Private Nutzung als Problem
Ist hingegen die private Nutzung gestattet, so kann der Arbeitgeber die Nutzbarkeit des E-Mail-Accounts nicht ohne weiteres einseitig einschränken. Wenn durch die Spam-Filterung auch private E-Mails erfasst werden, kann der Einsatz von Spam-Filtern allerdings eine solche Einschränkung darstellen. Dies könnte im Extremfall bedeuten, dass der Arbeitgeber bei der Gestattung privater Nutzung Spam-Filter nicht einsetzen kann oder zumindest die Zustellung privater E-Mails sicherstellen muss.
Bei erlaubter Privatnutzung ist sowohl im Sinne des Arbeitgebers als auch zur Absicherung von Drittanbietern die Zustimmung der einzelnen Mitarbeiter zur Prüfung des E-Mail-Verkehrs, insbesondere aber zur Löschung beziehungsweise zum Zurückhalten von Spam-E-Mails sinnvoll und geboten.
Aus diesem Dilemma, einerseits den Arbeitnehmern die private Nutzung des betrieblichen E-Mail-Accounts gestatten zu wollen, andererseits die Funktionsfähigkeit der betrieblichen EDV-Systeme sicherstellen zu müssen, kann beispielsweise die vom Manages-Service-Anbieter Black Spider offerierte Lösung der individuellen Spam-Quarantäne oder des regelmäßigen Enduser-Message-Reports (EUMR) helfen. Beide Systemausgestaltungen ermöglichen es, dass der Adressat der E-Mail jederzeit die Möglichkeit hat, auf seine E-Mails zuzugreifen.