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Unzureichende Kommunikation, das klingt zunächst mal nach einem soften, leicht lösbaren Problem. Gängige Empfehlungen lauten "einfach offen miteinander reden" oder "nicht zu viel Angst vor Konflikten haben". Leichter gesagt als getan, denn Soft Skills sind weitaus schwerer Erlernbar als Fachliches. Wer kommunikativ stark ist, hat diese Stärke in aller Regel als Kind erworben. Hinzu kommt, dass Technikbegeisterte introvertiert veranlagt sind, ihr Mitteilungsbedürfnis hält sich oft in Grenzen.
Im Projektmanagement ist das nicht gerade optimal, denn die Fähigkeit zu effektiven Kommunikation mit allen Beteiligten ist hier DER entscheidende Erfolgsfaktor. So jedenfalls die Einschätzung des Project Management Institute (PMI), eines nicht gewinnorientierten internationalen Netzwerks von Projekt- und Portfolio-Managern. Dessen jährlicher Report "Der Puls der Branche" beschäftigt sich in seiner aktuellen Ausgabe mit "der Grundlegenden Rolle der Kommunikation".
Dazu schreiben die Autoren: "In einem komplexen und wettbewerbsintensiven Geschäftsklima dürfen Organisationen diesen Schlüsselfaktor für Projekterfolg und langfristige Profitabilität auf keinen Fall unterschätzen."
Ausmaß misslungener Kommunikation vielen nicht bekannt
Zwar hätten Untersuchungen von Forbes, PricewaterhouseCoopers und Towers Watson gezeigt, dass sich Organisationen grundsätzlich über den negativen Effekt von misslungener Kommunikation im Klaren sind. Nicht allerdings über dessen Ausmaß, das die PMI-Autoren nach eigenen Angaben jetzt als erste berechnet haben: Wenn bei einem Projektbudget von einer Milliarde Dollar 135 Millionen mit einem hohen Verlustrisiko behaftet seien, dann entfielen 56 Prozent dieses Risikos auf den Faktor misslungene Kommunikation.
Ermittelt wurden die Zahlen und weitere Details zum Thema im März 2013 durch die Befragung von 742 US-Projektmanagern mit drei und mehr Jahren Erfahrung, die zu diesem Zeitpunkt Vollzeit in der Branche arbeiteten. Außerdem befragten die Studienautoren 148 Vorstände und 203 Firmeninhaber von Unternehmen mit mehr als 1000 Mitarbeitern, die in den zurückliegenden drei Jahren in Projekte mit einem Budget von mindestens 250.000 Dollar involviert waren.
Was aber ist konkret mit schlechter Kommunikation gemeint? Im PMI-Report ist zunächst von Sprache die Rede. Die sei innerhalb von Projektteams oft schwammig und voller Projektmanagement-Neusprech. Ein großer Nachteil, denn je klarer die Sprache, desto größer die Wahrscheinlichkeit für einen erfolgreichen Abschluss des Projekts. Und: Besonders erfolgreiche Projektmanager zeichnen sich dadurch aus, dass sie sehr kommunikativ sind.
- 1. Lob als Einstieg
Der Ton macht die Musik: Sie sollten Ihren Diskussionsbeitrag wenn immer möglich damit beginnen, ihren Vorredner zu loben. Selbst wenn Sie ihm in den folgenden Sätzen widersprechen. - 2. Schweigen ist ...
Einfach mal zuhören und sich seinen Teil denken. Machen Sie sich Notizen, die können sie in zukünftigen Verhandlungen bestimmt noch brauchen. - 4. Niemand will Oberlehrer
Wer ständig doziert, anstatt zuzuhören, wird nicht für kompetent, sondern für oberlehrerhaft gehalten. - 5. Vertraut man Ihnen?
Kollegen erzählen Ihnen interessante Dinge, wenn Sie erstens zuhören können und zweitens das Image haben, nicht alles sofort weiterzutragen. - 6. Sie müssen nicht immer zu Wort kommen
Wenn Sie einmal während einer Diskussion nichts gesagt haben, geht die Welt nicht unter. Vielleicht sind Sie trotzdem klüger geworden. - 7. Keine Revierkämpfe
Wenn Sie die Verantwortung tragen, stellen Sie klare Regeln auf die Kommunikation in Ihrem Team.