Videokonferenz-Systeme und andere Collaboration Tools stehen aktuell wegen der Coronavirus-Pandemie hoch im Kurs. Doch nicht nur in Krisenzeiten sind Werkzeuge für Remote Meetings für Unternehmen wertvoll: Sie treiben Produktivität sowie Effizienz und sorgen für sinkende (Reise-)Kosten.
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Wie die Praxis zeigt, genügt häufig ein Notebook oder ein Desktop-PC mit Webcam für ein Meeting mit einzelnen Mitgliedern oder dem gesamten Team - unabhängig davon, wo diese sich physisch befinden. Wir stellen Ihnen einige der wichtigsten Plattformen für Videokonferenzen sowie deren Leistungsumfang vor.
Zoom Meetings: Freemium Collaboration
Zoom positioniert sich nach seinem erfolgreichen Börsengang 2019 als einer der führenden Anbieter für Videokonferenzen. Schlüssel zum Erfolg sind dabei die einfache Nutzung und ein attraktives Freemium-Angebot. So können Nutzer bereits mit der kostenlosen Basic-Version eine unbegrenzte Anzahl von Videokonferenzen mit bis zu 100 Teilnehmern abhalten - allerdings nur maximal 40 Minuten lang. 1-to-1-Meetings sind unbegrenzt lang möglich.
Zu den Features zählen dabei HD-Sprach- und Videowiedergabe, Sprecheransicht, lokale Aufzeichnung, Vollbildansicht, Teilnahme via Telefon, TLS- und AES256-Verschlüsselung, Warteraum, sowie Collaboration Features wie Breakout-Räume, Privater oder Gruppen-Chat, Bildschirmfreigabe und Whiteboarding. Jeder kann sich einwählen oder an Zoom-Meetings teilnehmen, wenn er den entsprechenden Link besitzt.
Bei der Pro-Version für 13,99 Euro pro Monat und Moderator kommen zu den Basisfunktionen noch Dinge wie eine unbegrenzte Meeting-Dauer (30 Stunden) mit bis zu 100 Teilnehmern, eine individuelle persönliche Meeting-ID, die Möglichkeit des Streaming über Facebook und YouTube Live sowie Reporting und Mitschnitt oder Speicherung in der Cloud (1 GB) hinzu. Außerdem kann man Umfragen vornehmen oder dem Meeting einen Co-Host bzw. alternativen Host zuweisen.
Zusätzlich hat man über eine REST-API Zugang zu einem Marktplatz für Add-ons, hierbei handelt es sich um nützliche Integrationen in alle möglichen Anwendungen, einschließlich Slack oder Teams. Die Abo-Pläne Business und Enterprise (jeweils 18,99 Euro pro Monat und Moderator) unterscheiden sich primär durch die Anzahl der Hosts, der möglichen Teilnehmer (300 beziehungsweise 500/1000 bei Enterprise+) und dem Cloud-Speicherplatz (1GB je Lizenz vs. unbegrenzt). Außerdem gibt es Single-Sign-On (SSO), ein Admin-Portal, die Möglichkeit, Zoom in ein Online-Lernprogramm einzubetten (Learning Tools Interoperability - LTI), Branding verwaltete Domänen und eine Dolmetscher-Funktion. In allen drei Plänen kann man außerdem als Add-ons gebührenfreie Anrufe und lokale Einwahlnummern, Premium-Support, bis zu 3TB Cloud-Speicher/Monat und bis zu 1.000 Teilnehmer dazu buchen.
Microsoft Teams: Video-Chats mit Office 365
Der Nachfolger von Lync und Skype for Business ist kein alleinstehendes Produkt, sondern ein Teil der Microsoft 365 Suite (früher Office 365). Allerdings kann sich jeder mit einem Microsoft-Konto für die kostenlose Version von Teams anmelden. Die kostenlose Teams-Version eignet sich mit bis zu 300 Mitgliedern und maximal 24 Stunden langen Meetings (aktuell bis 30. Juni 2021) auch für kleine Unternehmen und unterstützt immerhin Gastzugang sowie Einzel- und Gruppen-Videotelefonate, Whiteboards und die Planung von Besprechungen. Auch die Bildschirmfreigabe und das gemeinsame Arbeiten in Web-Versionen von Word, Excel und PowerPoint sind möglich. Allerdings ist der Speicherplatz für gemeinsam genutzte Dateien auf 2 GB pro Benutzer und 10 GB pro Team beschränkt.
