Gesetzliche Vorgaben und Fristen
Paragraph 257, Abs. 1, HGB (Handelsgesetzbuch)
Nach Paragraph 257, Absatz 1 des HGB, ist jeder Kaufmann verpflichtet, Unterlagen wie Handelsbücher, Inventare, Eröffnungsbilanzen oder Jahresabschlüsse geordnet aufzubewahren. Dazu gehören unter anderem die empfangenen Handelsbriefe sowie Belege für Buchungen in den von ihm nach Paragraf 238, Absatz 1, zu führenden Büchern. Diese dienen der Dokumentation und Beweissicherung sowie dem Gläubigerschutz. Die Vorgaben gelten auch dann, wenn die Buchführungspflicht durch das Bilanzrechtsmodernisierungsgesetz (BilMoG) eingeschränkt ist. Das BilMoG befreit Einzelkaufleute von der handelsrechtlichen Buchführungspflicht, wenn sie nur einen kleinen Geschäftsbetrieb unterhalten und 500.000 Euro Umsatz sowie 50.000 Euro Gewinn in zwei aufeinanderfolgenden Geschäftsjahren nicht überschreiten.
Paragraph 147, Abs. 1, AO (Abgabenordnung)
Die Abgabenordnung regelt die Aufbewahrungspflicht für Bücher und Aufzeichnungen, Inventare oder Jahresabschlüsse. Darunter fallen auch die zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen, die empfangenen Handels- oder Geschäftsbriefe, Buchungsbelege, Zollanmeldungen und weitere Unterlagen, soweit sie für die Besteuerung von Bedeutung sind. Unter Handels- und Geschäftsbriefen werden alle empfangenen und abgesendeten Briefe und Dokumente zusammengefasst, die die Vorbereitung, den Abschluss, die Durchführung und die Rückgängigmachung von Handelsgeschäften regeln. Ebenso zählt die geschäftliche Korrespondenz von Nicht-Kaufleuten in diese Kategorie. Darüber hinaus ist nach der AO auch die interne Kommunikation aufzubewahren, sofern sie sie für die Besteuerung relevant ist.
Paragraph 14b, Abs. 1, UStG (Umsatzsteuergesetz)
Im Umsatzsteuergesetz wird klar definiert, wie Rechnungen zu verwalten sind. Dies gilt auch für Dokumente, die per E-Mail verschickt oder empfangen werden. Demnach hat ein Unternehmer eine Kopie der Rechnung, die er selbst oder ein Dritter in seinem Namen und für seine Rechnung ausgestellt hat, zehn Jahre aufzubewahren. Gleiches gilt für alle erhaltenen Rechnungen.