In diesem Beitrag zeigen wir Ihnen verschiedene Tipps, mit denen Sie besser mit Outlook in allen verfügbaren Versionen arbeiten können. Wir haben die Tipps mit Outlook 2021 getestet. Einige Tipps funktionieren in ähnlicher Form aber auch mit Outlook 2019/2016.
Tipp 1: Profileinstellungen, Signaturen und E-Mail-Konten sichern und wiederherstellen
Die Einstellungen der Profile, inklusive E-Mail-Konten, Favoritenordner, Einstellungen und Informationen zu den benötigten Servern, speichert Outlook 2016/2019 und Outlook 2021 in der Registry. Exportieren Sie die entsprechenden Schlüssel, können Sie dadurch einen Großteil der Outlook-Einstellungen auf einen neuen Rechner übernehmen oder bei Neuinstallationen wiederherstellen.
Zur Wiederherstellung müssen Sie nur auf die exportierte Registrydatei doppelklicken, und alle E-Mail-Einstellungen sind wieder in Windows integriert. Gehen Sie dazu folgendermaßen vor:
Öffnen Sie mit regedit den Registrierungs-Editor.
Navigieren Sie zu HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\16.0\Outlook\Profiles
Sie sehen unterhalb des Schlüssels Profiles jedes Profil als eigenen Schlüssel. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Profil, das Sie exportieren wollen, und wählen Sie im Kontextmenü den Eintrag Exportieren aus.
Für die Wiederherstellung klicken Sie doppelt auf die Reg-Datei und lassen diese in Windows importieren.
Die Signaturen speichert Outlook im Verzeichnis " C:\Users\<Benutzername>\AppData\Roaming\Microsoft\Signatures". Auch diese können Sie über kopieren leicht sichern und jederzeit wiederherstellen.
Tipp 2: Personen in E-Mails direkt ansprechen
Wenn Sie eine E-Mail an mehrere Empfänger schicken, können Sie innerhalb des E-Mail-Textes mit dem @-Zeichen die einzelnen Empfänger direkt ansprechen. Wenn Sie das @-Zeichen im Text drücken, können Sie aus dem Adressbuch eine Person auswählen und Text zur Person schreiben. Diese Person wird anschließend automatisch als Empfänger der E-Mail eingetragen, wenn Sie noch nicht zu den Empfängern gehört.
Tipp 3: In der Kalender-Ansicht Termine per Drag & Drop über Monate und Wochen hinweg verschieben
Wenn Sie im Kalender einen Termin mit der Maus anklicken und festhalten, können Sie ihn aus der aktuellen Ansicht heraus auf den Kalender in der linken Seite ziehen und loslassen. Outlook verschiebt den Termin an diesen Tag und blendet parallel dazu in der Kalender-Ansicht den neuen Tag auf der rechten Seite ein. Dadurch können Sie den Termin feinjustieren. Sinnvoll ist das um einen Termin über mehrere Monate oder Wochen hinweg zu verschieben, aber auch zwischen Tagen in mehreren Wochen.
Tipp 4: Betreff-Zeilen von E-Mails nachträglich bearbeiten für effektivere Suche
Im Lesebereich von Outlook, aber auch im Fenster einer geöffneten E-Mail, ist ganz oben der Betreff zu sehen. Klicken Sie in den Bereich des Betreffs, können Sie diesen in Outlook editieren. Das hat mehrere Vorteile. So können Sie beim Beantworten oder Weiterleiten den Betreff direkt im Mail-Fenster anpassen, oder wichtige Informationen wie Kundennummern oder Auftragsnummern integrieren. Da Outlook auch diesen Bereich indexiert, können Sie die E-Mails über die Suche leichter finden.
Tipp 5: Textbausteine in Outlook nutzen
Nutzen Sie bestimmte Textpassagen häufiger, können Sie diese in Outlook als Textbaustein speichern. Markieren Sie dazu den Text in einer Mail und wählen Sie im Editor-Fenster "Einfügen -> Schnellbausteine -> Auswahl im Schnellbau-Katalog speichern". Dadurch können Sie den Text jederzeit einfach wieder aufrufen. Erscheint "Schnellbausteine" nicht, finden Sie den Befehl ganz rechts in der Symbolleiste bei den drei Punkten (…).
Das Einfügen von Textbausteinen in E-Mails geht über das gleiche Menü, indem Sie den gespeicherten Textbaustein anklicken, oder den Namen des Textbausteins in der E-Mail schreiben. Outlook erkennt die gespeicherten Textbausteine anschließend und Sie können diesen einfügen.
