Homeoffice - diese Kosten müssen Arbeitgeber tragen

Das Homeoffice etabliert sich in vielen Branchen bereits als zweiter Arbeitsplatz. Bei den damit verbundenen Kosten kommt es aber immer noch zu Unklarheiten. Denn je nachdem, ob Arbeitnehmer auf eigenen Wunsch oder auf Weisung des Arbeitgebers ins Homeoffice wechseln, gelten unterschiedliche Regelungen. Welche Kosten der Gesetzgeber dabei den Arbeitgebern zuschiebt, welche Erstattungen steuerfrei möglich sind, und warum eine vertragliche Regelung wichtig ist, erklären wir in diesem Ratgeber.

Corona-Arbeitsschutzverordnung: Klare Pflichten für Arbeitgeber

Weil im Zuge der Corona-Pandemie immer mehr Arbeitnehmer teilweise oder vollständig ins Homeoffice wechseln, hat das Bundesministerium für Arbeit und Soziales im Rahmen seiner Corona-Arbeitsschutzverordnung dazu klare Regelungen getroffen. Diese betreffen sowohl die Definition des Begriffs "Homeoffice", als auch Bestimmungen zu den Pflichten, die damit für Arbeitgeber einhergehen. Momentan ist die aktualisierte SARS-CoV-2-Arbeitsschutzverordnung in Kraft, sie gilt noch bis zum 7. April 2023.

Eine der Vorschriften des Ministeriums sieht vor, dass die Regelungen zu Arbeitssicherheit und Arbeitsschutz ohne Einschränkung auch für das Homeoffice gültig sind. Damit sind Arbeitgeber also verpflichtet, die Verordnungen des Arbeitsschutzgesetzes und der Arbeitsstättenverordnung auch im Homeoffice ihrer Mitarbeiter zu gewährleisten. Dazu gehört auch eine Gefährdungsbeurteilung. In der Arbeitsstättenverordnung ist genau geregelt, wie diese zu gestalten ist. Für die Kostenübernahme bei der Anschaffung von Arbeitsmitteln gelten ebenfalls klare Regeln, ebenso bei der Besteuerung.

Diese Kosten müssen Arbeitgeber für Mitarbeiter im Homeoffice übernehmen

Generell gilt im Homeoffice: Arbeitgeber müssen ihren Mitarbeitern alle Arbeitsmittel zur Verfügung stellen, die sie zur Erfüllung ihrer Arbeitspflichten benötigen. Welche Ausstattung das genau ist, legen Arbeitgeber aber - wie am betrieblichen Arbeitsplatz auch - selbst fest. Für das Homeoffice gelten jedoch die gleichen Richtlinien der Arbeitsstättenverordnung wie für den Arbeitsplatz im Unternehmen. Besonders im Hinblick auf Tische, Stühle oder Monitore muss deswegen auf Ergonomie und Augenschutz geachtet werden.

Beim Arbeitgeber landen so in erster Linie Kosten für die Einrichtung und für den Betrieb der heimischen Arbeitsstätte. Üblicherweise also Arbeitsmittel wie Computer, Laptops und Büromöbel. Hinzu kommen Kosten für die Anschaffung und auch für die Wartung von Kommunikationsanlagen (Headset, Kamera, Mikrofon), sowie für Heizung und Beleuchtung.

Auch Offline-Büromaterialien, die zur Erledigung der Arbeitspflichten notwendig sind, müssen übernommen werden. Bei der Nutzung von Software besteht zwar einiger Spielraum, es macht aber Sinn, auch Mitarbeiter im Homeoffice mit betrieblich genutzter Software auszustatten. Denn nur mit professioneller Buchhaltungs- oder CRM-Software können Arbeitgeber sicherstellen, dass auch im Homeoffice datenschutzkonform gearbeitet wird.

Das Nutzen privater Endgeräte dürfen Arbeitgeber von Arbeitnehmern nicht verlangen, eine entsprechende Einigung mit dem Arbeitnehmer ist aber möglich. Auch dann bleiben Arbeitgeber aber für die Einhaltung des Arbeits- und des Gesundheitsschutzes sowie für den Datenschutz verantwortlich.

