Für elektronische Buchführungssysteme gilt
• Die Unveränderbarkeit der Daten, Datensätze, elektronischen Dokumente und elektronischen Unterlagen wird gewährleistet:
hardwareseitig durch unveränderbare und fälschungssichere Datenträger;
softwareseitig durch Sicherungen, Sperren, Festschreibung, Löschmerker, automatische Protokollierung, Historisierungen, Versionierungen etc. und
organisatorisch durch beispielsweise Zugriffsberechtigungs-Konzepte.
• Spätere Änderungen sind ausschließlich so vorzunehmen, dass sowohl der ursprüngliche Inhalt als auch die Tatsache, dass Veränderungen vorgenommen wurden, erkennbar bleiben.
• Eine Änderungshistorie darf nachträglich nicht veränderbar sein.
Diese Grundsätze gelten unabhängig davon, ob das Dokument von Anfang an elektronisch vorlag oder durch Scannen erst erzeugt wurde. Die Bundessteuerberaterkammer hat bereits im März 2014 zusammen mit dem Deutschen Steuerberaterverband eine Muster-Verfahrensdokumentation zur Digitalisierung und elektronischen Aufbewahrung von Belegen inklusive Vernichtung von Papierbelegen veröffentlicht. Darin steht, wie Unternehmen vorzugehen haben, damit es zu keinen Problemen mit der Finanzverwaltung kommt, wenn sie Papier ersetzend scannen.
Darauf aufbauend wird es eine Checkliste vom Deutschen Industrie- und Handelskammertag (DIHK) geben, mit der die Anforderungen in die Praxis der Betriebe umgesetzt werden können.
Für Unternehmen folgt daraus, dass sie bereits heute Unterlagen aus bedrucktem Papier digitalisieren können. Damit lassen sich Kosten für die Ablage deutlich senken. Auch die Dauer von Aufbewahrungsfristen ist kein Problem mehr. Elektronischer Speicherplatz ist im Vergleich zum Regalmeter für Papierordner viel kostengünstiger. Dazu kommt noch, dass digital archivierte Dokumente schnell wiedergefunden werden. Sie können nicht an der falschen Stelle und damit unauffindbar abgelegt werden. Eine Volltextsuche findet auch eine falsch abgelegte Datei wieder.
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Aufschlussreich zu diesem Thema ist ein am 22. August 2014 veröffentlichter Bericht des Statistischen Bundesamtes zum BMF-Projekt "Elektronische Archivierung von Unternehmensdokumenten stärken". Er fasst die Erkenntnis der Arbeitsgruppe "Einfacher Steuern zahlen" zusammen und bestätigt die Erkenntnisse des BMWi. Darüber hinaus enthält er viele Hinweise, wo noch Hemmnisse bestehen und wie diese überwunden werden können. Der Bericht zeigt auch auf, welche Entlastungsmöglichkeiten es gibt. (hv)