Fahrten mit dem Dienstwagen dokumentieren

Mit einem Fahrtenbuch dokumentieren Sie die mit einem Fahrzeug zurückgelegten Kilometer. Fahrtenbücher werden aus verschiedenen Gründen benötigt, zum Beispiel für das Finanzamt, den Arbeitgeber und teilweise auch für die Polizei. Fahrtenbuch-Apps erleichtern die Aufzeichnungen erheblich. Es gibt sie sowohl für Android als auch iOS.

Welche Fahrtenbuch-Apps gibt es?

In den App-Stores von Apple und Google finden sich zahlreiche Fahrtenbuch-Apps. Aktuelle Beispiele sind etwa die App von Lexware (Vimcar), die mit einem Stecker für das Fahrzeug zusammenarbeitet, die App "Fahrtenbuch" von Meyer Solutions (nur iOS) sowie das "Tour-Fahrtenbuch" (Android und iOS).

Während die Streckenberechnung bei Lexware mit Hilfe des mit dem Fahrzeug verbundenen Steckers erfolgt, setzen die anderen beiden Apps auf eine Berechnung der zurückgelegten Strecke über Google Maps. Dadurch kann es allerdings zu Diskrepanzen mit dem Kilometerzähler des Fahrzeugs kommen. Daher müssen die zurückgelegten Kilometer nach jeder Fahrt überprüft und mit dem Stand des Kilometerzählers abgeglichen werden.

Ähnlich funktionieren auch die Apps Psngr und SquareTrip Fleet. Sie stehen jeweils für Android als auch iOS zur Verfügung. In den Gratis-Versionen ist der Funktionsumfang jedoch eingeschränkt. Trotzdem bieten sie teils bis zu 40 kostenlos aufzeichenbare Fahrten pro Monat.

Was ist ein Fahrtenbuch?

In einem Fahrtenbuch werden Angaben über zurückgelegte Fahrten verzeichnet. Dazu gehören zum Beispiel das Abfahrtsdatum sowie der Ort, an dem die Fahrt begonnen hat. Wichtig sind meist auch Angaben über den Fahrer und den Zweck der Fahrt. Nicht zuletzt müssen in der Regel auch der Kilometerstand bei Beginn der Fahrt sowie die zurückgelegten Kilometer verzeichnet werden.

Welchen Formen gibt es?

Handschriftlich geführte Fahrtenbücher sind möglich, sie dürfen aber nicht aus losen Blättern bestehen. Sie sollten daher gebunden sein und keine leeren Zeilen enthalten. Nachträglich dürfen keine Manipulationen möglich sein. Letzteres gilt im übrigen auch für alle Arten von elektronischen Fahrtenbüchern. Aus diesem Grund werden auch per Excel geführte Fahrtenbücher vom Finanzamt nicht anerkannt. Nachträgliche Änderungen wären hier allzu leicht möglich.

Neben handschriftlich geführten Fahrtenbüchern gibt es auch elektronische Varianten mit GPS, die sich zum Beispiel fest in einem Fahrzeug einbauen lassen. Da dies nur mit Hilfe einer Werkstatt möglich ist, sind diese Lösungen relativ teuer. Die Daten für das Fahrtenbuch werden durch eine Kombination der Informationen über die Geschwindigkeit des Fahrzeugs und der GPS-Daten erstellt. Diese Lösungen eignen sich besonders für Firmenwägen, die von mehr als einer einzigen Person genutzt werden.

Eine Variante dieser Methode sind spezielle Fahrtenbuch-Stecker, die in geeigneten Fahrzeugen angebracht werden können. Benötigt wird eine sogenannte OBD-Schnittstelle (On-Board-Diagnose). Sie ist in Fahrzeugen mit Ottomotor seit 2001 und in Dieselfahrzeugen seit 2004 standardmäßig vorhanden. Gelegentlich enthalten diese Stecker auch eine SIM-Karte, so dass die erfassten Daten direkt auf dem Server eines Dienstleisters abgelegt werden können. Findige Programmierer haben zudem schnell erkannt, dass sich Smartphones ausgezeichnet dazu eignen, mit einer passenden App ein elektronisches Fahrtenbuch zu führen. Dazu später mehr.

Fahrtenbücher: Besteht eine Pflicht oder sind sie freiwillig?