Wichtig: Ansprüche auf Kostenerstattungen haben Arbeitnehmer nur, wenn Arbeitgeber die Tätigkeit im Homeoffice fordern. Wenn Arbeitnehmer auf eigenen Wunsch teilweise oder vollständig ins Homeoffice wechseln, dann bestehen solche Ansprüche auf Kostenerstattung nicht.

Hier hat sich vielerorts die Praxis des "überwiegenden Interesses" etabliert. Bevorzugt ein Arbeitnehmer das Homeoffice, obwohl ein betrieblicher Arbeitsplatz zur Verfügung steht, so kann der Mitarbeiter zwar das notwendige technische Equipment erhalten, bekommt darüber hinaus oft aber keine weitere finanzielle Unterstützung. Wird auf Anordnung des Arbeitgebers in den eigenen vier Wänden gearbeitet, so liegt das überwiegende Interesse beim Arbeitgeber und er muss sowohl Kosten für Arbeitsmittel als auch für die Nutzung des Wohnraumes erstatten.

Recht auf Homeoffice? Das ist der gesetzliche Rahmen

Ob ein Arbeitnehmer von zuhause aus arbeiten darf oder nicht, liegt grundsätzlich im Ermessen des Arbeitgebers. Anders als etwa in den Niederlanden, müssen es Arbeitgeber in Deutschland auch nicht begründen, wenn Sie Angestellten den Wechsel ins Homeoffice nicht gestatten. Arbeits- oder Tarifverträge sowie Betriebsvereinbarungen können hier zwar Sonderregelungen festlegen, ein gesetzliches Recht auf Homeoffice besteht in Deutschland aber (noch) nicht.

Bisher will die neue Bundesregierung dazu lediglich einen "Erörterungsanspruch" gesetzlich verankern. Im Koalitionsvertrag heißt es dazu auf Seite 69: "Beschäftigte in geeigneten Tätigkeiten erhalten einen Erörterungsanspruch über mobiles Arbeiten und Homeoffice. Arbeitgeber können dem Wunsch der Beschäftigten nur dann widersprechen, wenn betriebliche Belange entgegenstehen. Das heißt, dass eine Ablehnung nicht sachfremd oder willkürlich sein darf. Für abweichende tarifvertragliche und betriebliche Regelungen muss Raum bleiben."

Man will es Angestellten also gesetzlich einräumen, mit ihren Arbeitgebern über Homeoffice-Lösungen zu verhandeln, ohne letztere in solche Vereinbarungen zu zwingen. Früher oder später werden sich die meisten Arbeitgeber im Land daher mit den Regelungen zum Homeoffice befassen müssen.

Wichtig: Ebenso wenig wie ein Recht auf Homeoffice gibt es derzeit auch keine Pflicht zum häuslichen Arbeiten. Es ist Arbeitgebern also nicht pauschal gestattet, Arbeitnehmer ins Homeoffice zu schicken, wenn diese das gar nicht wollen. Nur in besonderen Ausnahmen, wenn etwa ein unverhältnismäßig großer Schaden droht, sind Ausnahmen dieser Regelung möglich.

Steuerfreie Kostenerstattung für überlassene Arbeitsmittel

Wenn Sie Angestellten im Homeoffice unentgeltlich Arbeitsmittel überlassen (Laptop, Büromöbel, Drucker), dann handelt es sich dabei nicht um Arbeitslohn (LStR § 19.3 Abs. 2), demnach müssen Sie solche Aufwendungen auch nicht entsprechend versteuern. Dafür müssen aber zwei Kriterien zwingend erfüllt sein:

• Eine private Mitbenutzung der überlassenen Arbeitsmittel seitens des Arbeitsnehmers muss ausgeschlossen sein.

• Das Arbeitsmittel muss grundsätzlich im Besitz des Arbeitgebers verbleiben.

Die Anschaffung solcher Ausstattung kann dann sowohl der Arbeitnehmer als auch der Arbeitgeber übernehmen. Ausgaben des Arbeitnehmers können Arbeitgeber dann - insofern die obigen Kriterien erfüllt sind - als steuerfreien Ersatz erstatten (EStG § 3 Nr. 50).

