ZUGFeRD für die E-Rechnung

Die zwei Pfeiler von ZUGFeRD

Die Grundidee des FeRD-Standards ist es, ein hybrides Dokumentenformat zu spezifizieren, das sich einerseits so verarbeiten lässt wie Papier und andererseits die notwendigen Rechnungsdaten digital mit sich führt. Diese mitgeführten Daten sind maschinenlesbar und können vollautomatisch importiert, geprüft und verarbeitet werden. Ein einheitliches Verfahren und das Datenmodell "Zentrale User Guidelines für elektronische Rechnungen in Deutschland" (ZUGfeRD) setzt diese Idee um.

Den ersten Pfeiler der ZUGfeRD-Spezifikation bildet das PDF/A-3-Format, das auf Langzeitarchivierung ausgelegt ist. Er stellt den "menschenlesbaren" Teil der Rechnung dar und kann so behandelt werden wie jedes andere handelsübliche PDF.

Der zweite Pfeiler ist der maschinenverarbeitbare XML-Teil. Der XML-Code ist ins PDF eingebettet, die Rechnung wird ganz normal als PDF-Dokument zusammen mit dem Code verschickt. Für den XML-Teil der Rechnung erfindet der ZUGFeRD Standard das Rad nicht neu, sondern setzt auf dem existierenden und umfassenden Standard "Core Cross Industry Invoice" (CII) von UN/CEFACT auf.

Optisch ist die E-Rechnung also nicht von einer gewöhnlichen PDF-Rechnung zu unterscheiden. Die XML-Komponenten im ZUGFeRD-Rechnungsformat erlauben es aber zusätzlich, die Rechnungsdaten in strukturierter Weise zu übermitteln und diese ohne weitere Schritte automatisch auszulesen und zu verarbeiten.

Finale Release im Sommer 2014

Auf der CeBIT 2013 wurde das neue Rechnungsformat erstmals vorgestellt, und zwar von den zwei Bundesministerien BMI (Bundesministerium des Innern) und BMWi (Bundesministerium für Wirtschaft und Technologie) sowie vom Branchenverband Bitkom. Im Sommer 2013 stellte das Forum eine Vorabversion des Formats - einen sogenannten Release Candidate - kostenlos zur Verfügung. ZUGFeRD konnte damit bereits in Finanz- und Buchhaltungssoftware integriert werden und viele Software-Hersteller bieten seit mehreren Monaten schon Lösungen auf Basis der vorläufigen Version an. Zudem laufen Pilotprojekte im öffentlichen Sektor bei verschiedenen Behörden.

Mit dem heutigen Release Candidate lässt sich lediglich eine Zahlung generieren und die Rechnung verbuchen, darüber hinaus gibt es bis dato keine weiteren Funktionen.

Die finale Version 1.0 soll im Sommer 2014 erscheinen und die vorläufigen ZUGFeRD-Ausführung um mehrere Funktionen erweitern. So soll das endgültige Release es beispielsweise erlauben, einen automatisierten Rechnungsabgleich auszuführen. Zudem sollen branchenspezifische Anforderungen integriert werden. Die finale Spezifikation und das Datenmodell sind ab Sommer über die FeRD-Homepage abrufbar und können von jedem kostenlos genutzt werden.

Wie Betriebe von ZUGFeRD profitieren

Setzt sich das ZUGFeRD-Datenmodell durch - und davon ist auszugehen - wird der Rechnungsaustausch grundsätzlich kostengünstiger und einfacher. Die beim postalischen Versand anfallenden Papier-, Druck- und Versandkosten entfallen.

Darüber hinaus werden Aufwände im Rechnungseingangs-Workflow drastisch gesenkt, da Arbeitsschritte, wie beispielsweise Scannen und OCR, Identifikation der Rechnungsfelder sowie Zuordnung zu einer Buchung, komplett entfallen. In den "Handlungsempfehlungen zur Umsetzung des elektronischen Rechnungsaustauschs mit der öffentlichen Verwaltung" rechnet das BMI etwa vor, dass für die Bearbeitung von Papierrechnungen durchschnittlich 27 Minuten anfallen. Der elektronische Austausch von PDF-Dateien, die mit "Kopfdaten" (etwa Rechnungssteller, -nummer, -datum und Konto) für die teilautomatische Bearbeitung angereichert sind, reduziert den Aufwand auf rund fünf Minuten.

ZUGFeRD erleichtert zudem die Einhaltung unternehmensbezogener Richtlinien und rechtlicher Anforderungen. Die PDF/A-Datei ist langzeitarchivierbar, denn der ISO-Standard definiert, welche Inhalte erlaubt sind und welche nicht, damit die langfristige Lesbarkeit garantiert ist. Dies ist unabhängig davon, mit welcher Anwendungssoftware und auf welchem Betriebssystem die Dokumente erstellt wurden. Damit entfällt die Papierablage und mit ihr Regale voller Aktenordner.

Auch Medienbrüche beim Übertragen von Dokumenten fallen weg. Dies vereinfacht die Weitergabe. Während Papierrechnungen oft über die Poststelle zur Buchhaltung transportiert werden mussten, kann die elektronische Rechnung direkt an den zuständigen Empfänger digital geschickt werden. Damit beschleunigt sich die Zustellung und die Prozesslaufzeiten werden reduziert.

Summa summarum lässt sich sagen: "Das Format ist ein ganz entscheidender Schritt zur Senkung der Kosten bei der Rechnungsverarbeitung", erklärt Stefan Engel-Flechsig, Leiter des Forum elektronische Rechnung Deutschland. Die Erleichterungen beim elektronischen Rechnungsaustausch ermöglichen es "auch kleinen und mittleren Unternehmen vom elektronischen Rechnungsaustausch zu profitieren."