Klare Vertretungsregeln gefragt
Unternehmen sollten Fragen rund um Vertretungsberechtigungen sehr ernst nehmen und systematisch Vorkehrungen treffen. Die Geschäftsleitung kann viele Haftungsrisiken von vornherein ausschließen oder deutlich minimieren, wenn sie klare Vertretungsregelungen trifft. Es empfiehlt sich grundsätzlich, Art und Umfang einer Vollmacht schriftlich zu dokumentieren. So kann die Geschäftsleitung eine Vollmachterteilung im Streitfall belegen - oder unter Umständen auch widerlegen.
Nach dem Bürgerlichen Gesetzbuch (BGB) können Vollmachten formlos erteilt und frei ausgestaltet werden. Die Regelungen des BGB gelten ganz allgemein, unabhängig davon, ob ein Unternehmen gewerblich ist oder nicht. Zusätzlich sieht das Handelsgesetzbuch (HGB) besondere Vertretungsberechtigungen für den Geschäftsverkehr mit Kaufleuten vor. Marktteilnehmer sollen sich auf feste Formen von Vollmachten mit einheitlichen Befugnissen verlassen können. Gängig sind die Prokura, die Handlungsvollmacht sowie die Laden- und Warenvollmacht.
Die richtigen Vorkehrungen treffen
Welche Vollmachten sind für welches Unternehmen sinnvoll? Letztlich sind neben den branchenspezifischen Usancen immer die firmenindividuellen Anforderungen zu berücksichtigen. Vor Erteilung, Änderung oder Widerruf von Vollmachtsregelungen sollten Unternehmen sicherheitshalber rechtlichen Rat einholen. Schließlich können die Tragweite und die möglichen Risiken erheblich sein.
Es empfiehlt sich, eine Unterschriftsordnung zu erstellen und schriftlich zu dokumentieren, um die Zuständigkeiten unmissverständlich zu regeln. Darin sollte detailliert definiert werden, wer was wann und wie unterzeichnen darf. Prokuristen versehen ihre Unterschrift mit dem Zusatz "ppa." (per procura), Handlungsbevollmächtigte in der Regel mit "i.V." (in Vollmacht). Je größer ein Unternehmen ist, desto unpraktikabler ist es, alle rechtlich verbindlichen Erklärungen von Prokuristen oder Handlungsbevollmächtigten persönlich vornehmen zu lassen. Es ist daher ratsam, weitere Zeichnungsberechtigungen zu benennen, die auf dem Vier-Augen-Prinzip beruhen. Ausgewählte Mitarbeiter nehmen eine Vorprüfung vor und unterschreiben "i.A." (im Auftrag). Zusätzlich zeichnet ein Geschäftsführer, Prokurist oder Handlungsbevollmächtigter den Vorgang gegen. Um Missbräuche zu vermeiden, sollten die gemeinsam unterschreibenden Personen regelmäßig wechseln.
Von zentraler Bedeutung ist Transparenz nach innen und außen. Unternehmen sollten ihre Geschäftspartner frühzeitig etwa per Rundschreiben über Vertretungsberechtigungen und etwaige Änderungen informieren. So lassen sich viele Missverständnisse von vornherein vermeiden. Und: Geschäftspartner können nicht argumentieren, sie wären nicht informiert worden.
Ebenso wichtig ist es für Unternehmen, Mitarbeiter zu sensibilisieren, die selber keine gesetzliche oder vertragliche Vollmacht besitzen. Auch ohne offizielle Bevollmächtigung agieren sie als Vertreter des Unternehmens und können Verträge abschließen. Hier ist Aufklärung notwendig. Denn viele Mitarbeiter handeln im guten Glauben, ohne die Haftungsfallen zu kennen. Die Tücke liegt oft im Detail. Schon kleine, alltägliche Situationen wie Paketannahmen oder Bürobestellungen bergen unter Umständen ungeahnte Haftungsrisiken.
Neben den firmeneigenen Vollmachten erfordern auch die Vertretungsbefugnisse von Geschäftspartnern ein besonderes Augenmerk. Unternehmensvertreter sollten sich vor jedem Vertragsabschluss über Art und Umfang der Vollmacht ihres Gegenübers informieren, etwa durch Einsichtnahme in das Handelsregister, was heute online möglich ist. Über die Internetseite www.handelsregister.de können sich Unternehmen mit wenigen Klicks Klarheit über wichtige Vertretungsregelungen verschaffen. So minimieren sie das Risiko, dass Geschäfte nicht zustande kommen, da sie rechtlich unwirksam sind.