Richtig Sinn macht Microsoft Teams als Videokonferenzlösung allerdings erst in Verbindung mit den Business- oder Enterprise-Versionen von Microsoft 365. Mit diesen können Team-Mitglieder eine unbegrenzte Anzahl von Videokonferenzen in HD-Auflösung mit bis zu 300 Teilnehmern (E3: 10.000) abhalten, pro Benutzer bis zu 1 TB (E3: 5TB) Dateien gemeinsam nutzen, Productivity-Apps einbinden (außer Business Basic), Besprechungen aufzeichnen und mit den Desktop-Office-Programmen und SharePoint online an Dokumenten zusammenarbeiten. Den Admins stehen wiederum eine ganze Reihe an Verwaltungs-, Sicherheits- und Compliance-Tools zur Verfügung.
Google Meet: G-Workspace-Videokonferenzen
Die Positionierung von Google Meet (vormals Hangouts Meet) ist vergleichbar mit der von Microsoft Teams, die Lösung ist nämlich fest integriert in Googles Office-Produkt Workspace (früher G Suite). Eigentlich, denn angesichts der starken Nachfrage nach Videokonferenzen steht Google Meet seit Mai 2020 allen Anwendern kostenlos zur Verfügung. Der Dienst erlaubt in der Gratisversion web-basierte Video- und Telefonkonferenzen mit bis zu 100 Teilnehmern - auf 60 Minuten begrenzt. Zu den Features zählen etwa Untertitel in Echtzeit in verschiedenen Sprachen, ein individuelles Layout sowie die Bildschirmfreigabe und das Aufsetzen von Terminen. Wie die meisten Google-Dienste ist Meet für Google Chrome und andere Browser auf Chromium-Basis konzipiert (https://meet.google.com) und funktioniert hier ohne Plugins. Daneben sind mobile Anwendungen für Android und iOS verfügbar. Gmail-Nutzer finden die Meet-Funktion außerdem in ihrem Mail-Programm integriert (Browser und Apps).
Um sich von Zoom, Teams & Co. zu differenzieren, verweist Google auf ein hohes Maß an Sicherheitsmaßnahmen, viele davon sind jedoch mittlerweile auch bei Teams, Zoom & Co. zu finden. Auch bei Google Meet werden kontinuierlich neue Features hinzugefügt, etwa die Möglichkeit, Umfragen durchzuführen
GoToMeeting: Mehr als nur Remote Meetings
LogMeIn hat seine Videokonferenzsoftware GoToMeeting Ende 2019 komplett überarbeitet. Dabei wurde eine ganze Reihe neuer Funktionen implementiert. Unter anderem funktioniert die Lösung nun im Browser via WebRTC sowie über Desktop- und Mobile-Apps. Außerdem wurde der Hub zum Planen und Starten von Meetings neu gestaltet und zeigt nun alle verfügbaren Meeting-Informationen, Diagnosen und Chat-Optionen. Nach Angaben des Herstellers lassen sich Meetings jetzt rund 65 Prozent schneller als zuvor starten.
Die Abopläne beginnen bei 10,75 Euro pro Monat und Host für die Professional-Version. Diese unterstützt zeitlich unbegrenzte Meetings mit bis zu 150 Teilnehmern, außerdem sind Features wie HD-Video, Screensharing, persönlicher Meeting-Raum, Warteraum sowie diverse Plugins und Integrationsmöglichkeiten bereits enthalten. In der Business-Version für 14,33 Euro monatlich kommen weitere 100 mögliche Teilnehmer hinzu. Außerdem kann der Nutzer neben der nun möglichen Aufzeichnung der Konferenz als Video-Datei (lokal oder in der Cloud) auch in der Anwendung direkt Notizen machen, sowie Präsentationsfolien aus einer Besprechung erfassen und in einer PDF-Datei zum späteren Download bereitstellen. Zu den weiteren Features gehören unter anderem Zeichenwerkzeuge und die Möglichkeit der Übergabe von Tastatur und Maussteuerung.
Zusätzlich gibt es noch ein spezielles Enterprise-Angebot für bis zu 3.000 Teilnehmer, hier kann man die Videokonferenz-Lösung mit dem bestehenden Raumsystem verbinden. Außerdem unterstützt LogMeIn die Einführung durch ein kundenspezifisches Onboarding und Schulungen.
Cisco WebEx: Videokonferenz-System-Veteran
1995 gegründet und 2007 von Cisco übernommen, ist WebEx der Veteran unter den Konferenzlösungen, wenngleich auch er für 2021 einige Neuerungen angekündigt (und teilweise bereits umgesetzt) hat. Die Cisco-Tochter gehört zudem zu den Anbietern, die mit Gratisangeboten auf die Verbreitung von Covid-19 und die verstärkte Arbeit aus dem Homeoffice reagieren. So unterstützt die Kostenlos-Version von WebEx bis auf weiteres Meetings mit maximal 50 Minuten Dauer sowie bis zu 100 Teilnehmern und wartet mit Features wie HD-Video, Audio-Einwahl, persönlicher Konferenzraum, Bildschirmfreigabe auf Desktop- und Mobilgeräten, Breakout-Sessions, 1GB Cloud-Speicher und Aufzeichnung auf.
