Automatisierte Verträge mit Office Business Applications (OBA)

Beantragungs- und Freigabeprozesse im Office-Bereich folgen meist einem ähnlichen Muster: Nach telefonischen Vorabstimmungen wird der zu beantragende Inhalt, zum Beispiel eine Stellenplanung, als Excel-Formular per E-Mail zur Freigabe an die entsprechenden Stellen geleitet. Um eine Übersicht aller Anträge zu erlangen, werden die wichtigsten Daten aller Einzelanträge manuell in eine zentrale Excel-Datei überführt. Nach erfolgter Freigabe des einzelnen Antrags werden die Daten in ein Word-Dokument eingefügt, ausgedruckt und unterschrieben. Nicht selten werden Teile dieser Daten anschließend wieder digitalisiert und in ein ERP-System übertragen.

Klingt umständlich - und ist es auch. Dennoch existieren solche Prozesse in allen Unternehmen und sämtlichen Unternehmensbereichen. Ein Beispiel aus dem Bereich Human Resources (HR) zeigt, wie es effizienter ablaufen kann: Die Vertragsdefinition, -beantragung und Freigabe werden durch Web-basierende Formulare auf Basis von Microsoft InfoPath abgewickelt. Bewerberstammdaten wie Name und Adresse müssen dabei nicht manuell aus einer Bewerberdatenbank übernommen werden, sondern sind direkt im Formular enthalten. Alle Formulare werden in einer zentralen SharePoint-Bibliothek gespeichert. Übersichten wie die Anzahl der freigegebenen Verträge oder die durchschnittliche Gehaltshöhe je Vertragstyp sind per Knopfdruck verfügbar. Nach erfolgter Vertragsvergabe wird mittels Workflow automatisiert ein Word-Dokument erstellt, das die relevanten Bewerber- und Vertragsdaten im Vertragstext enthält. Ein manueller Übertrag ist somit nicht mehr notwendig.