Das Datenschutzgesetz
Unabhängig davon, ob die private E-Mail-Nutzung gestattet oder nicht gestattet ist, unterliegt das Unternehmen den Bestimmungen des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG), diese sind also stets anwendbar. Für den Fall einer Gestattung gelten diese Vorschriften zusätzlich zu denjenigen des TKG. Relevant ist hier insbesondere § 4 Abs. 1: "Die Erhebung, Verarbeitung und Nutzung personenbezogener Daten sind nur zulässig, soweit dieses Gesetz oder eine andere Rechtsvorschrift dies erlaubt oder anordnet oder der Betroffene eingewilligt hat."
Bei einem E-Mail-System werden grundsätzlich personenbezogene Daten verarbeitet, da bereits die eindeutige Zuordnung einer E-Mail-Adresse zu einem bestimmten Mitarbeiter dieses Kriterium erfüllt. Solche Daten dürfen nur dann gespeichert, geändert oder übermittelt werden, wenn dies im Rahmen der Zweckbestimmung des Vertragsverhältnisses oder vertragsähnlicher Vertrauensverhältnisse mit den Betroffenen erfolgt oder soweit es zur Wahrung berechtigter Interessen der Speicherstelle erforderlich ist und kein Grund zu der Annahme besteht, dass schutzwürdige Interessen des Betroffenen an dem Ausschluss der Verbreitung oder Nutzung offensichtlich überwiegen.
Dient die Prüfung von eingehenden E-Mails ausschließlich dem Erkennen von Spam und dessen Aussortieren in einen Quarantäne-Ordner, so kann argumentiert werden, dass eine solche bloße und zudem vollautomatische Sortierung ohne Zugriffsmöglichkeit des Unternehmens sich im Rahmen der Zweckbestimmung des Vertragsverhältnisses bewegt und damit zulässig ist. Die Kontrollmöglichkeiten des Unternehmens bei E-Mails sind jedoch im Einzelnen nicht abschließend geklärt. Eine rechtssichere Möglichkeit besteht deshalb weiterhin in dem Einholen der Einwilligung der Mitarbeiter und ansonsten Betroffenen.