Ob E-Mail-Kommunikation, die Verwaltung großer Kundendatenbanken oder der schnelle Zugriff auf die eigene Firmenwebseite oder den Online-Shop - ein eigener Server kann aus vielen Gründen auch für kleinere und mittlere Unternehmen sinnvoll sein. Mit der zunehmenden Zahl an digitalen Prozessen steigen gleichzeitig die Anforderungen an die Server. Damit wächst nicht nur die Bedeutung von leistungsfähigen Servern für das eigene Geschäft, sie werden auch ein immer größerer Kostenfaktor im Unternehmen.
Grund genug, die Beschaffung von Serverkapazitäten strategisch anzugehen. Das Ziel sollte dabei nicht nur die Einsparung von Kosten sein, sondern auch die Unterstützung von professionellen Geschäftsprozessen, die mit der richtigen Serverlandschaft erreicht werden kann.
- Darauf müssen Sie beim Server-Einkauf achten
In fünf Schritten zeigen wir, welche Punkte gerade kleine und mittlere Unternehmen beim Server-Einkauf beachten sollten. - 1. Systempartner oder Hersteller?
Der Einkauf von Servern direkt über den Hersteller macht vor allem für die Unternehmen Sinn, die auf umfassenden externen Support bei Installation und Wartung nicht angewiesen sind. Für die meisten Unternehmen ist die bessere Lösung jedoch die Beschaffung über einen IT-Systempartner. - 2. Welcher Server passt zu mir?
Server unterscheiden sich vor allem nach Größe, Leistungsfähigkeit, Ausfallsicherheit und Stromverbrauch. Die wichtigste Frage, die sich die IT-Verantwortlichen zunächst stellen sollten, ist die nach dem geplanten Workload. - 3. Preistransparenz durch standardisierte Anforderungsprofile
Um die Angebote für die verschiedenen Serversysteme vergleichen zu können, sollte die Spezifikationen herstellerunabhängig und standardisiert formuliert werden. Nur so lässt sich die nötige Transparenz über Preise und Leistungen erzielen und eine fundierte Grundlage für die Auswahl des ‚richtigen‘ Systems treffen. - 4. Kostenvorteile durch Bedarfsbündelung und vorausschauende Planung
IT-Verantwortliche sollten die Serverbeschaffung nicht losgelöst von anderen IT-Bedarfen betrachten und im besten Fall eine langfristige Beschaffungsstrategie für den gesamten IT-Bedarf entwickeln. - 5. Wie viel Service darf es sein?
Eine hohe Verfügbarkeit des Servers ist für die meisten Anwender von großer Bedeutung. Das wissen auch die Hersteller und bieten entsprechende Service Level Agreements (SLA) mit ständiger Verfügbarkeit des Kundendienstes und technischem Support rund um die Uhr an. Wird dieser Support aber tatsächlich benötigt? Bleiben Sie bei Ihren Anforderungen an das SLA also realistisch - denn ‚Overservice‘ kostet auch mehr.
Oft wird der Beschaffung von Servern aber noch zu wenig Bedeutung beigemessen. Bei vielen kleinen und mittleren Unternehmen ist der Einkauf stark operativ und bewusst von dezentralen Strukturen geprägt. Benötigte Serverkapazitäten werden daher meist erst angeschafft, wenn ein akuter Bedarf besteht. So verschenken die Unternehmen nicht nur Preisvorteile, sondern laufen auch Gefahr, eine unübersichtliche und letztlich nur aufwendig zu wartende Server-Infrastruktur entstehen zu lassen.
In fünf Schritten zeigen wir, welche Punkte beim Servereinkauf unbedingt beachtet werden sollten.
1. Systempartner oder Hersteller?
Der Einkauf von Servern direkt über den Hersteller macht vor allem für die Unternehmen Sinn, die auf umfassenden externen Support bei Installation und Wartung nicht angewiesen sind. Wer etwa in der hauseigenen IT-Abteilung die nötige Expertise hat, und diese auch über Kapazitäten für die Wartung der Server verfügt, sollte die Preisvorteile des Direktkaufes nutzen.
Für die meisten Unternehmen ist die bessere Lösung jedoch die Beschaffung über einen IT-Systempartner. Dieser berät bei der Auswahl der Serversysteme und installiert die physikalischen Server in den Rechenzentren, welche dann vom Unternehmen zusammen mit einem Rechenzentrumspartner betrieben werden.
Für ihre Leistungen verlangen die Systempartner jedoch einen zusätzlichen Aufschlag. Diese Mehrkosten sollten kritisch geprüft werden, denn nicht immer sind sie in ihrer Höhe gerechtfertigt. Daher kann es je nach Projektgröße Sinn machen, die Preise der Server parallel auch direkt beim Hersteller anzufragen, um den Aufschlag später transparent darstellen und mit dem Systempartner auf Augenhöhe verhandeln zu können. Hier ist jedoch zu beachten, dass sich die Systempartner bei Herstellern oftmals hohe Rabatte durch Projektanmeldungen zusichern lassen. Dieser Rabatt ist am Ende für die kommerzielle Gesamtbewertung ausschlaggebend.