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Außerdem bietet WebEx noch die Versionen Starter (12,85 Euro pro Nutzer und Monat), Business (25,65 Euro) und Unternehmen (je nach Anforderungen) an. Der Unterschied liegt dabei hauptsächlich in der maximalen Anzahl an Teilnehmern, dem zusätzlichen Cloud-Speicher sowie diversen Management- und Integrationsfunktionen.
Jitsi Meet: Open-Source-Alternative zu Zoom & Co.
Eine einfach nutzbare Lösung für Videokonferenzen, die aber dennoch viele Funktionen anbietet, ist Jitsi Meet. Die kostenlose Lösung von 8x8 basiert auf dem offenen WebRTC-Standard und kann auf dem PC direkt und ohne Registrierung im Browser (z.B. Chrome) genutzt werden. Für Smartphones und Tablets stehen Apps (Android, iOS) bereit.
Um eine Video- oder Telefonkonferenz zu starten, gibt man einfach auf https://meet.jit.si/ oder einer anderen Instanz (https://github.com/jitsi/jitsi-meet/wiki/Jitsi-Meet-Instances) den Namen des Meetingroom ein oder übernimmt den zufällig generierten Raumnamen. Im Anschluss kann man dann ein Passwort festlegen und weitere Teilnehmer per Link oder Einwahlnummer einladen.
Obwohl kostenlos, wartet Jitsi Meet mit zahlreichen Features auf, die auch kommerzielle Videokonferenzlösungen bieten. Dazu gehören etwa Verschlüsselung, Chat, HD-Video, Audio-Einwahl, Bildschirmfreigabe und Aufzeichnung. Außerdem kann man die Videokonferenz sogar über Youtube streamen. Einen kleinen Haken gibt es allerdings: Während die Unterhaltung im Netz verschlüsselt ist, kann der Betreiber des Videochat-Servers diese theoretisch einsehen. Insbesondere für Unternehmen interessant könnte daher die Möglichkeit interessant sein, mit wenig Aufwand und Kosten eine eigene Jitsi-Meet-Instanz zu betreiben. Auf diese Weise ist es außerdem möglich, Etherpad zum gemeinsamen Bearbeiten von Dokumenten oder andere Add-Ons zu integrieren.
Außerdem bietet 8x8 mit Jitsi as a Service (JaaS) Unternehmen eine Möglichkeit, die Meeting-Lösung in eigene Apps und Websites zu integrieren. Dies soll es beispielsweise (potenziellen) Kunden ermöglichen, schnell und bequem Kontakt aufzunehmen. JaaS ist als Entwicklerversion mit bis zu 25 aktiven Nutzern pro Monat kostenlos (JaaS Dev), daneben gibt es Pläne für monatlich bis zu 300 aktive Nutzer (JaaS Basic, 99 Dollar), 1500 Nutzer (JaaS Standard, 499 Dollar), bis zu 3000 Nutzern (JaaS Business, 999 Dollar) sowie mehr (JaaS Enterprise). Außerdem werden Aufzeichnung und RTMP-Streaming (z.B. auf YouTube) als Add-ons für jeweils 0,06 Dollar pro Minute angeboten. Die Video-Plattform unterstützt dabei die üblichen Features wie Full-HD, Screensharing, End-to-End-Verschlüsselung, Admin-Konsole oder Custom-UI.
BlueJeans: Pionier der Browser-Videokonferenz
Ähnlich wie WebEx ist auch BlueJeans ein Pionier, nämlich bei Browser-basierten Videokonferenzen über WebRTC. Das im April 2020 von Verizon übernommene Unternehmen fokussiert sich speziell auf spontane Verbindungen über eine App oder den Browser (ohne Download). Zusätzlich unterstützt die Meeting-Lösung von BlueJeans aber auch (je nach Aboplan) Konferenzsysteme und lässt sich in Business-Anwendungen wie Microsoft Teams oder Slack einbetten. Ein weiteres Feature ist die Integration von Dolby Voice für eine verbesserte Audiowiedergabe.
