Die Zahl ist gigantisch: Etwa 32 Milliarden Rechnungen pro Jahr werden in Deutschland ausgetauscht. In mittelständischen Betrieben meist umständlich auf Papier und im teuren Postversand. Dabei gäbe es mit der elektronischen Rechnung- zumindest theoretisch - schon lange eine einfache, zeitsparende und kostengünstige Alternative.
Das Sparpotential der E-Rechnung ergibt sich zum einen aus dem Wegfall von Papier-, Druck- und Versandkosten. Vor allem aber erhöht sich damit die Verarbeitungseffizienz: Eingehende Rechnungen können digital bearbeitet und abgelegt werden. Einigen sich zwei Unternehmen darauf, Rechnungen elektronisch zu versenden, lassen sich die Daten direkt in die entsprechenden IT-Systeme überführen, prüfen und mittels Abgleich der Bestelldaten automatisch freigeben.
Summa summarum, so hat eine Berechnung des E-Invoicing-Beratungshauses Billentis ergeben, liegt das Einsparpotenzial pro Rechnung bei 11,60 Euro - ein für kleinere Unternehmen erklecklicher Betrag. Mit den 100 bis 2.000 monatlichen Rechnungen, die zwei Drittel mittelständischer Unternehmen laut einer Sage Studie ausstellen, könnten bei digitaler Verarbeitung erheblich Kosten gespart werden.
Andere Wirtschaftsakteure sind da schon weiter. Im Großhandel und in der Industrie etwa hat sich die E-Rechnung längst durchgesetzt. Dort ist der elektronische Austausch von Rechnungen über EDIFACT seit langem automatisiert und wird medienbruchfrei abgewickelt. Die bei den Großanwendern eingesetzten EDIFACT-Lösungen taugen allerdings nicht für die heterogene und wenig strukturierte Faktura-Welt der KMUs.
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E-Rechnungs-Standard in Aussicht
Hinderlich für den breiten Einsatz digitaler Rechnungen im Mittelstand war vor allem die Pflicht zur digitalen Signatur. Sie hat das Vorhaben kompliziert und teuer machte, weil die digitale Unterschrift kaum ohne Hilfe durch externe Dienstleister einzuführen ist. Ein weiteres Hindernis: Es fehlte ein allgemeines Format für die E-Rechnung, das den gesetzlichen Vorschriften gerecht wird.
Das Steuervereinfachungsgesetz von 2011 hat die Pflicht zur qualifizierten Signatur beim elektronischen Rechnungsversand abgeschafft. Damit war quasi die Formatfreiheit bei der Übertragung möglich - was aber nur dem Sender Erleichterung brachte, weil die Rechnung quasi formatfrei als Word-, Excel oder PDF-Datei verschickt werden kann. Beim Empfänger einer solchen elektronischen, aber nicht standardisierten Rechnung fallen die gleichen manuellen Erfassungstätigkeiten wie bei der Papierkorrespondenz an.
Dort müssen immer noch durch innerbetriebliche Kontrollverfahren Authentizität, Integrität und Lesbarkeit der Rechnungen sichergestellt und ein verlässlicher Prüfpfad zwischen Leistung und Rechnung nachgewiesen werden. So muss zum Beispiel die elektronische Rechnungsabwicklung Schnittstellen zu ERP- und Buchhaltungsprogrammen anbieten und die rechtskonforme Archivierung der Rechnungsdaten sicherstellen.
FeRD forciert den digitalisierten Rechnungsaustausch
Das leidige Problem der nur schleppenden Akzeptanz beim elektronischen Rechnungsaustausch geht das im Frühjahr 2010 gegründete "Forum elektronische Rechnung Deutschland", kurz FeRD, gezielt an. Mit der breiten Unterstützung von über 20 Spitzenverbänden der deutschen Wirtschaft wie dem Bitkom, allen relevanten Bundesministerien sowie wichtigen ERP-Playern will das Forum das schaffen, was in der Vergangenheit nur bruchstückhaft in Wirtschaft und Verwaltung gelungen ist: einen möglichst breiten Konsens für eine Standardlösung herstellen.
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