Einer Studie des Instituts zur Zukunft der Arbeit (IZA) zufolge arbeiten inzwischen 38 Prozent aller Beschäftigten teilweise von zu Hause aus. Und laut einer PwC-Studie scheinen immer mehr Arbeitnehmer auf den direkten Kontakt zu ihren Kollegen zu verzichten. Um im Home Office oder unterwegs jederzeit auf wichtige Daten zugreifen zu können, benötigen Unternehmen eine Geschäftssoftware, die sich dieser Entwicklung nahtlos anpasst. Anlass genug, das Potenzial von "Virtual Workspace"-Technologien zu beleuchten und zu erklären, welche Vorteile ERP-Systeme aus der Cloud bieten.
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Modern Workplace als Erfolgsfaktor
Lange Zeit galt der Grundsatz: Gute Arbeit ist an feste Orte und Zeiten gebunden - alles andere ist unseriös. Entsprechend groß war anfänglich die Skepsis gegenüber sogenannten Future Work-Modellen, die auf Konzepten wie Home Office und Arbeit an einem frei wählbaren Ort basieren. Dass solche Ansätze in immer mehr Unternehmen und Berufen inzwischen zum Alltag gehören, ist zum einen durch die Digitalisierung möglich geworden und zum anderen durch die positiven Erfahrungen damit.
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Um das zukunftsorientierte, ortsungebundene und flexible Arbeiten für weitere Personenkreise zu öffnen, ist es allerdings unverzichtbar, typische Leistungen der Warenwirtschaft wie Beschaffung oder Lagerhaltung, Finanz- und Rechnungswesen, Produktdatenmanagement und vieles mehr über ein Netzwerk wie Internet oder Intranet nutzbar zu machen. Einen effizienten Ansatz dafür bietet ein ERP aus der Cloud.
Gerade kleine Unternehmen oder Start-ups können dadurch entlastet werden, wenn sie kein Geld für teure neue Hard- und Software, Server, zusätzliche Räume oder andere IT einplanen müssen. Stattdessen zahlen sie nur dafür, was sie wirklich nutzen und profitieren durch die mehrfach redundanten Rechenzentren des Cloud Computing von einem Plus an Kontinuität und Datensicherheit. Hier macht es sich insbesondere bezahlt, wenn die jeweilige Cloud-Lösung inklusive der darin enthaltenen geschäftskritischen Unternehmensdaten in einem Hochsicherheitsrechenzentrum betreut wird, das die deutschen Datenschutzbestimmungen lückenlos erfüllt.
Im ERP aus der Wolke muss die Freiheit grenzenlos sein
Laut Cloud-Monitor 2018 des Branchenverbands Bitkom setzen mittlerweile zwei von drei Unternehmen auf die Cloud - Tendenz steigend. In puncto ERP-Einsatz ist die "Private Cloud" deutlich beliebter als die "Public Cloud". Der Grund: Einige Unternehmen haben sehr spezielle und teils auch reichlich komplexe Anforderungen an ihre IT. Mithilfe der privaten Cloud lassen sich individuelle Anforderungen ans ERP problemlos umsetzen; gleichzeitig profitieren Firmen von den Vorteilen der Cloud.
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Um die Cloud-Lösung der Wahl möglichst individuell auf die konkreten Anforderungen der Nutzer abstimmen zu können, haben besonders fortschrittliche Anbieter zusätzlich zu den beiden genannten Cloud-Varianten "public" und "private" auch noch die beiden Optionen "Desktop-as-a-Service" und "Software-as-a-Service" (SaaS) im Programm. Damit lassen sich beispielsweise virtuelle Arbeitsplätze beziehen, um so Kosten für Arbeitsplatzrechner zu reduzieren.
Zusätzlich zu den Geschäftslösungen können sich Unternehmen hierbei für weitere Office- und Kommunikationsanwendungen und individuelle Programme entscheiden, die für ihre Belange sinnvoll und wichtig sind, und Mitarbeitern so alle Tools an die Hand geben, die sie für ihren Arbeitstag benötigen. In einem nächsten Entwicklungsschritt sollen sich künftig hybride Einsatzszenarien mit vorhandenen Inhouse-Anwendungen koppeln lassen. Beispiele dafür sind mobile Services, mobiles CRM, Enterprise-Portal oder Cloud-BI.
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Wie die Entwicklung von ERP aus der Cloud weitergeht, hängt von verschiedenen Faktoren ab. Unternehmen - auch aus dem Mittelstand - sind gefordert, interne Vorbehalte weiter abzubauen und ihre Praxisanforderungen klar herauszustellen. Im Gegenzug erhalten sie die Chance, jederzeit auf im ERP vorliegende Vertragsdaten, Kundeninformationen oder Lagerbestände zuzugreifen und dadurch schnell und flexibel auf die Wünsche ihrer eigenen Kunden zu reagieren, egal wo Sie sich befinden und welches Gerät Sie gerade zur Hand haben.
ERP-Anbieter stehen derweil vor der Herausforderung, die Flexibilität und Integrationsstärke ihrer Cloudsoftware konsequent weiterzuentwickeln - einen wegweisenden Ansatz markiert die Unterstützung der neuen "Virtual Workspace"-Technologie.