Microsoft köderte mit WSS 3.0

SharePoint als Technik ist nicht neu. Mit dem Microsoft Office SharePoint Server 2007 (MOSS) sprach Microsoft selbst erstmals von einer umfassenden Technologieplattform. Zielten die beiden ersten Versionen überwiegend auf eine Web-basierende Dokumentenablage als Alternative zum File-Laufwerk ab, so stehen inzwischen weit reichende Funktionen bereit, mit denen strukturierte und unstrukturierte Informationsverarbeitungsprozesse unterstützt werden können.

Campana & Schott hat im Jahr 2009 im Rahmen einer Kundenanalyse festgestellt, dass hochgerechnet bei rund 70 Prozent der Großunternehmen MOSS bereits vorhanden und häufig auch im produktiven Einsatz war. Ein Grund hierfür war sicher die geschickte Vermarktungsstrategie von Microsoft. Der "kleine Bruder" des MOSS, die Windows SharePoint Services (WSS) 3.0, waren über den Windows Server bereits mit lizenziert. Die Anschaffungskosten gingen also - zumindest was den Cashflow betrifft - zunächst gegen null. In vielen Unternehmen wurden daher lokale Anwenderversuche gefördert oder zumindest toleriert. Die einfache Konfigurierbarkeit sowie der bereits mit den WSS erzielbare Nutzen für Teams oder Abteilungen im Rahmen der Zusammenarbeit weckten schnell Begehrlichkeiten nach mehr.

Andererseits wurde auch schnell ersichtlich, dass den WSS für einen weiterreichenden Einsatz Plattformeigenschaften wie professionelle Administrierbarkeit und Useability fehlten. Der Köder wirkte und die Unternehmen entschieden sich für die Nutzung (und kostenpflichtige Lizensierung) von MOSS. Erstaunlich dabei: Die anschließend realisierte Anwendungstiefe und -breite deckte nur einen geringen Teil dessen ab, was eigentlich mit der SharePoint-Technik möglich ist. Das Potential wurde oft noch nicht einmal im Ansatz ausgeschöpft. Die vorgefundenen Einsatzszenarien beschränkten sich fast ausschließlich auf Altbekanntes wie den Web-basierenden Dokumentenaustausch. Unbeachtet blieben sehr oft die Möglichkeiten, sich aus Word, Excel & Co. heraus mit SharePoint in verschiedensten Business-Applikationen zu organisieren. Auch die Marktexperten von Microsoft selbst haben diesen Bereich lange vernachlässigt.

SharePoint ist zu einer Plattform gereift, mit der sich Applikationen für sämtliche Organisationsbereiche bereitstellen lassen. Überall dort, wo gemeinsame Informations- und Dokumentenbearbeitung (Kollaboration) sowie Beantragungs- und Freigabeprozesse IT-seitig unterstützt werden sollen, lohnt sich die Frage: Wie können die Prozesse noch effizienter gestaltet und Medienbrüche weiter reduziert werden? Die folgenden Beispiele sollen zeigen, wie allein durch die Anpassung und Umsetzung von reinen SharePoint-Standardfunktionen echte Geschäftsapplikationen entstehen.