Tipp 6: E-Mails organisieren: Kategorien und Farben zuordnen und Suchordnern zuweisen
Im Postfach ist im unteren Bereich der Menüpunkt "Suchordner" zu finden. Über das Kontextmenü dieses Eintrags erstellen Sie mit "Neu" einen neuen Suchordner. Anschließend können Sie im Fenster auswählen, nach welchem Kriterium E-Mails in diesem Suchordner gefiltert werden sollen, zum Beispiel nach bestimmten Kategorien, wie "wichtig", "Aufträge" oder "noch nicht abgerechnet" oder ähnliches. Sie können an dieser Stelle natürlich nach allen anderen Filtern sortieren lassen, auch nach Absendern, als wichtig deklarierte Nachrichten oder nach anderen Suchoptionen.
Wenn Sie mehrere Postfächer in Outlook nutzen, können Sie im Fenster der Suchordner auswählen, ob der Suchordner alle Postfächer berücksichtigen soll, oder nur einige. Klicken Sie danach den Suchordner an, zeigt Outlook zum Beispiel aus den gesendeten Objekten nur E-Mails mit der ausgewählten Kategorie an.
Sie können innerhalb des Fensters "Neuer Suchordner" auch gleich die passenden Kategorien erstellen. Dazu klicken Sie auf "Auswählen" bei "Suchordner anpassen". Im Anschluss können Sie mit "Neu" neue Kategorien erstellen und diesen auch Farben zuordnen.
Über das Kontextmenü des Suchordners können Sie diese auch noch zu den Favoriten hinzufügen und dadurch schneller aufrufen. In Kombination mit Kategorien, Suchordnern und dem Hinzufügen der Suchordner zu den Favoriten, können Sie bestimmte E-Mails sehr schnell auffinden.
Das Zuweisen von Kategorien zu E-Mails erfolgt über das Kontextmenü durch die Auswahl "Kategorisieren". Hier stehen alle vorhandenen Kategorien zur Verfügung und es lassen sich weitere Kategorien erstellen. Auf die gleiche Weise können Sie Kategorien auch wieder aus E-Mails entfernen.
Tipp 7: Quicksteps automatisieren den Posteingang weitgehend
Die verschiedenen Möglichkeiten zur Kategorisierung und Automatisierung lassen sich miteinander kombinieren. Mit "Quicksteps" können Sie E-Mails mehrere Aktionen zuweisen, um diese zu sortieren. Das kann darin bestehen, die E-Mail zu kategorisieren, als gelesen zu markieren und in einen bestimmten Ordner zu verschieben.
Das alles geht mit einem Mausklick. Zusammen mit den oben erwähnten Suchordnern lassen sich die E-Mails anschließend über Suchorder einfacher finden, und die Suchordner können Sie dann gleich auch noch den Favoriten hinzufügen.
Über das Kontextmenü von E-Mails finden Sie dazu den Bereich "Quicksteps -> Quicksteps verwalten". Mit "Neu" erstellen Sie einen neuen Quickstep, den Sie dann wiederum mit "Bearbeiten" anpassen können. Oben im Fenster geben Sie einen Namen ein, unter dem der Quickstep in Zukunft im Menü "Quicksteps" erscheint. Mit "Aktion hinzufügen" können Sie jetzt verschiedene Aufgaben mit der E-Mail erledigen, Kategorien zuordnen und die E-Mail auch gleich in einen Ordner verschieben. Über das Mülleimer-Symbol löschen Sie Quicksteps wieder.
Tipp 8: Kontakte aus E-Mails heraus schneller erstellen
Ziehen Sie eine E-Mail mit gedrückt gehaltener, rechter Maustaste auf das Kontakte-Icon unten links, können Sie aus E-Mails Kontakte erstellen. Outlook liest dazu relevante Kontakt-Informationen aus und füllt die entsprechenden Felder automatisch aus. Sie können die Felder natürlich nachträglich bearbeiten und per die Informationen per Drag & Drop aus der E-Mail in die entsprechenden Felder ziehen. Dazu zeigt Outlook den Inhalt der Nachricht als Text beim Kontakt an. Was Sie für das Anlegen nicht brauchen, können Sie einfach löschen.
(PC-Welt)