Im Online-Banking-Verfahren erhalten Kunden von ihrer Bank häufig nur noch Kontoauszüge in elektronischer Form. Das BayLfSt weist darauf hin, dass der bloße Ausdruck dieser Dokumente bei Kunden mit Gewinneinkünften nicht den steuerlichen Anforderungen genügt. Vielmehr muss auch das originär digitale Dokument aufbewahrt werden.
Foto: stockWERK - Fotolia.com
Darauf verweist der Hamburger Steuerberater Frank Zingelmann von der DASV Deutsche Anwalts- und Steuerberatervereinigung für die mittelständische Wirtschaft e. V. mit Sitz in Kiel unter Hinweis auf die Verfügung des Bayerisches Landesamt für Steuern, vom 19.5.2014, S 0317.1.1-3/3 St42.
Das Bayerische Landesamt für Steuern (BayLfSt) hat mit Verfügung vom 19.5.2014 erklärt, wie diese elektronischen Kontoauszugsdaten aufzubewahren sind. Folgende Aspekte der Weisung sind hervorzuheben:
Elektronisch übermittelte Kontoauszüge sind aufbewahrungspflichtig, da sie originär digitale Dokumente sind. Es genügt allerdings nicht, wenn der Steuerpflichtige (mit Gewinneinkünften) die elektronischen Kontoauszüge lediglich ausdruckt und anschließend die digitale Ausgangsdatei löscht (Verstoß gegen die Aufbewahrungspflichten der §§ 146, 147 AO).
Ausdrucke sind lediglich Kopien, keine Oiginale
Der Ausdruck eines elektronischen Kontoauszugs ist beweisrechtlich nicht den originären Papierkontoauszügen gleichgestellt, sondern stellt lediglich eine Kopie des elektronischen Kontoauszugs dar.
Bücher und sonst erforderliche Aufzeichnungen dürfen auch auf Datenträgern geführt werden (§ 239 Abs. 4 HGB, § 146 Abs. 5 AO). Die Form der Buchführung, das angewandte Verfahren und die maschinelle Weiterverarbeitung von Kontoauszugsdaten müssen aber den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung (GoB) und ordnungsmäßiger datenverarbeitungsgestützter Buchführungssysteme (GoBS) entsprechen.
Sofern Bücher und Aufzeichnungen auf Datenträgern geführt werden, muss der Steuerpflichtige sicherstellen, dass die Daten während der Aufbewahrungsfrist jederzeit verfügbar sind und unverzüglich lesbar gemacht werden können.
System- und Verfahrensdokumentation
Die System- und Verfahrensdokumentation muss erkennen lassen, auf welche Weise elektronische Kontoauszüge aufbewahrt, archiviert und weiterverarbeitet werden.
Das Datenverarbeitungsverfahren muss sicherstellen, dass alle erfassten Datenbestände nicht nachträglich unterdrückt oder ohne Kenntlichmachung überschrieben, gelöscht, geändert oder verfälscht werden können. Bei originär digitalen Dokumenten muss sichergestellt sein, dass eine Bearbeitung während des Übertragungsvorgangs ausgeschlossen ist.
Sofern Kontoumsatzdaten in auswertbaren Formaten (z.B. als XLS- oder CSV-Datei) an den Kunden übermittelt werden, muss sichergestellt sein, dass die empfangenden Daten durchgängig unveränderbar sind. Eine Aufbewahrung von XLS- oder CSV-Dateien ist daher nicht ausreichend, wenn die Kontoinformationen in digitaler Form übermittelt werden, sie aber änderbar oder unterdrückbar sind.
Bei der Bank vorhalten lassen
Alternativ zu den dargestellten Anforderungen kann der Steuerpflichtige seine Kontoauszüge auch beim Kreditinstitut vorhalten lassen (mit jederzeitiger Zugriffsmöglichkeit während der Aufbewahrungsfrist des § 147 Abs. 3 AO).
Zingelmann empfiehlt, dies zu beachten und ggfs. steuerlichen Rat in Anspruch zu nehmen, wobei er dabei u. a. auch auf die DASV Deutsche Anwalts- und Steuerberatervereinigung für die mittelständische Wirtschaft e. V. - www.mittelstands-anwaelte.de - verweist.
