Google Docs und Co. knabbern am Office-Kuchen

Die Marktfüherschaft von Microsoft Office ist unumstritten, doch Alternativprogramme wie Openoffice oder Google Apps bringen sich immer öfter ins Gespräch. Die Systeme werden zunehmend geschäftstauglich, doch ihr Einsatz ist nicht in allen Fällen sinnvoll.

Microsoft Office ist die dominierende Büro-Lösung in den Unternehmen. Kostenlose und Web-basierende Alternativen wie etwa Google Apps Premier Edition konnten an dieser Stellung bislang wenig ändern. Auch andere Konkurrenten reden nicht mehr davon, MS Office komplett aus den Büros verdrängen zu können. Ein vergleichbares Bild zeichnet die Kundenseite, die in Alternativsystemen keine Option sieht, um die Microsoft-Lösung vollständig aus dem Haus zu werfen.

Doch die Bedeutung von Angeboten wie Openoffice oder Zoho in der Geschäftswelt wächst trotzdem - und zwar nicht als Ersatz, sondern als Ergänzung zu MS Office. Dieser von Anbieter- und Anwenderseite immer öfter zu hörende Tenor wird von einer Forrester-Studie bestätigt, wonach weltweit 57 Prozent der Unternehmen künftig Alternativsysteme ergänzend zu Microsofts Büro-Suite einsetzen.

49 Prozent der Firmen gehen außerdem davon aus, dass bei ihnen solche Lösungen für bestimmte Nutzergruppen und spezielle Einsatzszenarien zur Anwendung kommen werden. Für die Untersuchung stellte Forrester 115 Unternehmen aus Nordamerika und Europa die Frage, welche Rolle alternative Bürowerkzeuge in Zukunft in ihrem Haus spielen könnten.

Die Umfrage zeigt auch: Die Unternehmen beschäftigen sich mehrheitlich mit den Möglichkeiten, welche die Softwarewelt jenseits von MS Office bietet. Lediglich 13 Prozent erwarten, dass sie auch in Zukunft keine Alternativen zum Produktpaket aus Redmond einsetzen werden.

Einsparungen bis zu 90 Prozent

Schließlich lassen sich mit den größtenteils kostenlosen Büroprogrammen deutliche Einsparungen erreichen. Forrester-Analystin Sheri McLeish berichtet von Spannen zwischen 25 und 90 Prozent, um die sich die Gesamtkosten (TCO) reduzieren lassen, wenn MS Office durch Openoffice ersetzt würde. Hinzu kommt, dass viele Firmen die immer größer werdende Abhängigkeit vom Redmonder Softwarehersteller fürchten, weil die Büro-Suite mittlerweile sehr eng mit den übrigen Microsoft-Produkten verzahnt ist. "Unternehmen möchten flexibel bleiben und die Möglichkeit haben, auch Nicht-Microsoft-Systeme einzusetzen", sagt McLeish.

Da kommt es den Firmen gelegen, dass Büroprogramme wie Openoffice oder Google Apps zunehmend Business-tauglich werden. Sie erweitern stetig ihren Funktionsumfang und decken inzwischen Aufgabenbereiche ab, für die bislang MS Office vorbehalten waren. In der Openoffice Community sind zum Beispiel mehr als 500 Erweiterungen für das quelloffene Büroprogramm verfügbar. Zudem setzt die Entwicklergemeinde auf Widgets als Alternative zu Makros, da die Unterstützung von Makros oft als wichtiges Argument für den Einsatz von MS Office herhalten musste.

Darüber hinaus arbeitet Openoffice mittlerweile auch mit der Makrosprache Visual Basic for Applications (VBA) - zumindest IBMs Openoffice-Variante Lotus Symphony. Die neueste Version der kostenlosen Büro-Suite basiert nun auf dem aktuellen Openoffice.org-Code. Symphony unterstützt zudem MS Office OLE (Object Linking and Embedding). Version 3 des Pakets steht seit Oktober zum Download bereit.

Um Alternativen zu MS Office verwenden zu können, müssen Firmen jedoch zunächst wissen, welche Mitarbeiter welche Funktionen benötigen. Mc Leish empfiehlt, die Belegschaft in verschiedenen Gruppen zu unterteilen - abhängig vom Umfang an Office-Funktionen, den sie benötigen.

Dann lässt sich erkennen, welche Anforderungen sich zum Beispiel mit Openoffice oder Web-basierenden Programmen erfüllen lassen. Nicht immer muss dabei der Bedarf zu hundert Prozent gedeckt sein. Es gibt Beispiele von Firmen, die MS Office durch eine kostenlose Büro-Suite ersetzt haben, obwohl die Alternative nicht das komplette Spektrum an benötigten Features bietet. Der Spareffekt bei den Lizenzkosten war für diese Unternehmen wichtiger, als die vollständige Abdeckung aller bis dahin gewohnten Office-Funktionen.