Stufe 2: Personaldurchsprache.
Nachdem die Führungskraft sich zunächst ihren Bereich als Ganzen betrachtete, folgt nun die eigentliche Personaldurchsprache. Das heißt, die Aufmerksamkeit der Führungskraft wendet sich den einzelnen Mitarbeitern zu. Sie fragt sich bezogen auf jeden Mitarbeiter Wie schätze ich ihn hinsichtlich seiner Leistungen und seines Potenzials bezogen auf die (künftigen) Anforderungen aufgrund meiner bisherigen Erfahrungen mit ihm ein?
Im nächsten Schritt fragt sich die Führungskraft: Welche Potenziale des Mitarbeiters sind noch ungenutzt, und wie könnten diese entwickelt und für den Erfolg genutzt werden? Die dabei von der Führungskraft erwogenen Maßnahmen können sehr unterschiedlich sein. In Einzelfällen können sie bei Mitarbeitern, deren Leistung schwach und deren Potenzial gering ist, lauten: "Ich trenne mich von dem Mitarbeiter." Beim Gros der Mitarbeiter werden die angedachten Entwicklungsmaßnahmen jedoch eher lauten: "Ich übertrage dem Mitarbeiter (mittelfristig) die neue oder zusätzliche Aufgabe '...' und die Verantwortung für '...', und fördere seine Kompetenz, diese professionell wahrzunehmen." Und bei den Top-Performern mit hohem Entwicklungspotenzial? Bei ihnen kann die angedachte Maßnahme auch lauten: "Ich empfehle ihn meinen Vorgesetzten bzw. dem Personalbereich für 'höherwertige' Aufgaben in der Organisation, da er in meinem Bereich sein Potenzial nicht voll entfalten und nicht den größtmöglichen Nutzen für das Unternehmen erbringen kann."
Sowohl zur Reflektion der Leistung und des Potenzials der Mitarbeiter, als auch zum Planen von deren möglicher Entwicklung empfiehlt es sich oft, Führungskräfte aus anderen Bereichen, die die Mitarbeiter zum Beispiel aufgrund der bereichsübergreifenden Team- und Projektarbeit kennen, beratend als Sparringspartner hinzuziehen - denn sie haben eine andere Perspektive auf die Mitarbeiter.
Stufe 3: Teamklausur
Nach dieser Vorarbeit findet eine Teamklausur mit den Mitarbeitern der Abteilung oder des Arbeitsteams statt. Dort stellt die Führungskraft den Anwesenden die Herausforderungen und Ziele für den Planungszeitraum vor und bespricht sie mit ihnen. Zudem werden im Team die Schritte und Aktionen erarbeitet und organisiert, die erforderlich sind, um die Herausforderungen zu meistern und die Ziele zu erreichen.
Das Ziel hierbei: Alle Mitglieder sollen eine klare Vorstellung davon haben,
was die Herausforderungen und Ziele für den Planungszeitraum sind, und
was es zu tun gilt, um diese zu meistern bzw. zu erreichen.
Gegen Ende der Teamklausur werden zudem regelmäßige Meetings vereinbart, in denen die Entwicklung im Team reflektiert und der Grad der Zielerreichung überprüft wird.