Umstellung auf ELStAM
Idealerweise sollen die Arbeitgeber alle Arbeitnehmer einer Betriebsstätte zeitgleich in das ELStAM-Verfahren einbeziehen. Um den Einstieg zu erleichtern, lässt die Finanzverwaltung aber auch eine stufenweise Umstellung zu. So oder so soll der Arbeitgeber dem jeweiligen Arbeitnehmer den Zeitpunkt für die erstmalige Anwendung der ELStAM zeitnah mitteilen. Eine Mitteilung des erstmaligen ELStAM-Abrufs gegenüber dem Betriebsstättenfinanzamt ist dagegen nicht erforderlich. Auch bei Abweichungen zwischen den ELStAM und den bisherigen Lohnsteuerabzugsmerkmalen besteht keine Korrektur- oder Anzeigepflicht für den Arbeitgeber.
Papierverfahren
Solange der Arbeitgeber das ELStAM-Verfahren nicht anwendet, erfolgt der Lohnsteuerabzug wie bisher auf der Grundlage der Lohnsteuerkarte 2010 oder einer vom Finanzamt ausgestellte Bescheinigung für den Lohnsteuerabzug (Ersatzbescheinigung). Der Arbeitgeber braucht nicht zu prüfen, ob die Voraussetzungen für die darin genannten Lohnsteuerabzugsmerkmale noch vorliegen. Die Vereinfachungsregel für Azubis gilt nach wie vor. Wurde die Vereinfachungsregelung schon vor 2013 genutzt, muss der Azubi schriftlich bestätigen, dass es sich weiterhin um sein erstes Dienstverhältnis handelt.
Abweichende Lohnsteuerdaten
Von der Lohnsteuerkarte oder Ersatzbescheinigung abweichende Lohnsteuerabzugsmerkmale, zum Beispiel eine geänderte Steuerklasse, kann der Arbeitnehmer anhand verschiedener amtlicher Bescheinigungen nachweisen. Das kann das Mitteilungsschreiben des Finanzamts über die gespeicherten ELStAM des Arbeitnehmers sein oder eine sonstige Bescheinigung des Finanzamts.
Diese Dokumente sind für den Arbeitgeber allerdings nur dann maßgebend, wenn ihm gleichzeitig die Lohnsteuerkarte 2010 oder die Ersatzbescheinigung für das erste Dienstverhältnis des Arbeitnehmers vorliegt (Steuerklassen I bis V). Die Lohnsteuerkarte oder Ersatzbescheinigung dient dabei allein als Nachweis, dass es sich um das erste Arbeitsverhältnis handelt. Maßgebend für den Lohnsteuerabzug sind dagegen allein die ausgewiesenen Lohnsteuerabzugsmerkmale auf der zuletzt ausgestellten amtlichen Bescheinigung.
Abweichende Meldedaten
Beim erstmaligen Abruf der ELStAM durch den Arbeitgeber kann es passieren, dass die Finanzverwaltung für den Arbeitnehmer aufgrund fehlerhafter Meldedaten unzutreffende ELStAM bereitstellt. In diesem Fall muss sich der Arbeitnehmer mit dem Finanzamt in Verbindung setzten und sich um eine Klärung kümmern. Das Finanzamt sperrt dann ggf. den Arbeitgeberabruf vorübergehend und stellt stattdessen eine "Besondere Bescheinigung für den Lohnsteuerabzug" aus. Hier gilt dann ebenfalls, dass der Arbeitgeber die Bescheinigung für den darin genannten Zeitraum nur dann verwenden darf, wenn ihm außerdem die Lohnsteuerkarte 2010 oder die Ersatzbescheinigung vorliegt.