Weitere Informationen und Kontakt: Frank Zingelmann, Steuerberater und Fachberater für Rating (DStV e. V.), c/o Zingelmann Steuerberatungsges. mbH, Habichthorst 42, 22459 Hamburg, Tel.: 040 5518051, E-Mail: info@zingelmann-stb.de, Internet: www.zingelmann-stb.de
- Steuerfreie Zuschläge zum Gehalt
Zuschläge für Sonntags-, Feiertags- und Nachtarbeit bleiben nur unter bestimmten Voraussetzungen steuer- und sozialabgabenfrei. Der Sozialversicherungspflicht unterliegen sogar vom Arbeitgeber geschuldete, aber nicht gezahlte Zuschläge. - Geld sparen mit Umschuldung
Während sich die Sparer über die Mini-Zinsen ärgern, können Kreditnehmer aufatmen, denn die Konditionen für Ratenkredite werden immer günstiger, sagen die Arag-Experten. - Kinderbetreuungskosten und Finanzamt
Das Taschengeld für ein Au-Pair-Mädchen kann nur dann im Rahmen der Kinderbetreuungskosten steuermindernd anerkannt werden, wenn die Zahlung unbar und auf ein Konto des Au-Pairs erfolgt ist. - Kostenfalle Künstlersozialabgabe
Warum die finanzielle Mehrbelastung wächst und die Gefahr drohender Abgabenbescheide steigt, erklärt Arnd Lackner. - Splittingtarif und Lebensgemeinschaft
Für Jahre, in denen das Lebenspartnerschaftsgesetz (LPartG) noch nicht in Kraft war, kann das steuerliche Splittingverfahren nicht beansprucht werden. - Beratungsfehler – Anlageberater haftet
Immer wieder werden Privatanlegern hoch spekulativen Anlagen angeboten – sei es nun aus Skrupel- oder aus Ahnungslosigkeit. Aber die Käufer sind den Beratern nicht schutzlos ausgeliefert. - Arbeitskleidung von der Steuer absetzen
Das Finanzamt beteiligt sich an den Kosten für typische Berufskleidung. In Ausnahmefällen umfasst der Steuervorteil auch zivile Kleidung. Welche Chancen und Grenzen Steuerzahler kennen sollten, sagt Uta-Martina Jüssen vom BVBC. - Kaufverträge wegen Wuchers nichtig
Wenn Leistung und Gegenleistung in einem besonders groben Missverhältnis stehen, da der tatsächliche Wert einer Eigentumswohnung mehr als doppelt so hoch ist wie der vereinbarte Kaufpreis, ist der Kaufvertrag unwirksam. - Home Office und die Anerkennung durch das Finanzamt
Ein häusliches Arbeitszimmer und ein Telearbeitsplatz sind steuerrechtlich nicht das Gleiche. Das hat der Bundesfinanzhof neulich klar gestellt. - Chef, Firmenwagen und Finanzamt
Bei der Pkw-Nutzung durch einen Unternehmer für Fahrten zwischen Wohnung und Betriebsstätte fällt nach Ansicht des Bundesfinanzhofs keine Umsatzsteuer an. - Anpassung der Betriebsrente prüfen
Bei der Entscheidung über die Höhe der Anpassung ist unter anderem die wirtschaftliche Lage des Arbeitgebers zu berücksichtigen. - Rabatte für Mitarbeiter und die Lohnsteuer
Rabatte, die Mitarbeitern beim Abschluss von Versicherungsverträgen anfallen, stellen unter bestimmten Voraussetzungen steuerrechtlich keinen Arbeitslohn Dritter dar. - Steuerfalle Quittungsblock
Falsch ausgestellte Quittungen können fatal sein. Das Finanzamt kann den Vorsteueranspruch streichen und Aussteller als Steuerschuldner in Regress nehmen. Was Unternehmen und Privatleute beachten sollten, sagt Axel Uhrmacher. - Eigenbelege und Finanzamt
Ohne Belege lassen die Finanzbehörden in der Regel keinen Kostenabzug zu. Doch in Ausnahmefällen dürfen Steuerzahler auf Eigenbelege zurückgreifen. Was dabei zu beachten ist, sagt Uta-Martina Jüssen.