Erhalten Beschäftigte von ihrem Arbeitgeber betriebliche Kommunikationsmittel (zum Beispiel Telefon, PC, Internet, E-Mail oder Mobiltelefon) zur Nutzung überlassen, stellt sich die Frage, auf welcher gesetzlichen Grundlage die dabei entstehenden Daten vom Arbeitgeber überwacht werden können. Im Grundsatz ist hier zwischen privater und dienstlicher Nutzung zu unterscheiden. Konsequenz einer vom Arbeitgeber (stillschweigend) gestatteten Privatnutzung ist ein weitgehender Verlust von Kontrollmöglichkeiten über den Datenverkehr der betrieblichen Telekommunikation.
Dienstliche Nutzung
Soweit beim Einsatz betrieblicher Kommunikationsmittel Bezug zu den dienstlichen Aufgaben des Arbeitnehmers (das heißt zu seinen Dienstpflichten) besteht, ist von einer dienstlichen Nutzung auszugehen. Darauf, ob die konkrete Nutzungshandlung zweckmäßig ist, kommt es nicht an. Entscheidend ist aber, dass die jeweilige Nutzung unter abstrakt-objektiven Gesichtspunkten dazu geeignet ist, dienstliche Aufgaben zu fördern. Darunter fällt auch der Austausch von Daten innerhalb des Unternehmens. Was von den Arbeitsvertragsparteien jeweils als Dienstpflicht angesehen wird, ist im Idealfall im Arbeitsvertrag beschrieben oder ergibt sich zum Beispiel aus der Stellenausschreibung. Als dienstliche Nutzung ist ebenfalls die sogenannte betrieblich veranlasste Privatnutzung (zum Beispiel Mitteilung an den Ehepartner, dass sich die Heimkehr verzögert) oder die Förderung des Privatkontaktes zu Kunden anzusehen.
Private Nutzung
Private Nutzung ist in Abgrenzung zur oben vorgenommenen Definition alles, was nicht den dienstlichen Aufgaben des Arbeitnehmers zuzurechnen ist. Die Abgrenzung zwischen dienstlicher und privater Nutzung kann im Einzelfall schwierig sein und gerade in IT-"affinen" Unternehmen zu Problemen führen. Um Überschneidungen zu vermeiden, sind in der Praxis klare Absprachen zwischen Unternehmensleitung und Belegschaft empfehlenswert.
Kontrollmöglichkeiten
Der Arbeitgeber wird regelmäßig ein Interesse daran haben, zu erfahren, ob seine Angestellten die betrieblichen Kommunikationsmittel dienstlich oder privat nutzen. Im Hinblick auf die Zulässigkeit hierfür erforderlicher Kontrollen ist zwischen äußeren Verbindungsdaten und sogenannten Inhaltsdaten zu unterscheiden. Unter äußeren Verbindungsdaten sind all jene Daten zu fassen, die Art und Umfang des genutzten Dienstes umschreiben (bei der E-Mail zum Beispiel Absender, Empfänger, Datum und Größe der E-Mail; bei der Internetnutzung beispielsweise Verbindungszeit, Datenmenge oder URL).
Ein Beispiel: Hinsichtlich der Kontrolle von Inhaltsdaten stehen dem Arbeitgeber bei dienstlich veranlasster Internetnutzung und dem Verbot privater Internetnutzung weitreichende Kontrollbefugnisse zu. Als Gläubiger der vom Arbeitnehmer geschuldeten Arbeitsleistung ist er befugt, sich über eben diese Arbeitsleistung Kenntnis zu verschaffen. Er kann dazu auch Einsicht in den Datenverkehr nehmen. Die gesetzlichen Vorgaben finden sich insofern in den §§ 32, 28 Bundesdatenschutzgesetz (BDSG). Der Arbeitgeber sollte seine Mitarbeiter allerdings über seine Kontrollrechte und Rechte zur Einsichtnahme informieren und ihnen so die Chance geben, sich darauf einzustellen.