Umstellungszeitraum
Im Lauf des Jahres müssen die Arbeitgeber ihre Arbeitnehmer in der ELStAM-Datenbank anmelden und spätestens für den letzten im Kalenderjahr 2013 endenden Lohnzahlungszeitraum die ELStAM abrufen und anwenden. Ein Abruf mit Wirkung ab 2014 ist verspätet. Grundsätzlich muss der Arbeitgeber nach erfolgreichem Abruf der ELStAM diese auch für die nächste auf den Abrufzeitpunkt folgende Lohnabrechnung anwenden und im Lohnkonto aufzeichnen - allerdings mit zwei Ausnahmen (siehe nächster Punkt).
Verzögerte Anwendung der ELStAM
Einmalig darf der Arbeitgeber für bis zu sechs Kalendermonate auf eine Anwendung der abgerufenen ELStAM verzichten und den Lohnsteuerabzug weiter nach dem Papierverfahren durchführen. In dieser Zeit kann der Arbeitgeber seine Lohnabrechnungssoftware testen oder einfach nur die abgerufenen Daten dem Arbeitnehmer zur Kontrolle vorab mitteilen.
Allerdings ist für die verzögerte Anwendung der abgerufenen ELStAM die Zustimmung des Arbeitnehmers erforderlich. Eine Dokumentation dieser Zustimmung ist aber nicht erforderlich. Außerdem kann der Arbeitgeber auf freiwilliger Basis und mit Zustimmung des Arbeitnehmers den Lohnsteuerabzug für bis zu sechs Monate nach den bisher gespeicherten Daten vornehmen, wenn die erstmalige Anwendung der ELStAM zu einem vom bisherigen Verfahren abweichenden Lohnsteuerabzug führt. In diesem Zeitraum kann der Arbeitnehmer mit dem Finanzamt die Abweichungen der ELStAM von den vorliegenden Papierbescheinigungen aufklären. In beiden Fällen gilt der Sechs-Monats-Zeitraum auch dann, wenn er über das Jahresende hinausgeht. Zu einer nachträglichen Korrektur der Lohnabrechnung ist der Arbeitgeber nicht verpflichtet.
ELStAM-Anmeldung
Bei der Anmeldung des Arbeitnehmers in der ELStAM-Datenbank muss der Arbeitgeber angeben, ob es sich um das erste oder ein weiteres Arbeitsverhältnis handelt. Ein erstes Arbeitsverhältnis darf der Arbeitgeber in diesem Jahr nur anmelden, wenn ihm für den Arbeitnehmer die Lohnsteuerkarte 2010 oder eine vom Finanzamt ausgestellte Bescheinigung für den Lohnsteuerabzug mit einer der Steuerklassen I bis V vorliegt.
Eine Ausnahme gilt im Rahmen der Vereinfachungsregelung für Auszubildende sowie für den Fall, dass der Arbeitnehmer die weitere Gültigkeit der Lohnsteuerabzugsmerkmale aus der Lohnsteuerkarte 2010 schriftlich bestätigt, weil auf der Lohnsteuerkarte 2010 eine Lohnsteuerbescheinigung erteilt und die Karte deshalb an den Arbeitnehmer ausgehändigt wurde.