Phase 2: Feinauswahl und Ausschreibung
In Phase 2 der Auswahl werden diese Anbieter nun im Rahmen einer Ausschreibung eingeladen, ein möglichst verbindliches Angebot zu dem vorgelegten Lastenheft sowie weiteren Leistungsbeschreibungen auszuarbeiten. Dabei werden auch Informationen über Referenzkunden angefordert. Der Hersteller des beim Unternehmen eingesetzten ERP-Systems sollte als Fixstarter in die Ausschreibung einbezogen sein, da er möglicherweise über Partner ein geeignetes CRM-Angebot vorschlagen kann, zu dem es bereits bewährte Schnittstellen gibt.
Über die Auswahlplattform IT-Matchmaker erhalten die Anbieter auch Online-Formulare. Eingeben können Sie hier unter anderem die in der Ausschreibung geforderten Angaben bezüglich der im Lastenheft geforderten Funktionen, die einmaligen Kosten der Software, den Aufwand und die Kosten für Softwareanpassungen, die laufenden Kosten für Wartung, Hotline und Release-Wechsel sowie die Tagessätze für Beratung und Schulung. Weiter ist es empfehlenswert, in der Ausschreibung neben dem Lastenheft auch Informationen zum Anbieterunternehmen anzufordern, aus denen die Entwicklung der zurückliegenden fünf Jahre bezüglich des Umsatzes, der Kunden- und der Mitarbeiterzahl sowie der Softwareentwicklung zu entnehmen ist. Anbieter, die hier keinen positiven Trend erkennen lassen, kommen wahrscheinlich nicht infrage. Schließlich sollte es den Softwarehersteller auch in fünf Jahren noch geben.
Bei der CRM-Software-Auswahl müssen Unternehmen die Besonderheiten des Markts berücksichtigen. Viele Hersteller von CRM-Software kooperieren mit Partnern, die vor Ort die Projekte bei den Kunden implementieren und die Kunden betreuen. In Deutschland wird deren Zahl auf rund 500 geschätzt. Über ein großes Partnernetzwerk verfügen etwa die CRM-Anbieter SAP, Microsoft, CAS Software AG und Sage. Teilweise bieten diese Partner neben der regionalen Kundennähe auch die geforderte Branchenkompetenz. Diese Implementierungspartner werden von den Softwareherstellern bei der Angebotslegung ins Spiel gebracht, oder die Angebotslegung wird direkt einem Partner übertragen.
Das Projektteam muss die Angebote anschließend in einem Angebotsvergleich gegenüberstellen. Nach ausführlicher Diskussion der Vor- und Nachteile einzelner Lösungen werden die besten sechs Anbieter für die dritte Phase ausgewählt.