Geschäfts-E-Mail unterliegen den gleichen gesetzlichen Anforderungen wie Geschäftsbriefe. Seit dem 16.11.2006 ist das Gesetz über elektronische Handelsregister und Genossenschaftsregister sowie das Unternehmensregister in Kraft getreten und hat damit die gesetzlichen Anforderungen an Geschäftsbriefe verschärft.
Vereinfacht gesagt müssen damit seit Jahresbeginn Firmen und Unternehmer ihre Geschäftsbriefe, unabhängig ob "analog" oder digital, mit Angaben aus dem Handelsregister ergänzen, so wie es bislang nur für GmbHs und AGs galt. Unterlässt ein Unternehmer diese Anpassung, kann dies für ihn sowohl ein Ordnungsgeld wegen des Gesetzesverstoßes in Höhe von bis zu 5.000,00 Euro wie auch teure Abmahnungen von Mitbewerbern zur Folge haben, falls er durch die Versendung seines Geschäftsbriefes einen Verstoß gegen das Wettbewerbsrecht begeht.
Was ist eigentlich ein Geschäftsbrief?
Ein Geschäftsbrief ist jedes Dokument, dass ein Unternehmer zur Förderung seines Unternehmenszwecks versendet. Das umfasst
- Angebotsschreiben
- Annahmeerklärungen
- Bestellscheine
- Rechnungen
-Bestätigungsschreiben
- Sämtliche Korrespondenz mit (End)-Kunden und Lieferanten.
Es handelt sich also mindestens um diejenigen Dokumente, die entweder direkt den Vertragschluss betreffen oder ihn vor- bzw. nachbereiten. Als Geschäftsbrief gilt aber in der Regel der gesamte externe Schriftverkehr eines Unternehmens, dh. sämtliche schriftlichen Mitteilungen an einen oder mehrere Empfänger. Hinzu kommen also noch beispielsweise Nachrichten Schriftverkehr mit Behörden und Gerichten.