Digitaler Belegaustausch als Managed Service

Es gibt wohl nichts Eintönigeres im Leben eines Sachbearbeiters als Rechnungen zu versenden. Es ist ein sehr stupider und langwieriger Prozess - an Langweile fast nicht mehr zu unterbieten. Doch mit dem rein digitalen Rechnungsversand geht es auch anderes: vollautomatisch, zeitsparend und stets nachvollziehbar.

Genau eine derartige Lösung bietet ein kleines Softwarehaus aus der Pfalz bereits seit über zehn Jahren an. Der "PDFMailer" wurde von der gotomaxx Software GmbH entwickelt, der jüngeren Schwester des ERP-Systemhersteller SoftEngine, der bereits seit 25 Jahren mittelständische Unternehmen mit der hoch performanten kaufmännischen Software "Büroware" und deren neuen Cloud-fähigen Version "Webware" versorgt.

Auf dem Systemhauskongress "CHANCEN" am 27. September 2018 in Düsseldorf hat Softengine-Partner B.I.T Soft aufgezeigt, wie ein kleines Systemhaus seinen Kunden Cloud-Applikationen schmackhaft machen kann. Am Beispiel des digitalen Belegversands hat B.I.T Soft-Geschäftsführer Stephan Meiringer in zehn Minuten den in Düsseldorf anwesenden Systemhausvertretern demonstriert, wie sie mit zukunftsträchtigen Managed Services ihre Kunden glücklich machen können.

Wie das genau vor sich geht, das wurde in dem Workshop auf dem Systemhauskongress "CHANCEN" am 27. September 2018 in Düsseldorf genau erörtert. Dort haben Jürgen Dieterich, seit 2006 Senior Sales Manager bei SoftEngine und gotomaxx, sowie Rolf Bühler, Geschäftsführer bei Distribution2 GmbH, gemeinsam aufgezeigt, wie moderner Dokumentenversand heute funktioniert.

Selbstredend erfolgt der digitale Belegaustausch als Hosted Service, was bedeutet, dass beim Kunden vor Ort keine Software installiert werden muss. Aus dem gotomaxx-Cloud-Portal kann er dennoch Belege wie Rechnungen oder Angebote bequem vom Browser aus - voll- oder teilautomatisiert - an seine Kunden verschicken. Und dieser Automatismus beinhaltet nicht nur den rein digitalen Versand per E-Mail, sondern auf Wunsch auch den klassischen Postweg. Dabei wird der Brief mit dem eigenen Firmenlogo frankiert.

Die neuesten technischen und rechtlichen Standards (ePayment, ZUGFeRD, XRechnung, DSGVO, Verschlüsselung via PKI und weitere) sind selbstredend in dem gotomaxx-Cloud-Portal integriert, so dass jeder Kunde seine individuellen Wünsche erfüllt bekommt. Und dass das ganze keine blanke Theorie ist, dafür sorgte Stephan Meiringer vom gotomax Vertriebspartner B.I.T Soft, der von konkreten Kundenprojekten berichtet hat.

So haben die Teilnehmer in diesem dreiviertelstündigen Workshop erfahren, wie sie mit den im gotomaxx-Portal enthaltenen Cloud-Services zusätzliches ertragreiches Business generieren und ihren Kunden die langweiligen Routinearbeiten abnehmen, so dass sie sich um ihr eigentliches Kerngeschäft (Entwicklung neuer Produkte, Vertrieb und Marketing) kümmern können.