Nicht alles für jeden
Eine weitere Unsitte in der unternehmensinternen Kommunikation sind die großen Verteilerlisten von Informationen. Was bei schriftlichen Informationen noch stärker berücksichtigt ist, explodiert beim elektronischen Versand. Im Zweifelsfall informiert man ein paar Kollegen mehr- auch wenn sie nicht involviert sind - das geht ja per E-Mail ganz einfach. Ein schönes Bespiel dazu ist ein Rundschreiben eines Mitarbeiters aus den USA, der am Freitagnachmittag eine Mitfahrgelegenheit nach Hause gesucht hat. Die Kollegen z.B. in Athen haben sich verständlicherweise darüber gewundert, er hatte es an alle Mitarbeiter weltweit geschickt.
Dieser unsinnige Verlust an Arbeitskraft all jener, die solche Nachrichten lesen müssen, kann ein Unternehmen viel Geld kosten. Verteilerlisten müssen fest vorgegeben sein und es muss aus den Verteilern klar hervorgehen, ob die Nachricht zur Bearbeitung oder zur Information gedacht ist. Wie bei schriftlichen Informationen nutzt man dazu das "an" zur Aufgabenverteilung und das "cc" zur Information.
Neue Methoden bieten sich mit den unternehmensinternen Sozialen Netzwerken an, wo Informationen Projekt- oder Objektbezogen eingestellt werden. Mitarbeiter sind dann selbst verantwortlich, sich um ihren aktuellen Informationsstand zu kümmern, aber auch hier muss Wichtiges von weniger Wichtigem unterschieden werden. Unternehmen würden bei der Befolgung einfacher Regeln eine Menge Zeit sparen und viel Effizienz im Organisationsablauf gewinnen. Neue Regeln initiiert man am besten mit einem Rundschreiben oder besser mit einem Informationskonzept, wobei dann gleich mit gutem Vorbild vorausgegangen werden sollte. (oe)
Der Autor Helmut König ist Inhaber der Agentur Königskonzept in Münzenberg.
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