Im Zuge der rasanten Entwicklung von Mobile- und Cloud-Computing haben sich die die Anforderungen an Dokumenten-Management-Systeme, die im digitalen Chaos für Ordnung und Transparenz sorgen, in den vergangenen Jahren grundlegend verändert. Denn heute müssen geschäftskritische Dokumente nicht nur im Büro, sondern zunehmend auch im Home Office, beim Kunden vor Ort oder unterwegs verfügbar sein. Anwender wollen auf ihre Dateien auch mobil zugreifen und dabei in Sachen Bedienbarkeit keine Kompromisse machen. Das heißt, Dokumente sollen auch auf dem Smartphone oder Tablet-PC bequem bearbeitet werden können. Hinzu kommt, dass aufgrund der zunehmenden Digitalisierung unseres Alltags die Menge an zu verwaltenden Dokumenten kontinuierlich wächst. Die Konsequenz: Das benötigte Dokument zur richtigen Zeit zu finden wird immer schwieriger.
Vor diesem Hintergrund erleben DMS-Systeme derzeit ihre Renaissance, und das sowohl im privaten als auch im geschäftlichen Bereich. Dabei scheinen die Grenzen zwischen Business- und Consumer-Software immer weiter zu verschwinden. Online-Dienste wie Dropbox und Box, die sich zunächst unter Privatanwendern etabliert haben, finden nun ihren Weg in den Enterprise-Sektor und bieten sich als eine zunehmende attraktive Alternative für KMU an, die sich klassische Systeme früher nicht leisten konnten - oder aufgrund der hohen Komplexität nicht leisten wollten. Gleichzeitig offerieren viele Consumer-Produkte wie etwa Doctape, Fileee und Doo - alle drei Services stammen aus Deutschland - leistungsstarke Dateiverwaltungsfunktionen, die vor einigen Jahren nur bei Unternehmen infrage kamen.
- Alfresco
Durch die Automatisierung Dokumenten-intensiver Geschäftsprozesse und die Ermöglichung von effizienter Zusammenarbeit im Team hilft die quelloffene DMS-Lösung "Alfresco", den Überblick im Dokumenten-Dschungel zu behalten. - DocuWare Online
Bei der DocuWare GmbH handelt es sich um ein spezialisiertes Softwarehaus, das auf über 20 Jahre Erfahrung im Bereich Enterprise-Content-Management zurückblicken kann. Dies spiegelt sich in einem modular aufgebauten, durchdachten System, das für Einsteiger nicht zu komplex sein und gleichzeitig die Qualitätsanforderungen anspruchsvoller Nutzer genügen sollte. - Amagno
"Amagno" bietet sich als eine umfassende Cloud-basierende DMS-Suite an, die mit einem interessanten Ansatz bei der effizienten Dokumentenverwaltung punkten kann. Collaboration-Funktionen, die die Team-Zusammenarbeit fördern, sind nahtlos in das System integriert. - Accantum Hosted
Mit "Accantum Hosted" bietet sich eine einfache Lösung für Mittelständler an, mit der sich Dokumente archivieren, indexieren, bearbeiten und in der Cloud zur Verfügung stellen lassen. Das Tool dürfte vor allem für Firmen attraktiv sein, die an eine automatisierte, effiziente und revisionssichere Archivierung besonders interessiert sind - Dropbox for Business
Streng genommen ist "Dropbox for Business" kein DMS-System im engeren Sinne. Doch leistungsstarke Versionierungs-Tools, plattformübergreifende Verfügbarkeit, zahlreiche Integrationsmöglichkeiten mit Anwendungen von Drittanbietern, die die Verwaltung, Suche und Bearbeitung von Dokumenten ermöglichen; sowie die Möglichkeit, gemeinsam im Team Arbeitsdokumente teilen zu können, ist eigentlich alles, was sich viele Anwender unter Dokumenten-Management vorstellen. - Box
"Box Business" vereint Online-Speicher, plattformübergreifendes Dokumenten-Management und Collaboration in einer umfassenden Cloud-Suite, die sich im internationalen Markt bereits durchgesetzt hat. Mit einem starken Partner wie der Deutschen Telekom an der Seite will sich der Dienst nun auch in Deutschland etablieren.
Von dieser Marktentwicklung profitieren in erster Linie kleine und mittlere Unternehmen, die nun unter einer Vielzahl preisgünstiger Lösungen auswählen können. Diese sind flexibel, leicht zu implementieren und bieten gleichzeitig die einfache und intuitive Bedienbarkeit eines Consumer-Produkts an. An diese Anwendergruppe richten sich die modernen DMS-Systeme, die auf den folgenden Seiten aufgeführt werden.
Alfresco
Bei "Alfresco" handelt es sich um eine populäre DMS-Lösung, die sich mit rund sieben Millionen Anwendern in der Praxis längst bewährt hat. Die aus Großbritannien stammende Software basiert auf Java und zählt zu den wichtigsten DMS-Lösungen aus dem Open-Source-Lager. In der Community-Edition ist sie kostenlos erhältlich. Zusätzlich bietet der Anbieter kostenpflichtige Produkte, die sich entweder auf dem eigenen Server installieren oder on-demand beziehen lassen.
Highlights: Neben den marktüblichen Features im Bereich Archivierung und Dokumentenfreigabe, die bei keinem klassischen DMS-System fehlen dürfen, bietet Alfresco einige Sonderfunktionen, die den Unterschied machen können. Dazu zählen beispielsweise Social-Enterprise-Features, mit denen Anwender Inhalte entdecken und mit Kollegen austauschen können. Die Arbeit des Teams an Dokumenten lässt sich mit der Software auf einfache Weise in benutzerspezifischen Workflows abbilden, die für Produktivität im Alltag sorgen sollen. Ein weiterer Pluspunkt besteht in den Integrationsmöglichkeiten. So lässt sich die Software mit Microsoft Office, Apple iWork, Adobe Creative Suite, Google Docs und weiteren Systemen integrieren.
Foto: Diego Wyllie
Preise und Verfügbarkeit: Alfresco ist sowohl on-premise als auch on-demand erhältlich. Firmen, die sich für die Cloud-Lösung entscheiden, erhalten 10 GByte Speicherplatz für ihre Dokumente kostenlos. Wer mehr Platz benötigt, kann unter verschiedenen kostenpflichtigen Abo-Plänen auswählen. Die Preise fangen hier bei monatlich 49 Dollar Basisgebühr plus 9 Dollar pro Anwender an. Die Community-Edition ist kostenlos und richtet sich in erster Linie an Anwender, die das System nach ihren eigenen Bedürfnissen anpassen möchten.
Fazit: Durch die Automatisierung dokumentenintensiver Geschäftsprozesse und die Möglichkeit der effizienten Zusammenarbeit im Team hilft Alfresco Unternehmen dabei, den Überblick im Dokumenten-Dschungel zu behalten.