Grundsätzlich muss jede schriftliche Mitteilung, die geeignet ist, im Einzelfall den ersten schriftlichen Kontakt zwischen den Geschäftspartnern herzustellen, die gesetzlich vorgeschriebenen Angaben enthalten. Ausgenommen sind dabei Mitteilungen in einer laufenden Geschäftsbeziehung, die üblicherweise auf Vordrucken erfolgen, in denen lediglich die im Einzelfall erforderlichen besonderen Angaben eingefügt zu werden brauchen.
Nicht als Geschäftsbrief gilt der gesamte interne Schriftverkehr zwischen einzelnen Abteilungen, Niederlassungen oder Außenstellen und Quittungen, Abholbenachrichtigungen Werbende Nachrichten, z. B. Prospekte, Zeitschriftenbeileger, Postwurfsendungen, Zeitungsanzeigen.
Geschäftsbriefe, die gleichzeitig Handelsbriefe sind, also ein Geschäft des Kaufmanns betreffen, das zu seinem Handelsbetrieb gehört, sind 6 Jahre lang aufzuheben. Für die dazugehörigen Datenträger und Buchungsbelege gilt jedoch eine Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren. Sofern noch nicht geschehen ist es daher durchaus ratsam, ein Konzept betreffend die Speicherung des geschäftlichen e-Mailverkehrs aufzustellen und umzusetzen.
Möchte der Unternehmer nun etwa eine Rechnung schreiben, stellt sich für ihn die zweite Frage:
Welche gesetzlichen Vorschriften sind zu beachten?
Das richtet sich danach, welche Form das Unternehmen hat.
Nicht-Kaufmann / Gesellschaft bürgerlichen Rechts
Für die Gewerbetreibenden, die nicht im Handelsregister eingetragen sind, regelt § 15 b GewO, welche Angaben auf Geschäftsbriefen zu stehen haben. Das sind mindestens ein ausgeschriebener Vorname Zuname (Familienname) ab dem 22. Mai 2007 zusätzlich die ladungsfähige Anschrift.
Beispiel: Lieschen A. Müller und Lena Meier GbR, Gottfriedstr. 24, 12345 Himmelhausen.