"Unternehmen können für die teure Verpflichtung zur mehrjährigen Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen steuermindernd eine Archivierungskostenrückstellung bilden", sagt Diplom-Betriebswirtin Claudia Breitschaft, Wirtschaftsprüferin und Steuerberaterin bei der Regensburger Steuerberatungsgesellschaft SH+C Wagner Bumes Winkler GmbH. Die Rückstellung ist dabei sowohl nach den Vorschriften des Handelsgesetzbuchs (HGB) wie auch nach den International Financial Reporting Standards (IFRS) zu bilden.
Nach den Vorschriften des Handelsrechts (§ 257 HGB) und Steuerrechts (§ 147 AO) sind Unternehmen verpflichtet, ihre Geschäftsunterlagen eine bestimmte Zeit - meist sechs oder zehn Jahre - aufzubewahren. Für die Erfüllung dieser Aufbewahrungspflicht und die dadurch entstehenden Kosten ist im Jahresabschluss eine Rückstellung für ungewisse Verbindlichkeiten zu bilden (§ 249 Absatz 1 Satz 1 HGB). "Die Aufbewahrungspflicht stellt eine öffentlich-rechtliche Verpflichtung dar, die bereits in dem Jahr wirtschaftlich verursacht wird, in dem die betreffenden Unterlagen entstanden sind", erläutert Bilanzexpertin Breitschaft.
Das Unternehmen kann dabei unter anderem die folgenden Kosten zurückstellen:
- die Kosten der Lagerung der Geschäftsunterlagen (anteilige Abschreibung, Miete etc.),
- die Personalkosten für die Verwaltung des Archivs und die Einlagerung der Geschäftsunterlagen nach Ablauf des Geschäftsjahres,
- die Kosten für die Abschreibung der Lagerregale,
- die Kosten für die Vorhaltung von elektronischen Buchführungsunterlagen ("digitale Betriebsprüfung").
Für die Abzinsung einer Sachleistungsverpflichtung ist für Zwecke der Steuerbilanz der Zeitraum von der erstmaligen Bildung der Rückstellung bis zum Beginn der Erfüllung maßgebend (§ 6 Absatz 1 Nummer 3a Buchstabe e Satz 2 EStG). "Da die Verpflichtung zur Aufbewahrung der Geschäftsunterlagen unmittelbar mit deren Entstehen beginnt, brauchen Archivierungskostenrückstellungen in der Steuerbilanz bisher nicht abgezinst werden", erklärt Wirtschaftsprüferin Breitschaft.