Dokumente, die sich weitgehend selbst aktualisieren - nur eine Vision? Nein, meinen die DMS-Experten von Sysback. Die DaaS-Lösung (Documentation-as-a-Service) des IT-Dienstleisters enthält die Funktionen automatisches Scannen sowie Aufbereiten und Ablegen der Daten mit der Option, alle Änderungen an den Dokumenten online darzustellen. Damit verspricht das Hamburger Systemhaus, alle Erweiterungen und Ergänzungen vollständig und aktuell zu dokumentieren - mit jederzeit möglichem Zugriff auf die zentral im Rechenzentrum abgelegten Dokumente.
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Das klingt trivial, ist es aber keineswegs: Dokumentationsvorgänge werden heute mit unterschiedlichen Werkzeugen wie Excel, Word, Visio und anderen Editoren durchgeführt. Diese Dokumente immer auf aktuellem Stand zu halten, ist sehr schwer. Es gilt, diese Dokumente es immer wieder anzupassen, damit zum Beispiel die Service-Abteilung im Störfall stets Zugriff auf die neueste Version der Betriebshandbücher erhält.
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Documentation-as-a-Service offeriert Sysback im Rahmen eines Managed-Service-Angebots, also in Form eines Abos. Hierfür setzt das Systemhaus beim Kunden einiges voraus: eine Configuration Management Database (CMDB), ein Wiki und natürlich auch automatische Scanner für die nur in Papierform vorhandenen Dokumente. Die von diesen Scannern erzeugten Dateien landen in der CMDB. Von dort werden sie über offene Schnittstellen in die Cloud oder in ein Wiki transportiert, bei Bedarf auch lokal abgespeichert.
Der gesamte Prozess erfolgt natürlich synchron, so dass den Nutzern stets nur ein einziges, sich auf dem aktuellsten Stand befindliches, digitales Dokument vorliegt. Medienbrüche gehören laut Sysback der Vergangenheit an. Bei Bedarf nimmt das Systemhaus seinen Kunden auch die Betriebsdokumentation durch ein Wirtschaftsprüfer-Testat wie PS951 oder ISAE3402 ab.
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