Häufig gestellte Fragen bei der elektronischen Rechnung nach dem ZUGFeRD-Datenformat (PDF-A-3 mit eingebetteten XML-Daten):
Wie ist mit E-Mails umzugehen?
Wenn die Mail nur als Transporthülle fungiert, etwa wie der Briefumschlag in der analogen Welt, kann sie gelöscht werden. Briefumschläge werden schließlich auch weggeworfen. Enthält die Mail aber handelsrechtliche Informationen, etwa ein Prozent Skonto mehr bei Sofortzahlung, dann ist sie aufzubewahren, wie übrigens das Kuvert aus der analogen Zeit auch, wenn außen ein Aufdruck mit solchen Sonderkonditionen zu finden ist.
Wenn durch Verabredungen, AGB oder ähnliches sichergestellt ist, dass keine handelsrechtlichen Informationen in der Mail stecken können, kann diese gelöscht werden. Andernfalls sollte Sie - Speicherplatz kostet wenig - so "datensparsam" wie möglich angeheftet werden.
Was ist das Original bzw. die Kopie/ Duplikat?
Das Bundesfinanzministerium (BMF) hat dies für die Umsatzsteuer in einem Schreiben vom 02. Juli 2012 zur Umsatzsteuer (Vereinfachung der elektronischen Rechnungsstellung zum 1. Juli 2011 durch das Steuervereinfachungsgesetz 2011) geregelt. Dort werden die Rechnung auf Papier und in elektronischer Form gleichgestellt. Auf Seite 4 im dritten Absatz wird geregelt, dass jederzeit auf Verlangen eine Einsicht in die gespeicherten Daten zu gewähren ist. Ein Ausdruck auf Papier ist nicht zulässig.
Daraus folgt, dass als Beleg das angesehen wird, was der Steuerpflichtige verarbeitet hat. Denn Einsicht kann bei einem hybriden Dokument nur in das gewährt werden, was verarbeitet worden ist. Kurzformel: Wird ein PDF verarbeitet, etwa per OCR oder manuell, dann ist das PDF der Beleg. Wird XML ausgelesen und verarbeitet, ist die XML-Datei der Beleg.
Der Begriff Beleg entscheidet somit auch die Frage nach dem "Original". Diese Rechtsauffassung wird auch von der Finanzverwaltung vertreten. Das ergibt sich auch aus dem zweiten Absatz auf Seite 4, wo die Frage von mehrfach abgelegten Dateien geklärt wird. Sind die Dateien inhaltlich identisch, handelt es sich um Mehrstücke der gleichen Rechnung. Auf Papier wurde früher die Kenntlichmachung als Duplikat oder Kopie verlangt, damit nicht mehrfach Umsatzsteuer fällig wurde beziehungsweise der Vorsteuerabzug nur einmal vorgenommen werden konnte.
Unter den Daten, die inhaltlich identisch sein müssen, handelt es sich um jene Angaben, die gemäß Paragraf 14 UStG eine Rechnung ausmachen. Firmen-Logos, Weihnachtsgrüße oder sonstige Informationen, die mitunter auf einer Papierrechnung einem PDF zu finden sind, müssen also nicht übertragen werden.
Es bleibt noch die eher theoretische Frage, was ist, wenn PDF und XML inhaltlich abweichen. Steuerrechtlich gelöst, wird das über die Frage nach dem Beleg. Praktisch dürfte das aber keine Rolle spielen - ebenso wie heute niemand eine Tabelle in Tabellenkalkulationsprogrammen manuell nachrechnet, da jeder auf die Qualität des Programms vertraut. Das Vertrauen schwindet erst, wenn Fehler entdeckt werden.
Scannen von Originalunterlagen unter steuerrechtlichen Aspekten
Mit der Einführung der elektronischen Rechnung werden Unterlagen auf Papier nicht sofort verschwinden. Ein Rest wird bleiben. Davon wird aber der größte Teil geeignet sein, durch "ersetzendes Scannen" digitalisiert zu werden. Das bedeutet, dass die Originalunterlagen nach dem Scannen vernichtet werden können.
Allerdings können nicht alle Unterlagen durch Scannen ersetzt werden. Aus rechtlichen Gründen gilt das beispielsweise nicht für Bürgschaftserklärungen oder Urkunden, die durch eine besondere Heftung sowie durch Siegel oder Prägestempel aus Papier gesichert sind. Hier hilft auch kein noch so technisch aufwändiges Scannen etwa nach der höchsten Anforderungsstufe der technischen Richtline 03138 "Ersetzendes Scannen (RESISCAN)" des Bundesamts für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI). Dennoch sollte auch für solche Dokumente eine digitale Arbeitskopie gefertigt werden, um das Wiederfinden in einer herkömmlichen Ablage zu erleichtern.
Anders sieht es aus, wenn Originalunterlagen für steuerliche Zwecke digitalisiert werden sollen. Das Steuerrecht verlangt keinen Beweis, sondern nur einen Nachweis (Glaubhaftmachung ist das Stichwort). Seit der Veröffentlichung der Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS) im November 1995 in der Fassung vom September 2012 durch das Steuervereinfachungsgesetz 2011 hat das Bundesfinanzministerium den Betriebsprüfern Regeln an die Hand gegeben, wie mit einer IT-gestützten Buchführung umzugehen ist. Sie wurden ergänzt durch Regeln zu den Grundsätzen zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU) vom Januar 2001.
Bei beiden Schreiben handelt es sich "nur" um interne Anweisungen an die Finanzverwaltung. Sie sind also lediglich für Bedienstete der Finanzverwaltung bindend. Sie bestimmen aber, dass von ihnen eine IT-gestützte Buchführung als ordnungsgemäß zu akzeptieren ist, wenn diese Grundsätze beachtet sind. Somit geben sie auch den Unternehmen Hinweise, wie sie ihre Buchführung einzurichten haben, damit es keine Beanstandung durch die Finanzverwaltung gibt.
Die Finanzverwaltung hat, die GoBS und die GDPdU sowie die "Fragen und Antworten zum Datenzugriffsrecht der Finanzverwaltung" in einem Schreiben vom14. November 2014 zusammengeführt und auf einen aktuellen Stand gebracht. Es heißt "Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff" (kurz: GoBD).