Foto: Zebra Technologies
In Europa entscheiden sich immer mehr Unternehmen dafür, von Zettel und Stift abzukommen und ihre Mitarbeiter mit Mobilcomputern auszustatten. Bei der Auswahl der Technologie gehen allerdings nicht alle Entscheider mit der notwendigen Sorgfalt vor, sondern wollen die Vorteile der Mobilität möglichst schnell genießen. Das kann schließlich dazu führen, dass genau diese Vorteile sich nicht einstellen oder die Investitionen sich nicht auszahlen.
Manche Unternehmen haben etwa ihre Außendienstmitarbeiter mit handelsüblichen Smartphones ausgestattet, anstatt mit professionellen Geräten für den industriellen Einsatz. Warum? Die Anschaffungskosten für Verbrauchergeräte sind niedriger. Das Problem dabei ist allerdings: Die Gesamtbetriebskosten sind signifikant höher - und Smartphones schlicht und ergreifend nicht für anspruchsvolle Betriebsumgebungen gebaut.
Insgesamt sollten die zuständigen Führungskräfte einige wichtige Punkte beachten, bevor sie eine finale Entscheidung treffen. Nachfolgend habe ich diese zehn Kriterien als Leitfaden für die Beschaffung von Mobilgeräten in Unternehmen zusammengestellt.
1. Einsatzart und Betriebsumgebung
Mobilgeräte, die in anspruchsvollen industriellen Umgebungen wie Warenlagern oder Produktionshallen eingesetzt werden, müssen enorm widerstandsfähig und robust sein. Zahllose Stürze, Flüssigkeiten, extreme Temperaturen - und drastische Temperaturschwankungen - sowie Staub oder Schmutz dürfen ihre Funktion nicht beeinträchtigen. Um die Verbreitung von Bakterien zu verhindern und die Reinigung mit chemischen Desinfektionsmitteln aushalten, müssen die Geräte in Krankenhäusern aus keimresistenten Materialien bestehen.
Darüber hinaus sollten Unternehmen berücksichtigen, wie die Anwender die Mobilgeräte nutzen werden und die damit verbundenen Herausforderungen vorhersehen. Trägt ein Mitarbeiter etwa permanent Handschuhe oder benötigt beide Hände, um schwere oder sperrige Gegenstände zu tragen, sind sprachgesteuerte Anwendungen hilfreich. In einer Klinik ist es sinnvoll, wenn Mobilgeräte leise und unauffällige Signale von sich geben, um die Patienten nicht zu stören - vor allem nachts.
2. Datenerfassung
Barcodes sind heute überall: Sie ermöglichen die Nachverfolgung und Ortung wichtiger Güter. Unternehmen sollten daher untersuchen, wie häufig ihre Mobilgeräte als Scanner verwendet werden und wie hoch die Anforderung an den Scanner ist. Muss ein Gerät etwa täglich zahlreiche Barcodes oder RFID-Tags lesen, sind Geschwindigkeit und Genauigkeit die wichtigsten Faktoren.
Darüber hinaus sollten Entscheidungsträger sich ebenfalls genau anschauen, ob ihre neuen Geräte die Möglichkeit zur Erfassung von 2D-Barcodes und Unterschriften benötigen, eine Kamera zur Dokumentation von Beschädigungen und automatisierten Dokumentenerfassung, oder auch einen Kartenleser zur Zahlungsabwicklung. Eine langfristige Planung ist hier sinnvoll, da ein gutes Gerät eine zukunftssichere Lösung darstellt.
3. Akkuleistung
Die Lebensdauer des Akkus in einem Mobilgeräts beeinflusst unmittelbar die Effizienz im Betrieb. Wird ein Gerät etwa von verschiedenen Anwendern über mehrere Schichten hinweg genutzt, muss der Akku viele Stunden lang einwandfrei funktionieren. Mitarbeiter im Außendienst sind ebenfalls lange unterwegs, oft ohne die Möglichkeit, ihre Geräte aufzuladen. Ein starker oder leicht zu wechselnder Akku sorgt hier für geringstmögliche Ausfallzeiten - und marktübliche Smartphones besitzen in der Regel beides nicht.
4. Anlernzeit und Benutzerfreundlichkeit
Für Unternehmen gilt es auch, die unterschiedlichen Grundvoraussetzungen ihrer Mitarbeiter in Betracht zu ziehen und abzuwägen, wie lange es dauern wird, bis sie die neuen Geräte effizient nutzen können. Das ist besonders in Branchen mit vielen Saisonarbeitern wichtig. Ein ergonomischer Formfaktor und ein intuitives Betriebssystem ermöglichen es den Mitarbeitern, schneller produktiv arbeiten zu können. Da Android-Smartphones den Markt für Verbrauchergeräte dominieren, haben die Anwender die Bedienung verinnerlicht und finden sich bei ähnlich designten professionellen Geräten schnell zurecht. Das erhöht den Bedienkomfort und verkürzt die Anlernzeit.
5. Sicherheitsanforderungen
Auch die Risiken und Konsequenzen einer potenziellen Sicherheitsverletzung durch den Einsatz mobiler Lösungen sollten Unternehmen einkalkulieren. Bei der Absicherung müssen sie zahlreiche Faktoren beachten: Die Auswahl und Konfiguration eines geeigneten Mobile Device Management (MDM) Systems, die Definition und Durchsetzung von Richtlinien, Training der Anwender und die Sicherungsmöglichkeiten der jeweiligen Geräte.
