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Projektmanager, die ihre Performance verbessern wollen, sollten also vor allem auf dieser Baustelle tätig werden. Notwendig sind Detailtreue und Klarheit, wobei Letzteres in erster Linie durch eine konsequent nichttechnische Sprache hergestellt werden kann.
Dieser Aspekt sei deshalb so wichtig, weil an jedem großen Projekt sehr unterschiedliche Menschen beteiligt sind. Sie alle müssten die Vision eines Projekts, seine Ziele und die Schritte auf dem Weg dorthin gleichermaßen verstanden haben.
Nach Ansicht der Autoren der PMI-Studie lässt sich so eine konsistente, lückenlose Kommunikation am besten durch einen standardisieren Prozess sicherstellen. Durch klare Regeln dafür, wer wann welche Informationen wie genau erhält. Sämtliche Stakeholders müssen in diesen Prozess involviert sein. Erfolgreiche Projekte hätten sich deutlich öfter solcher Instrumente bedient als nicht erfolgreiche.
Interessanterweise spielt Kommunikation auch in einer weiteren Analyse von Erfolgsfaktoren im Projektmanagement eine wichtige Rolle. Unsere US-Kollegen von CIO.com hatten Anfang dieses Jahres Dutzende von IT-Entscheidern, Projektmanagern und PM-Experten zum Thema "Management von Erwartungen" im Zusammenhang mit IT-Projekten befragt.
4 Ratschläge für bessere Kommunikation
Einstanden ist daraus eine Reihe handfester Empfehlungen, von denen einige ebenfalls die Kommunikation beziehungsweise Kommunikationsstrukturen betreffen.
Die erste lautet: "Stellen Sie sicher, das alle Beteiligten - inklusive der Führungsetage - verstehen, was genau ihre Rolle ist und was ihre Verantwortlichkeiten." Besonders wichtig sei, sicherzugehen, "dass jeder exakt die Ziele, Zeitpläne und KPIs eines Projekts verinnerlicht hat", sagt Eugene Slobodetsky, Projektmanager bei der Lyons Consulting Group. Viele Probleme in Projekten rührten daher, dass Verantwortliche die genannten Dinge nicht früh und nicht unmissverständlich genug kommuniziert hätten.
Zweiter Rat der befragten PM-Experten: "Stellen Sie sicher, dass die Teammitglieder untereinander ausreichend kommunizieren." Wirksamstes Mittel dazu ist ein Kommunikations-Ablaufplan, der auch Deadlines und Krisenpläne beinhaltet, will sagen festschreibt, wer bei bestimmten Ereignissen zu benachrichtigen ist.
Drittens sollten bei jedem Projekt regelmäßig Status-Meetings stattfinden. Denn direkte, offene Kommunikation sei durch kein Messaging- oder Projektmanagement-Tool zu ersetzen. Außerdem förderten persönliche Begegnungen den Teamgeist.
Die vierte Kommunikations-Empfehlung schließlich beschäftigt sich mit dem Evergreen-Thema Konflikte. "Sobald irgendwas passiert, dass die Deadline des Projekts in Gefahr bringt, dann sollten sämtliche Stakeholder sofort davon erfahren", so Mike Vitale. Der CTO von TalkPoint, einem Anbieter von browserbasierten Audio- und Video-Webcasting-Lösungen, war einer der von der CIO.com-Redaktion Befragten. Seiner Ansicht nach "hat es noch nie irgendwas genützt, mit Problemen hinter dem Berg zu halten."