Die Antwort auf diese Frage hängt von der Ausgangssituation ab. So kann es etwa nötig sein, ein Fahrtenbuch zu führen, um den privaten Nutzungsanteil eines Firmenwagens versteuern zu können. Das gilt aber nicht, wenn Sie von der sogenannten Ein-Prozent-Regel profitieren wollen. Diese wird zur pauschalen Versteuerung eines teilweise auch privat genutzten Firmenwagens verwendet. Die Regelung ist beliebt, da sich damit viel Zeit einsparen lässt. Wer dagegen vor allem Steuern sparen will, der sollte ein Fahrtenbuch führen.

Die Ein-Prozent-Regel kann seit 2006 außerdem nur noch für Fahrzeuge angewendet werden, die zu mindestens 50 Prozent betrieblich genutzt werden. Hier kommt wiederum das Fahrtenbuch ins Spiel. Mit ihm kann gegenüber dem Finanzamt nachgewiesen werden, dass ein Fahrzeug die Quote von mindestens 50 Prozent betrieblicher Nutzung erfüllt. Dazu zählen ebenso alle Fahrten zwischen privater Wohnung und Arbeitsplatz.

Auch Selbstständige können ein Fahrzeug in das Betriebsvermögen aufnehmen. Hier gibt es Quoten von 10 bis 50 Prozent und über 50 Prozent. Als Beleg wird wiederum ein Fahrtenbuch benötigt. Das Finanzamt erkennt Fahrtenbücher aber nur dann an, wenn es alle erforderlichen Angaben zu privaten und dienstlichen Fahrten enthält. Dass die Einträge nachträglich nicht mehr geändert werden dürfen, wurde bereits erwähnt. Außerdem muss das Fahrtenbuch zeitnah geführt werden.

Anders sieht es aus, wenn nach schwerwiegenden Verkehrsverstößen die Führung eines Fahrtenbuchs angeordnet wird. Die Maßnahme soll dann dazu dienen, den richtigen Fahrzeugführer doch noch zu identifizieren. Angaben zur Fahrtstrecke sind in diesem Fall nicht erforderlich, aber sehr wohl, wer jeweils der Fahrer war. Bei Verstößen können 100 Euro Bußgeld erhoben werden.

Welche Angaben sollte ein Fahrtenbuch enthalten?

Für betriebliche Fahrten benötigt das Finanzamt meist folgende Angaben:

• Handelt es sich um eine private, berufliche oder gemischte Fahrt?

• Welchem Zweck diente die Fahrt? Bei privaten Fahrten ist diese Angabe nicht erforderlich.

• Wie lauten Start und Ziel mit genauer Adresse und wie waren die Kilometerstände?

• An welchem Datum erfolgte die Fahrt und wie lautet der Name des Fahrers?

• Mussten Umwege gefahren werden? Falls ja, aus welchen Gründen?

Welche Fähigkeiten sollte eine Fahrtenbuch-App haben?

Die Berliner Steuerkanzlei Felix1 hat eine Reihe von Anforderungen an Fahrtenbuch-Apps zusammengestellt:

1. Sie müssen vollständig sein: Alle Angaben müssen vollständig erfasst werden. Einige Fahrtenbuch-Apps unterstützen den Nutzer bei dieser Anforderung, indem sie auf fehlende Angaben hinweisen.

2. Sie müssen lückenlos geführt werden: Jeder gefahrene Kilometer muss inklusive der privaten Fahrten eingetragen werden.

3. Sie müssen Manipulationssicher sein: Eingaben dürfen nachträglich nicht geändert werden können, um den Anforderungen des Finanzamts zu entsprechen.

4. Sie benötigen Funktionen zur Auswertung und zum Export: Wie lassen sich die Daten aufbereiten und exportieren?

5. Sie sollten leicht zu installieren sein: Diesen Punkt erfüllen heutzutage in der Regel alle Apps, da sie einfach aus dem jeweiligen App-Store heruntergeladen und eingerichtet werden können.

6. Sie sollten benutzerfreundlich sein: Wie gut oder schlecht lassen sich zum Beispiel die ermittelten Entfernungen mit den Kilometerständen des Fahrzeugs abgleichen?

7. Zusatzfunktionen: Auch dieser Punkt ist bei der Wahl der passenden App von Bedeutung, da manche Anwendungen beispielsweise ebenfalls zum Berechnen des Spritverbrauchs verwendet werden können.