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Print- und Output-Management

Runter mit den Druckkosten!

10.11.2010
Von 
Bernd Reder ist freier Journalist und Autor mit den Schwerpunkten Technologien, Netzwerke und IT in München.
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Vorteile der Drucker-Konsolidierung

Dazu zählt das Beschränken von Farbausdrucken (41 Prozent) und das Konsolidieren des Geräteparks (29 Prozent). Das bedeutet, dass die IT-Abteilung die Zahl der eingesetzten Systemtypen verringert. Diese Konsolidierung wirkt sich in mehrfacher Hinsicht positiv aus:

  • Es müssen weniger Versionen von Ersatzteilen und Verbrauchsmaterialien (Toner, Tinte) vorgehalten werden,

  • die Verwaltung und der Support der Systeme durch die IT-Abteilung wird einfacher,

  • der Helpdesk kann sich auf wenige Gerätetypen konzentrieren und entsprechendes Know-how aufbauen,

  • beim Lieferanten lassen sich bessere Konditionen herausholen, wenn die IT-Abteilung oder die dafür zuständige Einkaufsstelle Verbrauchsmaterialien und Geräte in größerer Stückzahl ordert.

Anwender sind bequem und schlecht informiert

Ein Manko, das sich aus diversen Studien ergibt, etwa von Brother, Lexmark, Konica Minolta und Xerox, ist die mangelhafte Aufklärung der Endanwender über die Faktoren, die Drucken teuer machen. Nach Angaben von Xerox beispielsweise kennt der durchschnittliche User im Schnitt nur etwa 20 bis 30 Prozent der Funktionen eines Multifunktionssystems (MFP = Multi Function Printer oder Peripheral). Dies betrifft beispielsweise Basis-Features wie Duplex-Druck oder die Möglichkeit, Dokumente im sparsamen Entwurfsmodus auszudrucken. Auch Funktionen wie das Einscannen und Versenden von Dokumenten via E-Mail (Scan-to-E-Mail) bleibt vielen verborgen. Laut Untersuchungen von Brother sind sogar nur fünf Prozent der Nutzer über solche Optionen bei MFP informiert. Dies macht Arbeitsabläufe komplizierter und kostet unter dem Strich Zeit und Geld.

Arbeitsplatzdrucker sind nicht immer effektiv

Große und effizientere Systeme am Flur werden oft nicht genutzt, weil Arbeitsplatzdrucker bevorzugt werden.
Große und effizientere Systeme am Flur werden oft nicht genutzt, weil Arbeitsplatzdrucker bevorzugt werden.
Foto: Kyocera

Ein weiterer Faktor, der einer Optimierung der Drucker-Landschaft im Weg steht, ist die Bequemlichkeit der Anwender. In Unternehmen ab 50 Mitarbeitern verfügt ein Viertel der Beschäftigten über einen Arbeitsplatzdrucker. Dieser Wert ist laut Brother auch in Großunternehmen anzutreffen. Die Konsequenz: Größere und effizientere Systeme, die auf dem Flur oder im Druckerraum stehen, werden seltener verwendet. Die Mitarbeiter scheuen den Weg und drucken lieber an ihrem Arbeitsplatzsystem. Abhilfe schafft hier nur eine konsequente Konsolidierung des Geräteparks: Nur Mitarbeiter, die unbedingt einen eigenen Drucker benötigen, etwa weil sie vertrauliche Dokumente ausdrucken müssen, erhalten ein separates Gerät. Abteilungen werden dagegen mit Systemen ausgestattet, die für einen höheren Durchsatz ausgelegt sind und allen Mitarbeitern zur Verfügung stehen.

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