Nationale Zahlverfahren für Überweisungen und Lastschriften gehören der Vergangenheit an: Zum 1. August wurden sie zugunsten der europaweit einheitlichen SEPA-Zahlverfahren abgeschaltet. Doch noch immer hinken viele Unternehmen bei der SEPA-Umstellung hinterher. Über 30 Prozent der Firmen waren auf SEPA nicht richtig vorbereitet. Wer die Umstellung versäumt hat oder dabei Fehler gemacht hat, kann große Schwierigkeiten bekommen. Es drohen erhebliche Mehrkosten und Liquiditätsengpässe.
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Der Teufel steckt im Detail
Unternehmen sollten dringend prüfen, ob sie wirklich für SEPA fit sind. Es lauern einige Fallstricke, die leicht übersehen werden. Die SEPA-Umstellung ist ein komplexer Prozess. Selbst wenn alle technischen Voraussetzungen stimmen, läuft selten alles reibungslos. Wichtige Fragen sind: Stehen auf eigenen Rechnungen jetzt die europaweit gültige IBAN und BIC statt der nationalen Kontoangaben? Sind alle Lastschriftkunden über die SEPA-Umstellung unter Angabe der Gläubiger-Identifikationsnummer und der jeweiligen Mandatsreferenznummer informiert? Liegen die Lastschriftmandate im Original vor?
Viele Tücken liegen im Detail: Der Verwendungszweck lässt nun nur noch Raum für 140 statt 378 Zeichen. Sonderzeichen oder Umlaute sind tabu. Schnell kommt es zu missverständlichen Informationen und unnötigen Nachfragen.
Testlauf
Testläufe bewahren vor bösen Überraschungen. Unternehmen sollten Überweisungen oder Lastschriften probeweise aus der Buchhaltungssoftware generieren, in das Online-Banking überführen und hier ausführen. So stellen sie sicher, dass die internen Systeme die SEPA-Zahlungsinformationen richtig verarbeiten und im neuen XML-Format fehlerfrei ausgeben. Unstimmigkeiten lassen sich schnell erkennen und gezielt beheben.
Nachzüglern läuft die Zeit davon. Von Selbstversuchen ist dringend abzuraten. Unternehmen sollten sich beraten lassen und umgehend Kontakt zu ihrer Hausbank und ihrem IT-Dienstleister aufnehmen. Hilfreich sind vorformulierte Schreiben und Lastschriftmandate, die Kreditinstitute ihren Kunden zur Verfügung stellen. Die Leitung des Umstellungsprozesses sollten IT-Verantwortliche übernehmen. Sie sind mit den Anforderungen am besten vertraut und überblicken auch sensible Datenschnittstellen. So kann der Umstellungsprozess sicher und ohne böse Überraschungen über die Bühne gehen.
Der Autor Markus Kessel ist Geschäftsführer des Bundesverbands der Bilanzbuchhalter und Controller e.V. (BVBC), www.bvbc.de.
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