6. Handhabung, Kontrolle und Support
Die Einführung neuer Geräte sollte die Arbeitslast für die IT-Abteilung immer reduzieren. Verzichten Unternehmen allerdings dann auf eine MDM-Anwendung, müssen sich die Mitarbeiter bei Problemen entweder selbst Support suchen - gerade, wenn sie ihre privaten Mobilgeräte dienstlich verwenden - oder sind auf den Helpdesk angewiesen. Das IT-Personal ist dann gezwungen, sich mit einer unübersichtlichen Vielzahl an Modellen beschäftigen zu müssen. Das zentrale Management der Geräteflotte per Fernverwaltung ist daher zur Arbeitserleichterung in vielen Situationen unverzichtbar, von Upgrades bis hin zur Fehlerdiagnose.
7. Wartung und Reparatur
Wer eine Geräteflotte betreibt, muss auch für Schadensfälle vorbereitet sein. Dazu gehört ein schneller Reparaturservice, Ersatzgeräte mit vorinstallierter Software, sowie umfangreicher unkomplizierter Versicherungsschutz. Unternehmen müssen zunächst die Wahrscheinlichkeit von Geräteausfällen bewerten, dann die Auswirkungen der Ausfälle auf Betrieb und Kundenservice evaluieren und schließlich einen Serviceplan auswählen, der diese Risiken abdeckt.
8. Lifecycle Management
Tauscht ein Unternehmen regelmäßig kaputte Geräte aus oder entscheidet es sich in zu kurzen Abständen für die Anschaffung neuer Gerätemodelle, erstreckt sich die Geräteflotte über unterschiedliche Generationen. Das wiederum erhöht sowohl die Komplexität des Supports als auch die Investitionskosten deutlich. Zubehör und Ladestationen für neuere Modelle sind möglicherweise nicht rückwärtskompatibel und erfordern zusätzliche Anschaffungen, wodurch der Wert der vorherigen Investitionen sinkt - gleiches gilt für Business Applikationen die für neue Geräte und Betriebssysteme getestet werden müssen. Bei der Investition sollten Unternehmen also darauf achten, dass die neuen Geräte durch Robustheit und Wartungsverträge einen langen Lebenszyklus sicherstellen.
9. Gesamtbetriebskosten
Trotz der niedrigeren Anschaffungskosten können Smartphones deutlich höhere Gesamtbetriebskosten verursachen als professionelle Mobilgeräte für Unternehmen. Die Ursachen dafür: die Kosten für weiteres Zubehör, schnelle Obsoleszenz und potenzielle Ausfallzeiten. Nutzen Unternehmen Smartphones für branchenspezifische Anwendungen wie das Scannen von Barcodes oder die Abwicklung von Bezahlvorgängen, entstehen für die Funktionserweiterung beträchtliche Kosten - ebenso bei zusätzlichem Schutz gegen Beschädigungen durch Stürze. Experten sind sich einig, dass Smartphones die Gesamtbetriebskosten im Vergleich mit robusten Profi-Geräten um bis zu 50 Prozent erhöhen.
Kalkuliert man die potenziellen Kosten durch Ausfallzeiten, verkürzte Lebenszyklen, zusätzliches Zubehör und den notwendigen Support für eine erfolgreiche Umsetzung, sieht man das tatsächliche Ausmaß der Investition. Seine Mitarbeiter mit Mobilität zu versorgen, kostet eben weit mehr als nur den Gerätekaufpreis.
10. Kontinuität der Geräte
Im Schnitt werden die meisten Smartphones nach etwa 18 bis 24 Monaten obsolet - womit auch das Zubehör in der Regel veraltet. Im Vergleich dazu haben professionelle Geräte eine deutlich höhere Lebensdauer von fünf Jahren oder mehr.
Zudem endet der Sicherheitssupport für Smartphone-Betriebssysteme nach 36 Monaten, während die meisten Unternehmen von ihrem Anbieter fünf Jahre Service erwarten. Läuft auf einem Gerät noch ein altes Betriebssystem, für das keine Sicherheits-Patches mehr angeboten werden, stellt das eine Angriffsfläche für unvorhersehbare Sicherheitsrisiken dar.
Spezielle Services für professionelle Android-Geräte beinhalten aktuelle Sicherheitspatches auch über die 36 Monate hinaus, verlängern so den Lebenszyklus und senken langfristig die Gesamtbetriebskosten. Die eingesetzten mobilen Endgeräte können insgesamt über einen Zeitraum von rund sieben Jahren geschützt werden - das entlastet die IT-Infrastruktur in allen Bereichen.
Das richtige Gerät für den richtigen Job
Kurz zusammengefasst: Statten Unternehmen ihre Mitarbeiter ohne Konzept mit Mobiltechnologie aus, führt das nicht zwangsläufig zu einer erhöhten Produktivität und Effizienz sowie einem besseren Kundenservice. Jedes Unternehmen muss ein Gerät auswählen, das seinen Betriebsanforderungen genau entspricht - nur dann werden sich die Investitionen auch wirklich auszahlen.