Foto: Haug/Bundesministerium für Wirtschaft und Energie
Haug spricht regelmäßig auf Veranstaltungen von IHKs und Softwareanbietern, um kleinen und mittelständischen Unternehmen die digitale Rechnungsverarbeitung nach dem ZUGFeRD-Standard nahezubringen. Den hier nach gedruckten Vortrag hielt Haug auf einer Kundenveranstaltung der Industrial Application Software GmbH (IAS), einem der ersten ERP-Anbieter, die ihr System an einen ZUGFeRD-konformen Rechnungsaustausch angepasst haben.
Mit ZUGFeRD gibt es kein Analog oder Digital, sondern ein Sowohl-als-auch: ein maschinenlesbares Dokument, das als PDF auch immer menschenlesbar ist wie bislang die analoge Rechnung auf Papier. ZUGFeRD steht für "Zentrale User Guideline Forum elektronische Rechnung Deutschland". Die entscheidende Erleichterung gegenüber heute genutzten Verfahren für elektronische Rechnungen ist der Austausch von Rechnungen ohne vorherige Absprache.
Das FeRD-Format erlaubt es, Rechnungsdaten in strukturierter Weise in einer PDF-Datei zu übermitteln und diese ohne weitere Schritte auszulesen und zu verarbeiten. Die Verbuchung kann vollständig automatisiert werden. Steuer- und handelsrechtliche Anforderungen an elektronische Rechnungen werden berücksichtigt. Ein zusätzlicher Vorteil: Auf jeder Station vom Versender bis zum Empfänger gibt es die Möglichkeit, in die analoge Welt zurückzukehren. Es kann immer noch ganz altmodisch eine Rechnung auf Papier ausgedruckt werden.
Die finale Version 1.0 des ZUGFeRD-Datenformats Extended steht seit ungefähr einem Jahr zum Download bereit. Sie wurde inzwischen rund 5000 Mal heruntergeladen. Die Zahl der Unternehmen, die das Datenformat nutzen, steigt kontinuierlich. Das Bundesverwaltungsamt geht am 1. Juli 2015 in Wirkbetrieb.
Erste Erfahrungen aus der Praxis
Setzen Unternehmen das ZUGFeRD-Datenmodell auf der Rechnungsausgangsseite ein, sparen sie durch den Einsatz des Datenformats verbunden mit einer Prozessoptimierung durchschnittlich zehn Euro je Rechnung. Damit werden die Kosten um 60 Prozent reduziert. Darüber hinaus werden Rechnungen im Mittel 5,3 Tage früher bezahlt als sonst. Dabei ist die Akzeptanz auf der Kundenseite hoch, insbesondere Neukunden akzeptieren elektronische Rechnungen zu fast 100 Prozent.
Auf der Eingangsseite lassen sich Kosten mindestens in gleicher Höhe wie beim Rechnungsausgang sparen. Erste Messungen liegen im Bereich zwischen zwei und 25 Euro; eine deutliche Häufung liegt zwischen zehn und 15 Euro. Die Bandbreite erklärt sich durch die bisherige Verarbeitungstiefe des Rechnungseingangs etwa durch Digitalisierung mit OCR.
Mit dem übergreifenden Datenformat wird der digitale Rechnungsaustausch gerade auch für kleinere Unternehmen ohne vorherige Abstimmung des Datenformats möglich. Die Geschäftsbeziehungen können sowohl zwischen Unternehmen als auch zwischen Unternehmen und Behörden entbürokratisiert werden.
Foto: IAS
Zur Vorgeschichte
Das Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD) unter dem Dach der vom Bundeswirtschaftsministerium geförderten Arbeitsgemeinschaft für wirtschaftliche Verwaltung (AWV) hat sich am 14. November 2012 die Aufgabe gestellt, ein übergreifendes Format für elektronische Rechnungen zu erarbeiten. Es sollte für den Rechnungsaustausch zwischen insbesondere kleinen und mittleren Unternehmen sowie zwischen Behörden und Verbrauchern genutzt werden können.
Die Vision des Bundeswirtschaftsministeriums
Ziel war es, dass der Markt Programme oder Programmerweiterungen anbietet, wie es sie in der Großindustrie beim elektronischen Banking und beim elektronischen Datenaustausch (EDI) bereits gibt. Die Effizienzgewinne sollten vergleichbar sein. Grundvoraussetzung für solche Programme ist ein gemeinsamer Standard für die Daten. Das Beispiel des elektronischen Banking zeigt, dass es möglich ist, einen solchen Standard zu verabreden und dann die Programme für die Beteiligten zu günstigen Preisen anzubieten.