Im Fall einer privaten Mitbenutzung durch den Arbeitnehmer, geht der Fiskus bei solchen Arbeitsmitteln fast immer von einer Form des steuerpflichtigen Arbeitslohns aus. Ausnahme: Die private Nutzung von Telekommunikations- oder EDV-Geräten wie Handys oder Tablets. Gemäß EStG §3 Nr. 45 kann hier ebenfalls eine steuerliche Befreiung gelten. Sind Arbeitnehmer regelmäßig im Homeoffice tätig, so können Arbeitgeber auch die Kosten für Telefon und Internet in Höhe von bis zu 20 Prozent steuerfrei erstatten, maximal jedoch 20 Euro pro Monat.

Kostenerstattungen für die Fahrten von der Wohnung zur ersten Tätigkeitsstätte gehören übrigens grundsätzlich zum steuerpflichtigen Arbeitslohn. Mit dem Jahressteuergesetz 2019 hat der Gesetzgeber dabei jedoch einige Ausnahmen eingeräumt.

Werden andere Kosten im Homeoffice vom Arbeitgeber übernommen, gelten diese im Regelfall als eine Form des Arbeitslohns und unterliegen dem Steuergesetz. Ein klassisches Beispiel dafür ist etwa das häusliche Arbeitszimmer (es muss per Definition räumlich vom Wohnbereich abgetrennt sein). Mietanteile oder Nebenkosten können Arbeitgeber hier nicht steuerfrei erstatten. Arbeitnehmer können ihre anteiligen Aufwendungen (Miete, Nebenkosten) aber in Form von Werbungskosten absetzen.

Im Rahmen der Homeoffice-Pauschale können für Arbeitsecken innerhalb des privaten Wohnraumes vom Arbeitnehmer auch fünf Euro je Tag und maximal 600 Euro pro Jahr als Werbungskosten geltend gemacht werden. Ab 2023 werden maximal 210 statt 120 Homeoffice-Tage steuerlich begünstigt, und die Tagespauschale steigt auf sechs Euro. Dadurch können jährlich bis zu 1.260 Euro steuermindernd geltend gemacht werden. Mit dieser höheren Pauschale lohnt unter Umständen die Vollkostenrechnung für ein häusliches Arbeitszimmer nicht mehr.

Vertragliche Einigung mit dem Arbeitnehmer immer sinnvoll

Unabhängig davon, welche Vereinbarungen mit Arbeitnehmern getroffen werden: Es ist immer sinnvoll, solche Regelungen in Form eines schriftlichen Vertrages festzuhalten. Neben der klaren Erfassung, welche Kosten und Arbeitsmittel im Homeoffice vom Arbeitgeber übernommen werden, können Sie so auch die private Nutzung der überlassenen Ausrüstung ausschließen. Für die steuerfreie Erstattung ist das ein wichtiges Kriterium, Sie können den Vertrag als Beleg dann auch beim Finanzamt vorlegen. Eine schriftliche Vereinbarung schafft zudem Transparenz für beide Seiten und hält etwaige Sonderregelungen eindeutig fest.

Auch die Gestaltung des Zutrittsrechts zum Arbeitsplatz bzw. zur Wohnung des Arbeitnehmers kann so verschriftlicht werden. Der Gesetzgeber räumt dieses Recht ein, weil Arbeitgeber auch im Homeoffice von Angestellten an die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und an den Arbeitsschutz gebunden sind. Um die Umsetzung dieser gesetzlichen Vorgaben zu gewährleisten, müssen Arbeitgeber in der Lage sein, die Gestaltung des Homeoffice beurteilen zu können. Solche Kontrollen dürfen aber nur zu den vertraglich vereinbarten Zwecken und in angemessenem Umfang durchgeführt werden. Und auch dann nur zur Arbeitszeit. Wenn Arbeitnehmer den Zutritt zum Arbeitsplatz im Homeoffice ohne sachlichen Grund verweigern, sind Arbeitgeber berechtigt, die Tätigkeit im Homeoffice wieder zu beenden.

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