Sechs oder zehn Jahre
Grundsätzlich kann die Rückstellung für Archivierungskosten mit den Einzelkosten zuzüglich der mit der Erfüllung der Aufbewahrungspflicht zusammenhängenden Gemeinkosten ermittelt werden. Die Kosten sind dann bei der Rückstellungsbildung in solche für die Aufbewahrung von Unterlagen für sechs und zehn Jahre zu unterteilen, was bei der Dotierung entsprechend zu berücksichtigen ist.
"Die Finanzverwaltung lässt jedoch auch eine vereinfachte Ermittlungsmethode zu, bei der die jährlich wiederkehrend anfallenden Archivierungskosten mit dem Faktor 5,5 multipliziert werden", erläutert Claudia Breitschaft. Eine Unterscheidung zwischen Unterlagen mit einer zehn- und sechsjährigen Aufbewahrungspflicht muss dann aus Vereinfachungsgründen nicht mehr erfolgen. Weiterhin sieht die Methode der Finanzverwaltung einen pauschalen Abschlag von 20 % vor, damit keine aufwendige Trennung in aufbewahrungspflichtige und freiwillig aufbewahrte Unterlagen mehr erfolgen muss.
Die Ermittlungsmethode der Finanzverwaltung wurde mittlerweile auch durch eine Entscheidung des Niedersächsischen Finanzgerichts vom 21. Januar 2009 (Az. 3 K 12371/07) anerkannt. Gegen die Entscheidung des Finanzgerichts ist allerdings eine Revision vor dem Bundesfinanzhof anhängig (Az. X R 14/09).
In der Handelsbilanz war eine Abzinsung von Sachleistungsverpflichtungen bis zum Inkrafttreten des Bilanzrechtsmodernisierungsgesetzes (BilMoG) nicht zulässig. In der Neufassung des § 253 HGB sieht die Vorschrift künftig allerdings eine Abzinsung von Rückstellungen mit einer Restlaufzeit von mehr als einem Jahr vor. Die Abzinsung hat dabei mit dem durchschnittlichen Marktzinssatz der vergangenen sieben Geschäftsjahre zu erfolgen. Der anzuwendende Abzinsungszinssatz wird dabei künftig von der Deutschen Bundesbank ermittelt und monatlich veröffentlicht. (oe)
Quelle: Steuerberatungsgesellschaft SH+C Wagner Bumes Winkler GmbH, Regensburg, www.shc.de