Das Thema Digital Workplace zieht sich durch das gesamte Unternehmen. So sieht es zumindest der US-Marktforscher Gartner. In seinem Report "Eight building blocks you need to construct your digital workplace plan" legt Gartner eine Systematik vor.
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Die Analysten nehmen sich insbesondere digitalisierte Arbeitsplätze für Wissensarbeiter vor. Sie betonen, wie stark diese Knowledge Worker in die Gestaltung ihrer Arbeitsplätze einbezogen werden müssen, um deren Möglichkeiten auch effektiv zu nutzen. Damit berührt der Digital Workplace neben technologischen auch unternehmenskulturelle Fragen.
Gartner nennt drei übergeordnete Bereiche: Business Alignment, People Alignment und IT Alignment. Aus der näheren Beschreibung ergeben sich acht Säulen, auf denen der Digital Workplace basiert.
Business Alignment: Von der Vision bis zum Return on Investment (ROI)
Gartner verknüpft mit dem digitalen Arbeitsplatz hohe Erwartungen. Er soll nicht nur Arbeitsergebnisse verbessern, sondern Mitarbeiter auf allen Ebenen "inspirieren". Unter das Kapitel Business Alignment fallen damit die ersten drei der acht Bausteine.
1. Vision: In der Vision beschreiben Entscheider, wie ein zukünftiger Digital Workplace aussehen soll und wie alle Beteiligten davon profitieren können.
2. Strategie: Aus der Vision leitet sich eine Strategie ab. Das Unternehmen entwickelt eine Roadmap, um diese Strategie umzusetzen.
3. Metriken: Entscheider überprüfen den Erfolg des Digital Workplace anhand verschiedener Metriken. Diese messen nicht nur die Effektivität und Agilität der Mitarbeiter, sondern auch ihre Zufriedenheit und Bindung an das Unternehmen. Gartner rät, hier auch Tools für Rückmeldungen der Mitarbeiter zu integrieren. Ziel ist, dass die Mitarbeiter ständig an der Verbesserung des Digital Workplace feilen. Letztlich geht es darum, einen Return on Investment (ROI) messen zu können.
People Alignment: Über Mitgestaltung und Freiheit
Die Dimension "People Alignment" umfasst sehr viele Unterpunkte. Gartner unterteilt sie in drei Kategorien:
4. Mitarbeiter-Erfahrungen: Grob gesagt, lautet die Formel: Je wohler sich ein Knowledge-Worker beim Arbeiten fühlt, umso besser die Ergebnisse. Wer den Digital Workplace gestaltet, muss auf Nutzerfreundlichkeit achten - beziehungsweise auf die vielen unterschiedlichen Ansätze, wie Usability verstanden werden kann. Mitarbeiter müssen in die Gestaltung des Arbeitsplatzes einbezogen werden. Gartner will den Digital Workplace als "Smart Workspace" verstanden wissen.
5. Änderungen in der Organisation: Mit der Struktur der Arbeitsplätze ändert sich auch die Kultur innerhalb der Unternehmen, betont Gartner. Wissensarbeiter sollen mehr Mitgestaltungsmöglichkeiten und mehr Freiheiten bekommen. Erforderliche Skills und Verantwortlichkeiten ändern sich, Partnerschaften ebenso. Entscheider werden Bewertungssysteme anders gestalten als früher. Diesem Change muss die Governance eines Unternehmens Rechnung tragen.
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6. Prozesse: Wo Routine-Tätigkeiten verschwinden und kreative Arbeit entsteht, müssen Entscheider ihre Prozesse neu gestalten. Gartner rät, analog zur "Customer Journey", die sich an den Endkunden des Unternehmens richtet, eine "Employee Journey" zu entwickeln. Das wiederum erfordert Daten über diese "Arbeitsreise". Gartner setzt hier auf Künstliche Intelligenz (KI): verfügen Büroräume und Arbeitsgeräte über Sensoren, liefern diese Informationen über die Emloyee Journey.
IT Alignment: Von Analytics bis Mobile
Das Feld IT Alignment unterteilen die Analysten wiederum in zwei Bereiche:
7. Information: Glaubt man Gartner, verlangen Knowledge Worker immer stärker nach passgenauen Analytics-Lösungen. Sie sind zunehmend besser über geeignete Tools informiert und wollen diese am Arbeitsplatz nutzen. Das gilt für Datenanalyse- und Suchwerkzeuge ebenso wie für Collaboration-Tools.
8. Technologie: Wer den Digital Workplace verantwortet, darf nicht nur nach innen sehen. Der Blick muss sich auf das Unternehmen in seiner - jetzigen oder künftigen - Rolle als Teil eines Ecosystems richten. Das heißt: der digitale Arbeitsplatz nutzt Daten aus dem Internet der Dinge ebenso wie aus der Kollaboration mit Kunden und Partnern. Die IT nutzt dafür Artificial Intelligence (AI), Cloud, Mobile und Analytics.
Gartner begreift den digitalen Arbeitsplatz als ständiges Provisorium. Unternehmen müssen jede neue Welle an Technologie integrieren können. Die Analysten messen diesem Thema viel Bedeutung bei: im Rahmen des jährlichen "Hype Cycle for emerging Technologies" hat Gartner in diesem Jahr auch einen eigenen Hype Cycle für den Digital Workplace erstellt. Darin geht es um 40 einzelne Technologien, die die Arbeitswelt künftig prägen (siehe Grafik oben).