Social Collaboration. Schott will aufzeigen, welche Anforderungen Unternehmen hinsichtlich der neuen Formen der Zusammenarbeit erfüllen müssen und wie dies zu realisieren ist, um die digitalen Transformation zu meistern.

Teamarbeitsbereiche bereitstellen

Projektteams arbeiten heute überwiegend standort- und organisationsübergreifend. Um eine effiziente Zusammenarbeit in solchen Teams zu ermöglichen, ist es Aufgabe der IT, die erforderlichen Rahmenbedingungen zu schaffen: Einen zentralen, standortunabhängig erreichbaren Projektarbeitsplatz, der Funktionen für ein modernes Dokumenten-Management ebenso liefert wie für die Aufgaben- und Terminverwaltung.

Ein Beispiel aus dem Bereich Forschung und Entwicklung (F&E) zeigt den zukünftigen SharePoint-Arbeitsplatz. Früher wurden im Unternehmen die Entwicklungsprojekte über das File-Laufwerk bearbeitet. Das führte zu den typischen Problemen wie nicht standardisierte Strukturen sowie falsche Berechtigungen und fehlende Versionierungen. Umständlich war das Ganze auch: Nach der Initiierungsphase - dem Vertragsabschluss mit dem Kunden - wurden alle Projektdaten auf DVD gebrannt und dem Team der Realisierungsphase übergeben. Dieses legte dann einen neuen Ordner auf dem File-Laufwerk an, übertrug dahin die DVD-Daten und alles begann wieder von vorne.

Heute nutzt das Unternehmen für F&E-Projekte Teamarbeitsbereiche in SharePoint. Dies sind die Gründe:

  • Deutlich weniger Administrationsaufwände;

  • schnelle Anlage von Arbeitsbereichen, durch jeden Mitarbeiter im Projekt möglich;

  • selbsterklärende Strukturen in einem ansprechenden Design;

  • einheitliche Standards für das Dokumenten-, Aufgaben-, Issue- und Risiko-Management als Teil der Arbeitsbereiche (inklusive Versionierung);

  • Arbeitsbereiche sind projektspezifisch erweiterbar und hochgradig skalierbar bei großen Datenmengen (zum Beispiel Engineering-Daten aus dem PDM);

  • Abruf und Erstellung von Inhalten auch offline beziehungsweise ohne Netzzugang

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