Es gibt drei Servicepläne: "Standard" ist mit 9,99 Dollar pro Host und Monat (jährliche Zahlung) für Einzelpersonen sowie kleine Firmen konzipiert. Das Einstiegsangebot unterstützt eine unbegrenzte Zahl von Videokonferenzen mit maximal 100 Teilnehmern und bietet fünf Stunden Videoaufzeichnung in der Cloud sowie eine Reihe von Funktionen für smarte Konferenzen. "Pro" für 13,99 Dollar monatlich (jährliche Zahlung) enthält zusätzlich 25 Stunden Cloud-Aufzeichnung und unterstützt bis zu 150 Teilnehmer bei einem Meeting. Außerdem gibt es zahlreiche Integrationsmöglichkeiten, etwa in die Collaboration-Suites Slack und Microsoft Teams sowie Okta und Splunk zur Incident-Verwaltung.
Die "Enterprise"-Lösung für 16,66 Dollar pro Host und Monat wiederum bietet zusätzlich die Integration in H.323- oder SIP-basierte Raumsysteme von Cisco, Lifesize & Co. Außerdem enthält der Plan eine unbegrenzte Länge von Cloud-Aufzeichnungen, die Möglichkeit des eigenen Brandings und unterstützt bis zu 200 Teilnehmer. Der Preis für "Enterprise+" mit erweitertem Support, Markenanpassung sowie optionalen Produkt-Add-ons wird individuell verhandelt.
Slack: Videokonferenzen mit Einschränkungen
In einem Collaboration Toolset wie Slack darf natürlich die Möglichkeit, Videotelefonate zu tätigen, nicht fehlen. Die Company nennt das Ganze Slack Calls, allerdings ist die Sache etwas kompliziert geregelt. So sind Einzelgespräche in Form von Audio- und Video-Anrufen zwischen Team-Mitgliedern kostenlos. Will man aber Screen-Sharing nutzen oder eine Audio- oder Videokonferenz mit mehreren Team-Mitgliedern abzuhalten, benötigt man ein Bezahl-Abo (ab 6,25 Euro pro Monat) und selbst dann ist die Zahl der Teilnehmer auf 15 Teammitglieder beschränkt.
Will man gar eine virtuelle Besprechung mit mehr als 15 Personen abhalten, muss man dazu einen Workspace einrichten und Einladungen versenden. Außerdem müssen die Gäste Slack-Accounts einrichten, um an der Videokonferenz teilzunehmen. Eine andere Option ist es, Slack so zu konfigurieren, dass es mit Diensten wie Zoom, Bluejeans, WebEx oder GoToMeeting zusammenarbeitet. Allerdings können nicht alle Videodienste als Standard-Conferencing-App für einen Workspace festgelegt werden.
Der Anteil der Mitarbeiter, die gerne an Videokonferenzen oder Web-Meetings mit Bildschrimfreigabe teilnehmen, unterscheidet sich von Land zu Land deutlich. Bei der Organsiation von Meetings mit internationalen Teilnehmern sollte man darauf Rücksicht nehmen.
Meetings mit Video dauern generell etwas länger, sind aber wegen der geringeren Möglichkeiten der Teilnehmer, sich nebenher mit etwas anderem zu beschäftigen, in der Regel effektiver.
Bildschirmfreigabe hat ähnliche Effekte wie Videonutzung. Zusätzlich führt sie dazu, dass sich deutlich weniger Teilnehmer früher aus dem Meeting ausklinken.
Die Wahrscheinlichkeit, dass Mitarbeiter Videokonferenzen nutzen, hängt auch von der Tageszeit ab. Früh morgens und ab 18 Uhr ist sie am geringsten.
Der Anteil der Teilnehmer, die ein Meeting verlassen, wenn noch mindestens 10 Minuten der dafür geplanten Zeit verbleiben, nimmt im Laufe des Tages ab.
Unabhängig von der Tageszeit nimmt der Anteil der Teilnehmer, die ein Meeting verlassen, wenn noch mindestens 10 Minuten der dafür geplanten Zeit verbleiben, mit der Dauer des Meetings stark zu. Viele haben offenbar das Gefühl "dasss schon alles gesagt wurde, aber noch nicht von allen."
Bei der Teilnahme von Menschen aus mehreren Ländern an einem Meeting nimmt die Dauer des Meetings nimmt für jedes weitere Land deutlich zu. Das sollte man bereits bei der Planung berücksichtigen.
Die durchschnittliche Dauer eines Meetings variiert je nach Land um etwa 17 Minuten. Mit 31,1 Minuten ist sie in Norwegen am kürzesten und mit 48,3 Minuten in Schweden am längsten. Deutschland und die Schweiz liegen bei der durchschnittlichen Meeting-Dauer mit jeweils rund 38 Minuten im Mittelfeld.